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Schulung Outlook Grundlagen
Das zentrale Werkzeug für Kommunikation und Organisation kennenlernen
Schulungsformen
Offene Schulung
- 1 Tag
- 5 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 570,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Noch nicht das Richtige? Diese Outlook Trainings bringen Sie weiter.
Schulungsziel
Nach Abschluss können die Teilnehmer Outlook sicher für die tägliche E-Mail-Kommunikation, Terminplanung und Aufgabenverwaltung einsetzen. Sie beherrschen die Organisation des Posteingangs durch Ordner und Regeln, die Planung von Terminen und Besprechungen sowie die Nutzung von Kontakten und Aufgaben für einen strukturierten Arbeitsalltag.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Die Outlook-Oberfläche kennenlernen und einrichten
- Die Hauptbereiche der Outlook-Anwendung verstehen, darunter den Navigationsbereich für den Wechsel zwischen E-Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben sowie das Menüband mit kontextbezogenen Registerkarten und Befehlen
- Die Ansichten und Layouts an persönliche Arbeitsweisen anpassen, indem Lesebereich-Position, Nachrichtenvorschau, Ordnerbereich und Symbolleiste für den Schnellzugriff nach eigenen Präferenzen konfiguriert werden
- Grundlegende Kontoeinstellungen überprüfen und die Signatur einrichten, die automatisch an ausgehende Nachrichten angehängt wird und Kontaktinformationen, Position und Unternehmensbranding enthält
- 2. E-Mails verfassen, empfangen und organisieren
- Neue Nachrichten erstellen mit Empfängern in An, CC und BCC, aussagekräftigen Betreffzeilen, formatiertem Text und Anlagen, wobei die Unterschiede zwischen den Empfängerfeldern und deren angemessene Verwendung verstanden werden
- Eingehende E-Mails effizient bearbeiten, indem Nachrichten beantwortet, weitergeleitet, als gelesen oder ungelesen markiert und bei Bedarf mit Kennzeichnungen für die Nachverfolgung versehen werden
- Ordnerstrukturen anlegen und E-Mails organisieren, wobei ein sinnvolles Ablagesystem mit Unterordnern erstellt und Nachrichten durch Verschieben oder Kopieren thematisch geordnet werden
- 3. Suchen, Filtern und Regeln für die E-Mail-Verwaltung
- Die Suchfunktion nutzen, um Nachrichten schnell zu finden, indem nach Absender, Betreff, Inhalt oder Zeitraum gesucht und die Ergebnisse durch Suchfilter weiter eingegrenzt werden
- Ansichten filtern und sortieren, um den Posteingang nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Absender, Größe oder Kategorien anzuordnen und relevante Nachrichten schneller zu identifizieren
- Regeln erstellen, die eingehende Nachrichten automatisch verarbeiten, etwa E-Mails bestimmter Absender in Ordner verschieben, Benachrichtigungen anpassen oder Nachrichten mit spezifischen Betreffzeilen kennzeichnen
- 4. Kalender für Termine und Besprechungen nutzen
- Termine anlegen mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort und Erinnerungen, wobei zwischen einmaligen Ereignissen und ganztägigen Terminen unterschieden und Beschreibungen für Kontext hinzugefügt werden
- Besprechungen mit anderen Personen planen, indem Teilnehmer eingeladen, deren Verfügbarkeit geprüft, Ressourcen wie Räume reserviert und Antworten auf Einladungen verfolgt werden
- Serientermine für wiederkehrende Ereignisse einrichten, die täglich, wöchentlich, monatlich oder nach benutzerdefinierten Mustern stattfinden und bei Bedarf einzelne Vorkommen bearbeitet oder abgesagt werden können
- 5. Kontakte anlegen und verwalten
- Neue Kontakte erstellen mit vollständigen Informationen wie Name, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen und Notizen, die später für E-Mails und Besprechungseinladungen verwendet werden
- Kontakte suchen, bearbeiten und gruppieren, wobei zusammengehörige Personen in Kontaktgruppen zusammengefasst werden, um Nachrichten an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden
- Das Adressbuch und die automatische Vervollständigung nutzen, die beim Eingeben von Empfängern Vorschläge aus Kontakten und bisherigen Korrespondenzen anbieten und die E-Mail-Erstellung beschleunigen
- 6. Aufgaben und Nachverfolgung für die persönliche Organisation
- Aufgaben erstellen mit Betreff, Fälligkeitsdatum, Priorität und detaillierten Beschreibungen, die als persönliche To-do-Liste dienen und den Überblick über anstehende Arbeiten ermöglichen
- E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen, wobei die Kennzeichnung ein Fälligkeitsdatum erhält und die Nachricht in der Aufgabenleiste erscheint, bis sie als erledigt markiert wird
- Die Aufgabenleiste und den Tagesbereich nutzen, die anstehende Aufgaben und gekennzeichnete E-Mails neben dem Posteingang oder Kalender anzeigen und einen schnellen Überblick über offene Punkte bieten
- 7. Nützliche Funktionen und Produktivitätstipps
- Abwesenheitsnotizen einrichten, die automatisch auf eingehende Nachrichten antworten und Absender über Abwesenheit, Rückkehrdatum und alternative Ansprechpartner informieren
- QuickSteps für häufige Aktionen erstellen, die mehrere Schritte wie Verschieben, Kategorisieren und Antworten in einem Klick zusammenfassen und wiederkehrende Arbeitsabläufe beschleunigen
- Kategorien und Farben zur visuellen Organisation einsetzen, die E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben zugewiesen werden und eine schnelle Zuordnung zu Projekten, Kunden oder Prioritäten ermöglichen
- Praxisübung: Einen vollständigen Arbeitstag mit Outlook organisieren
- Die Teilnehmer simulieren einen typischen Arbeitstag und setzen alle gelernten Funktionen praktisch ein. Zunächst wird der Posteingang bearbeitet, wobei eingehende E-Mails beantwortet, weitergeleitet oder zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Eine Ordnerstruktur für ein fiktives Projekt wird angelegt und relevante Nachrichten werden einsortiert. Für wiederkehrende Newsletter wird eine Regel erstellt, die diese automatisch in einen separaten Ordner verschiebt. Im Kalender werden verschiedene Termine eingetragen, darunter ein Serientermin für ein wöchentliches Team-Meeting und eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern. Kontakte für das Projektteam werden angelegt und in einer Kontaktgruppe zusammengefasst. Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum erstellt. Abschließend richten die Teilnehmer eine Abwesenheitsnotiz ein, erstellen einen QuickStep für häufige Aktionen und weisen Kategorien zu, um Termine und E-Mails visuell zu unterscheiden.
- Die Teilnehmer simulieren einen typischen Arbeitstag und setzen alle gelernten Funktionen praktisch ein. Zunächst wird der Posteingang bearbeitet, wobei eingehende E-Mails beantwortet, weitergeleitet oder zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Eine Ordnerstruktur für ein fiktives Projekt wird angelegt und relevante Nachrichten werden einsortiert. Für wiederkehrende Newsletter wird eine Regel erstellt, die diese automatisch in einen separaten Ordner verschiebt. Im Kalender werden verschiedene Termine eingetragen, darunter ein Serientermin für ein wöchentliches Team-Meeting und eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern. Kontakte für das Projektteam werden angelegt und in einer Kontaktgruppe zusammengefasst. Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum erstellt. Abschließend richten die Teilnehmer eine Abwesenheitsnotiz ein, erstellen einen QuickStep für häufige Aktionen und weisen Kategorien zu, um Termine und E-Mails visuell zu unterscheiden.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
Angesprochen sind insbesondere Personen, die neu in ein Unternehmen eintreten, von anderen E-Mail-Programmen wechseln oder bisher nur einen Teil der Outlook-Funktionen verwenden.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch zum Seminar inklusive, das man nach Rücksprache mit dem Trainer individuell auswählen kann. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
| PC/VMs für jeden Teilnehmenden Hochwertige und performante Hardware Große, höhenverstellbare Bildschirme Zugang zu Ihrem Firmennetz erlaubt |
|
| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter. | |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
| ||
| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
|
|
Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 03.08.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 570,00 | Köln / Online | 570,00 | Buchen Vormerken | |
| 05.10.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 570,00 | Köln / Online | 570,00 | Buchen Vormerken | |
| 07.12.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 570,00 | Köln / Online | 570,00 | Buchen Vormerken | |
| 2027 | ||||
| 08.02.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 570,00 | Köln / Online | 570,00 | Buchen Vormerken | |
| 08.04.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 570,00 | Köln / Online | 570,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Unterstützung nach der Schulung durch
individuelle Nachbetreuung
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
Sie können unsere Schulungen auch als Remote Schulung im Virtual Classroom anfragen.
In drei Schritten zum Online Seminar im Virtual Classroom:
- Seminar auswählen und auf "Buchen" klicken
- Wählen Sie bei "Wie möchten Sie teilnehmen?" einfach "Online" aus.
- Formular ausfüllen und über den Button "Jetzt buchen" absenden.
Unser Kundenservice meldet sich bei Ihnen mit der Buchungsbestätigung.
Unsere Online Schulungen finden im Virtual Classroom statt. Ein Virtual Classroom bündelt mehrere Werkzeuge, wie Audio-Konferenz, Text-Chat, Interaktives Whiteboard, oder Application Sharing.
Vorteile von Virtual Classroom:
- Sie erhalten 1 zu 1 die gleiche Lernumgebung, die Sie auch vor Ort bei uns vorfinden
- Die technische Vorbereitung wird von den GFU-Technikern vorgenommen
- Sie erhalten remote Zugriff auf Ihren persönlichen Schulungs-PC im GFU-Seminarraum
- Die Virtual Classroom Lösung lässt sich auch im Browser betreiben
- Die GFU-Technik leistet wie gewohnt Soforthilfe bei Problemen
- Die Schulungsunterlagen bekommen Sie via DHL zugeschickt
- Sie sparen Reisekosten und Zeit
- 03. Aug. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 05. Okt. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 07. Dez. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 08. Feb. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 08. Apr. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- Auch als Inhouse-Schulung, bundesweit mit Termin nach Wunsch und individuellen Inhalten
- Buchen ohne Risiko! Kostenfreie Stornierung bis zum Vortag des Seminars
Die Seminare der GFU finden in angenehmer Atmosphäre statt und sind perfekt organisiert. Profitieren Sie von dem Rundum-Service der GFU!
Machen Sie sich keinen Kopf um die Anreise! Unser Shuttle fährt Sie. Oder Sie parken einfach auf einem extra für Sie reservierten Parkplatz.
Hotelzimmer gesucht? Wir organisieren Ihnen eins. Ihr Vorteil: Sie sparen Zeit und Geld!
Stornierung bei offenen Seminaren kostenfrei bis einen Tag vor Schulungsbeginn.
Unsere Techniker sind immer zur Stelle, egal ob online oder vor Ort.