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Schulung Outlook Grundlagen
Das zentrale Werkzeug für Kommunikation und Organisation kennenlernen
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Noch nicht das Richtige? Diese Outlook Trainings bringen Sie weiter.
Schulungsziel
Nach Abschluss können die Teilnehmer Outlook sicher für die tägliche E-Mail-Kommunikation, Terminplanung und Aufgabenverwaltung einsetzen. Sie beherrschen die Organisation des Posteingangs durch Ordner und Regeln, die Planung von Terminen und Besprechungen sowie die Nutzung von Kontakten und Aufgaben für einen strukturierten Arbeitsalltag.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Die Outlook-Oberfläche kennenlernen und einrichten
- Die Hauptbereiche der Outlook-Anwendung verstehen, darunter den Navigationsbereich für den Wechsel zwischen E-Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben sowie das Menüband mit kontextbezogenen Registerkarten und Befehlen
- Die Ansichten und Layouts an persönliche Arbeitsweisen anpassen, indem Lesebereich-Position, Nachrichtenvorschau, Ordnerbereich und Symbolleiste für den Schnellzugriff nach eigenen Präferenzen konfiguriert werden
- Grundlegende Kontoeinstellungen überprüfen und die Signatur einrichten, die automatisch an ausgehende Nachrichten angehängt wird und Kontaktinformationen, Position und Unternehmensbranding enthält
- 2. E-Mails verfassen, empfangen und organisieren
- Neue Nachrichten erstellen mit Empfängern in An, CC und BCC, aussagekräftigen Betreffzeilen, formatiertem Text und Anlagen, wobei die Unterschiede zwischen den Empfängerfeldern und deren angemessene Verwendung verstanden werden
- Eingehende E-Mails effizient bearbeiten, indem Nachrichten beantwortet, weitergeleitet, als gelesen oder ungelesen markiert und bei Bedarf mit Kennzeichnungen für die Nachverfolgung versehen werden
- Ordnerstrukturen anlegen und E-Mails organisieren, wobei ein sinnvolles Ablagesystem mit Unterordnern erstellt und Nachrichten durch Verschieben oder Kopieren thematisch geordnet werden
- 3. Suchen, Filtern und Regeln für die E-Mail-Verwaltung
- Die Suchfunktion nutzen, um Nachrichten schnell zu finden, indem nach Absender, Betreff, Inhalt oder Zeitraum gesucht und die Ergebnisse durch Suchfilter weiter eingegrenzt werden
- Ansichten filtern und sortieren, um den Posteingang nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Absender, Größe oder Kategorien anzuordnen und relevante Nachrichten schneller zu identifizieren
- Regeln erstellen, die eingehende Nachrichten automatisch verarbeiten, etwa E-Mails bestimmter Absender in Ordner verschieben, Benachrichtigungen anpassen oder Nachrichten mit spezifischen Betreffzeilen kennzeichnen
- 4. Kalender für Termine und Besprechungen nutzen
- Termine anlegen mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort und Erinnerungen, wobei zwischen einmaligen Ereignissen und ganztägigen Terminen unterschieden und Beschreibungen für Kontext hinzugefügt werden
- Besprechungen mit anderen Personen planen, indem Teilnehmer eingeladen, deren Verfügbarkeit geprüft, Ressourcen wie Räume reserviert und Antworten auf Einladungen verfolgt werden
- Serientermine für wiederkehrende Ereignisse einrichten, die täglich, wöchentlich, monatlich oder nach benutzerdefinierten Mustern stattfinden und bei Bedarf einzelne Vorkommen bearbeitet oder abgesagt werden können
- 5. Kontakte anlegen und verwalten
- Neue Kontakte erstellen mit vollständigen Informationen wie Name, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen und Notizen, die später für E-Mails und Besprechungseinladungen verwendet werden
- Kontakte suchen, bearbeiten und gruppieren, wobei zusammengehörige Personen in Kontaktgruppen zusammengefasst werden, um Nachrichten an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden
- Das Adressbuch und die automatische Vervollständigung nutzen, die beim Eingeben von Empfängern Vorschläge aus Kontakten und bisherigen Korrespondenzen anbieten und die E-Mail-Erstellung beschleunigen
- 6. Aufgaben und Nachverfolgung für die persönliche Organisation
- Aufgaben erstellen mit Betreff, Fälligkeitsdatum, Priorität und detaillierten Beschreibungen, die als persönliche To-do-Liste dienen und den Überblick über anstehende Arbeiten ermöglichen
- E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen, wobei die Kennzeichnung ein Fälligkeitsdatum erhält und die Nachricht in der Aufgabenleiste erscheint, bis sie als erledigt markiert wird
- Die Aufgabenleiste und den Tagesbereich nutzen, die anstehende Aufgaben und gekennzeichnete E-Mails neben dem Posteingang oder Kalender anzeigen und einen schnellen Überblick über offene Punkte bieten
- 7. Nützliche Funktionen und Produktivitätstipps
- Abwesenheitsnotizen einrichten, die automatisch auf eingehende Nachrichten antworten und Absender über Abwesenheit, Rückkehrdatum und alternative Ansprechpartner informieren
- QuickSteps für häufige Aktionen erstellen, die mehrere Schritte wie Verschieben, Kategorisieren und Antworten in einem Klick zusammenfassen und wiederkehrende Arbeitsabläufe beschleunigen
- Kategorien und Farben zur visuellen Organisation einsetzen, die E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben zugewiesen werden und eine schnelle Zuordnung zu Projekten, Kunden oder Prioritäten ermöglichen
- Praxisübung: Einen vollständigen Arbeitstag mit Outlook organisieren
- Die Teilnehmer simulieren einen typischen Arbeitstag und setzen alle gelernten Funktionen praktisch ein. Zunächst wird der Posteingang bearbeitet, wobei eingehende E-Mails beantwortet, weitergeleitet oder zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Eine Ordnerstruktur für ein fiktives Projekt wird angelegt und relevante Nachrichten werden einsortiert. Für wiederkehrende Newsletter wird eine Regel erstellt, die diese automatisch in einen separaten Ordner verschiebt. Im Kalender werden verschiedene Termine eingetragen, darunter ein Serientermin für ein wöchentliches Team-Meeting und eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern. Kontakte für das Projektteam werden angelegt und in einer Kontaktgruppe zusammengefasst. Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum erstellt. Abschließend richten die Teilnehmer eine Abwesenheitsnotiz ein, erstellen einen QuickStep für häufige Aktionen und weisen Kategorien zu, um Termine und E-Mails visuell zu unterscheiden.
- Die Teilnehmer simulieren einen typischen Arbeitstag und setzen alle gelernten Funktionen praktisch ein. Zunächst wird der Posteingang bearbeitet, wobei eingehende E-Mails beantwortet, weitergeleitet oder zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Eine Ordnerstruktur für ein fiktives Projekt wird angelegt und relevante Nachrichten werden einsortiert. Für wiederkehrende Newsletter wird eine Regel erstellt, die diese automatisch in einen separaten Ordner verschiebt. Im Kalender werden verschiedene Termine eingetragen, darunter ein Serientermin für ein wöchentliches Team-Meeting und eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern. Kontakte für das Projektteam werden angelegt und in einer Kontaktgruppe zusammengefasst. Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum erstellt. Abschließend richten die Teilnehmer eine Abwesenheitsnotiz ein, erstellen einen QuickStep für häufige Aktionen und weisen Kategorien zu, um Termine und E-Mails visuell zu unterscheiden.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
Angesprochen sind insbesondere Personen, die neu in ein Unternehmen eintreten, von anderen E-Mail-Programmen wechseln oder bisher nur einen Teil der Outlook-Funktionen verwenden.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
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|
| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen. | |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen