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Schulung KI-Tools für Verwaltungsfachangestellte
Intelligente Automatisierung von Verwaltungsprozessen und Büroabläufen
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 5 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Beschreibung
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Schulungsziel
Nach Abschluss dieses Seminars können Verwaltungsfachangestellte KI-Tools zur Optimierung ihrer täglichen Büroarbeit einsetzen und administrative Prozesse intelligent automatisieren. Sie beherrschen den Umgang mit digitalen Assistenten, können Dokumentenverwaltung KI-gestützt optimieren und Korrespondenz automatisieren. Die Teilnehmer entwickeln Kompetenzen in der Nutzung von Workflow-Automation, intelligenter Terminplanung und automatisierter Datenerfassung für effizientere Verwaltungsabläufe.
Details
Inhalt
Einführung in digitale Verwaltungsassistenten
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- AI-Tools für Verwaltungsaufgaben : Überblick über KI-Anwendungen in Behörden und öffentlichen Einrichtungen
- Rechtliche Rahmenbedingungen : Datenschutz und Compliance bei KI-Einsatz in der Verwaltung
- Digitale Transformation : Integration von KI-Tools in bestehende Verwaltungsstrukturen
Intelligente Organisation und Verwaltung von Akten und Dokumenten
- Digital Document Management : KI-gestützte Kategorisierung und Archivierung von Verwaltungsdokumenten
- OCR und Text Recognition : Automatische Digitalisierung und Texterkennung in Papierdokumenten
- Intelligent Search : Erweiterte Suchfunktionen für schnellen Zugriff auf Verwaltungsinformationen
Automatisierung der schriftlichen Kommunikation
- Template Generation : Intelligente Erstellung standardisierter Briefe und E-Mails
- Language Processing : KI-Unterstützung bei der Formulierung behördlicher Schreiben
- Response Automation : Automatisierte Bearbeitung häufiger Bürgeranfragen
Optimierung von Terminen und Ressourcenallokation
- Smart Scheduling : KI-gestützte Terminkoordination für Bürgersprechstunden und interne Meetings
- Resource Optimization : Intelligente Verteilung von Arbeitsplätzen und Equipment
- Capacity Management : Automatische Anpassung von Servicekapazitäten an Nachfrage
Automatisierte Eingabe und Validierung von Verwaltungsdaten
- Form Processing : Intelligente Verarbeitung von Anträgen und Formularen
- Data Validation : Automatische Plausibilitätsprüfung eingegebener Daten
- Database Integration : Nahtlose Übertragung zwischen verschiedenen Verwaltungssystemen
Verbesserte Bürgerbetreuung durch KI-Assistenten
- FAQ Automation : Intelligente Beantwortung häufiger Bürgerfragen durch Chatbots
- Service Request Routing : Automatische Weiterleitung von Anfragen an zuständige Sachbearbeiter
- Multi-Channel Support : KI-gestützte Betreuung über verschiedene Kommunikationskanäle
Automatisierte Überwachung von Vorschriften und Fristen
- Deadline Tracking : Intelligente Überwachung von Bearbeitungsfristen und Terminen
- Regulation Compliance : KI-gestützte Prüfung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben
- Audit Support : Automatisierte Vorbereitung von Prüfungen und Kontrollen
Intelligente Gestaltung von Verwaltungsabläufen
- Process Mapping : KI-unterstützte Analyse und Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse
- Approval Workflows : Automatisierte Genehmigungsverfahren und Freigabeprozesse
- Status Tracking : Intelligente Verfolgung des Bearbeitungsstands von Vorgängen
Datenbasierte Analyse der Verwaltungsleistung
- Automated Reporting : KI-gestützte Erstellung von Leistungsberichten und Statistiken
- Performance Metrics : Intelligente Messung von Service-Qualität und Effizienz
- Trend Analysis : Vorhersage von Arbeitsaufkommen und Ressourcenbedarf
Entwicklung eines KI-gestützten Verwaltungsworkflows für einen typischen Behördenvorgang
- Die Teilnehmer arbeiten in Teams und wählen einen spezifischen Verwaltungsvorgang aus (Beantragung von Dokumenten, Anmeldeverfahren oder Genehmigungsprozesse). Sie analysieren den aktuellen Prozess und entwickeln einen optimierten Workflow unter Verwendung verschiedener KI-Tools.
- Jedes Team erstellt einen vollständigen digitalen Verwaltungsprozess mit mindestens 5 KI-Komponenten: Document Processing, Automated Communication, Data Validation, Workflow Automation und Performance Tracking. Dabei werden typische Verwaltungsszenarien simuliert und Verbesserungen in Bearbeitungszeit und Servicequalität gemessen.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
Verwaltungsfachangestellte, Sachbearbeiter und Teamleiter in öffentlichen Verwaltungen und Behörden, die KI-Tools zur Optimierung ihrer administrativen Prozesse einsetzen möchten
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
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| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen. | |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis wird Ihnen am Ende des Seminars ausgehändigt. | Das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis wird Ihnen via DHL zugesandt. |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen