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Schulung Virtuelle Meetings professionell führen
Technik, Moderation und Meeting-Hygiene: Online-Meetings leiten
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Das Problem ist nicht die Technologie - Teams, Zoom und Webex funktionieren. Das Problem ist die Meeting-Kompetenz : Wer moderiert? Was ist das Ziel? Wie stelle ich sicher, dass 3 Personen nicht 80 % der Redezeit beanspruchen, während 7 schweigen? Wie führe ich eine Abstimmung? Wie dokumentiere ich Ergebnisse? Und vor allem: Muss dieses Meeting überhaupt ein Meeting sein - oder reicht eine E-Mail, eine Teams-Nachricht oder ein geteiltes Dokument?
Dieses Ein-Tages-Seminar ist kein Tool-Training (Buttons in Teams finden) und keine Rhetorik-Schulung (überzeugend präsentieren). Es ist ein Meeting-Führungs-Training : Meetings planen, die ein klares Ziel haben. Meetings moderieren, die alle einbeziehen. Meetings beenden, die ein dokumentiertes Ergebnis haben. Und Meetings absagen, die keines brauchen.
Erweitern Sie Ihr Wissen mit einer weiteren Personalentwicklung Schulung.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit der Fähigkeit, virtuelle und hybride Meetings professionell zu moderieren (Gesprächsführung, Zeitmanagement, Entscheidungen herbeiführen), dem Bewusstsein für Meeting-Hygiene (Muss dieses Meeting sein? Wer muss dabei sein? Was ist das Ziel?), optimierter Meeting-Technik (Audio, Video, Beleuchtung, Screen Sharing, Meeting-Features), der Kompetenz für hybride Meetings (die schwierigste Variante - Remote-Teilnehmende gleichberechtigt einbeziehen), einem persönlichen Meeting-Standard (Agenda-Template, Moderationsregeln, Nachbereitungs-Template) und 3 absolvierten Moderations-Übungen mit konkretem Feedback.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Die Meeting-Epidemie: Warum Unternehmen zu viele Meetings haben und wie man die Zahl um 30-50 % reduziert, ohne Informationsverlust.
- Entscheidungsbaum: Dieses Thema braucht ein Meeting (Entscheidung mit mehreren Stakeholdern, Brainstorming, Konfliktklärung) vs. kein Meeting (Statusupdate -> asynchron, Information -> E-Mail/Chat, Feedback -> Kommentare im Dokument). Faustregel: wenn es keinen Grund gibt, warum die Beteiligten gleichzeitig im selben Raum sein müssen -> kein Meeting.
- Meeting-Typen: Standup/Daily (15 Min, Status, Blocker), Entscheidungsmeeting (30-60 Min, klare Fragestellung, Entscheidung am Ende), Brainstorming/Workshop (60-120 Min, kreative Ergebnisse), 1:1 (30 Min, Führung/Feedback), All-Hands (Information, kein Meeting im eigentlichen Sinne). Jeder Typ hat andere Regeln.
- Interaktiv: Die Teilnehmenden listen ihre Meetings der letzten Woche auf. Gemeinsam bewerten: welche waren nötig, welche hätten asynchron funktioniert, welche hätten gar nicht stattfinden müssen?
- Das Ziel definieren: Jedes Meeting hat genau ein Ziel - formuliert als Ergebnis, nicht als Thema. Nicht „Wir sprechen über das Projekt" (Thema), sondern „Wir entscheiden über den Go-Live-Termin" (Ziel). Kein Ziel -> kein Meeting.
- Agenda: Zeitblöcke statt Stichwortlisten. Jeder Agenda-Punkt hat einen Verantwortlichen, eine Zeitbox und einen erwarteten Output (Information, Entscheidung, Aufgabe). Agenda vorab teilen - nicht erst im Meeting.
- Die richtige Einladung: Nur einladen, wer beitragen muss oder betroffen ist. „Optional"-Einladungen für Informierte, die nicht dabei sein müssen. Dauer: 25 statt 30 Minuten, 50 statt 60 Minuten (Pufferzeit zwischen Meetings).
- Vorarbeit einfordern: Material vorab teilen statt im Meeting vorlesen (Amazon-Prinzip: 6-Pager lesen, dann diskutieren). Meeting beginnt mit Diskussion, nicht mit Präsentation.
- Praxis-Übung: Für ein eigenes reales Meeting: Ziel formulieren, Agenda mit Zeitblöcken erstellen, Einladungstext schreiben, Teilnehmerliste prüfen (wer muss, wer kann optional, wer ist überflüssig).
- Audio ist wichtiger als Video: Schlechtes Audio ruiniert jedes Meeting. Headset statt Laptop-Mikrofon, ruhiger Raum, Echo vermeiden. Mikrofon testen vor dem Meeting, nicht währenddessen.
- Kamera: Augenhöhe (Laptop hochstellen), Gesicht beleuchtet (Fenster oder Lampe vor dem Gesicht, nicht im Rücken), aufgeräumter oder unscharfer Hintergrund. Kamera an als Standard - Vertrauen entsteht durch Sichtbarkeit.
- Beleuchtung: Natürliches Licht von vorn oder eine Schreibtischlampe hinter dem Monitor. Kein Gegenlicht, keine Deckenleuchte als einzige Quelle.
- Bildschirm teilen: Den richtigen Bildschirm/die richtige App teilen (nicht den gesamten Desktop mit privaten Tabs). Vor dem Teilen: Notifications stumm schalten, irrelevante Fenster schließen.
- Meeting-Features nutzen: Reaktionen (Daumen hoch, Applaus - als schnelle Rückmeldung), Hand heben (Wortreihenfolge), Umfragen/Polls (schnelle Abstimmungen), Whiteboard (visuelle Zusammenarbeit), Breakout Rooms (Kleingruppen), Chat (parallele Diskussion, Links, Fragen sammeln).
- Praxis-Übung: Technik-Check: Audio und Video optimieren (Headset, Kamera-Position, Beleuchtung). Bildschirm teilen üben. Reaktionen, Hand heben und Polls in einem Mini-Meeting ausprobieren.
- Die Rolle des Moderators: Nicht selbst am meisten reden, sondern dafür sorgen, dass alle zu Wort kommen, die Agenda eingehalten wird und ein Ergebnis entsteht. Moderator ≠ Chef. Moderieren kann jeder.
- Gesprächsführung: Fragen stellen statt Aussagen machen (offene Fragen für Diskussion, geschlossene für Entscheidungen). Stille aushalten (5 Sekunden Stille nach einer Frage - die meisten Moderatoren füllen Stille nach 2 Sekunden). Vielredner bremsen (höflich, aber bestimmt: „Danke, lass uns auch andere Perspektiven hören"). Schweiger einbeziehen (direkt ansprechen: „Anna, was ist deine Einschätzung?").
- Zeitmanagement: Zeitbox pro Agenda-Punkt einhalten. Parking Lot für Themen, die abdriften (auf Flipchart/Chat notieren, nach dem Meeting klären). Pünktlich beginnen - nicht auf Nachzügler warten (sonst lernen alle, dass man zu spät kommen kann).
- Entscheidungen herbeiführen: Optionen klar benennen, Abstimmung durchführen (Konsent: „Gibt es schwerwiegende Einwände?" statt Konsens: „Sind alle einverstanden?"), Entscheidung aussprechen und protokollieren.
- Praxis-Übung: Moderations-Übung 1 - Standup-Simulation: 3 Teilnehmende moderieren je ein 5-Minuten-Standup (3 Personen, 90 Sekunden pro Person: Was habe ich gemacht? Was mache ich heute? Was blockiert mich?). Feedback von der Gruppe: Zeitmanagement, Gesprächsführung, Ergebnis.
- Das Grundproblem: 5 Personen im Raum + 3 am Bildschirm = die Remote-Teilnehmenden werden vergessen. Der Raum diskutiert, die Remotes hören zu. Körpersprache und Seitengespräche im Raum sind für Remotes unsichtbar.
- Gleichberechtigte Teilnahme sicherstellen: Alle über denselben Kanal (jeder im Raum hat sein Laptop mit Kamera auf - die Remotes sehen Gesichter, nicht einen Konferenzraum aus der Froschperspektive). Konferenzraum-Kamera mit Speaker-Tracking (wer spricht, wird gezeigt). Chat als gemeinsamer Kanal für Fragen und Kommentare (Raum und Remote gleich).
- Moderationsregeln für Hybrid: Remote-Teilnehmende zuerst zu Wort kommen lassen (sie melden sich seltener, weil sie sich als „Zuschauer" fühlen). Abstimmungen digital (nicht durch Handzeichen im Raum). Whiteboard digital statt physisch (sonst sehen Remotes nichts).
- Praxis-Übung: Moderations-Übung 2 - Hybrides Entscheidungsmeeting: ein Teil der Gruppe simuliert „im Raum" (Kameras auf gemeinsam), ein Teil ist „remote". 15 Minuten Meeting mit einer echten Entscheidung. Danach Feedback: Haben sich die Remote-Teilnehmenden gleichberechtigt gefühlt? Was hat funktioniert, was nicht?
Nachbereitung (15 Min):
- Ergebnis-Dokumentation: Meeting-Protokoll innerhalb von 24 Stunden (nicht 3 Seiten Wortprotokoll, sondern: Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche, Fristen). Protokoll als Chat-Nachricht oder Wiki-Eintrag - nicht als E-Mail-Anhang, der in Postfächern verschwindet.
- Copilot-Zusammenfassungen: KI-generierte Meeting-Protokolle (Teams Copilot, Otter.ai, Fireflies) - was sie können, wo sie fehlen (Nuancen, Stimmungen, unausgesprochene Entscheidungen), wann sie nützlich sind (Faktenmeetings) und wann nicht (sensible Personalthemen).
- Follow-up: Aufgaben nachverfolgen (Planner, Jira, Teams-Aufgaben - ein System wählen, nicht drei). Im nächsten Meeting: „Letzte Woche haben wir entschieden, dass ... - was ist passiert?"
- Meeting-freie Blöcke: „No-Meeting-Vormittage" oder „Focus Fridays" als Team-Regel. Deep Work braucht zusammenhängende Zeitblöcke.
- Meeting-Audit: Einmal im Quartal alle wiederkehrenden Meetings prüfen: Wird dieses Meeting noch gebraucht? Hat es noch das richtige Format, die richtige Frequenz, die richtigen Teilnehmenden?
- Vorbildfunktion: Führungskräfte setzen den Standard. Wenn der Chef Meetings ohne Agenda einberuft und 10 Minuten zu spät kommt, macht es das Team genauso.
- Phase 1 - Eigenes Meeting redesignen (15 Min): Ein eigenes wiederkehrendes Meeting nehmen und umgestalten: Ziel formulieren, Agenda mit Zeitblöcken, Teilnehmerliste prüfen, Moderationsregeln festlegen, Nachbereitungs-Template erstellen.
- Phase 2 - Moderations-Übung 3 und Peer-Feedback (15 Min): 2 Teilnehmende moderieren je ein 7-Minuten-Meeting (eigenes Szenario). Gruppe gibt Feedback: Was war gut? Was kann besser? Würde ich in diesem Meeting meine Kamera anschalten?
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Alle, die regelmäßig Online-Meetings leiten: Teamleiter, Projektleiter, Scrum Master, Abteilungsleiter - jeder, der Meetings einberuft und moderiert.
- Mitarbeitende in Remote- und Hybrid-Teams: Die täglich 2-5 Stunden in virtuellen Meetings verbringen und das Gefühl haben, dass die Hälfte davon unnötig ist.
- Führungskräfte: Die Meeting-Kultur in ihrem Bereich verbessern und als Vorbild für effiziente Meetings vorangehen.
- Trainer, Berater und Workshop-Moderatoren: Die virtuelle Formate professionell gestalten.
Abgrenzung: Dieses Seminar behandelt Meeting-Kompetenz für den Arbeitsalltag - nicht Webinar-Produktion (dafür: S3753, 2T), nicht Teams-Administration (dafür: MS-700 S2459), nicht Präsentationstechnik (dafür: PowerPoint-/Rhetorik-Seminare).
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen