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Schulung KI-gestützte Belegerfassung: GoBD-konform bleiben, wenn die Maschine kontiert
Schulungsformen
Offene Schulung
- 3 Tage
- 5 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 2.030,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Hinzu kommt eine Verschiebung, die vielen noch nicht auf dem Tisch liegt: Mit der Ausstellungspflicht ab Januar 2027 kommt ein wachsender Teil der Eingangsrechnungen als strukturierter Datensatz, und dort ist Texterkennung überflüssig - die Daten stehen schon maschinenlesbar im Beleg. Was bleibt, ist der Rest: Lieferscheine, Verträge, Quittungen, Kleinbetragsrechnungen, Belege von Kleinunternehmern. Wer heute eine Erfassungsstrecke aufbaut, baut sie für zwei Kanäle, nicht für einen.
Gearbeitet wird am ersten Tag in DATEV Unternehmen online mit dem enthaltenen Buchungsassistenten online und in DATEV Belegtransfer mit Vorkontierung - also in der Umgebung, in der die Zielgruppe tatsächlich arbeitet. Am zweiten Tag kommt ein zweites Werkzeug hinzu, Microsoft Azure AI Document Intelligence, und zwar aus einem konkreten Grund: DATEV zeigt dem Anwender keine Zuverlässigkeitswerte an, und ohne diese Werte lässt sich keine Schwelle für eine automatische Freigabe begründen. Was daraus folgt, ist einer der wichtigsten Sätze des Seminars - zeigt das eingesetzte Produkt die Werte nicht, muss in der Verfahrensdokumentation das Verfahren des Anbieters beschrieben werden, nicht das eigene.
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Schulungsziel
Wer das Seminar besucht hat, kann für das eigene Haus die Liste der Belegarten aufstellen, die ab 2027 noch durch die Texterkennung laufen müssen, und die übrigen aus der Erfassungsstrecke herausnehmen; einen Beleg einspielen, das Erkennungsergebnis Feld für Feld gegen das Original prüfen, die falsch erkannten Felder korrigieren und die Abweichungen nach Fehlerart in eine Fehlerliste eintragen; an einem Erkennungsdienst die Zuverlässigkeitswerte ablesen und daraufhin eine Freigabeschwelle festlegen und schriftlich begründen; Belegarten von der Dunkelbuchung ausschließen und den Ausschluss je Belegart begründen; eine Verfahrensdokumentation um den maschinellen Schritt mit Produkt, Version, Schwellen, Kontrollen und Zuständigkeiten ergänzen; einen Stichprobenplan bauen, eine Stichprobe ziehen und das Ergebnis prüffest festhalten; für einen Prüferzugriff die Daten samt Strukturinformationen maschinell auswertbar bereitstellen; und eine Rechnung mit geänderter Bankverbindung aus dem Belegstapel herausziehen und die Zahlung anhalten.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Tag 1 - Was hereinkommt und wer es erkennt
- 1. Zwei Eingangskanäle statt einem
- Was sich durch die Ausstellungspflicht ändert: ab Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab Januar 2028 für alle - strukturierte Rechnungen brauchen keine Texterkennung
- Was an Papier und PDF bleibt: Lieferscheine, Verträge, Quittungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Belege von Kleinunternehmern
- Zwei Wege, eine Buchhaltung: wo die Kanäle zusammenlaufen müssen und wo sie bewusst getrennt bleiben
- 2. Was die GoBD verlangen
- Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit - und welcher dieser Grundsätze durch maschinelle Verarbeitung berührt wird
- Die Fassung vom 28. November 2019, gültig seit Januar 2020, und was daraus für zugekaufte Verfahren folgt
- Belegfunktion und Aufbewahrung: strukturierter Datenteil, Belegbild, elektronische Handels- und Geschäftsbriefe
- Was der Prüfer verlangen darf: die Daten und die Strukturinformationen, in maschinell auswertbarer Form
- 3. Die Erfassung im Betrieb
- DATEV Unternehmen online: Belege per App, per Mail und per Upload; der Buchungsassistent online liest als enthaltene Texterkennung Geschäftspartner, Betrag und Bankverbindung aus dem Bild
- DATEV Belegtransfer mit Vorkontierung und die Auto-Kontierung mit Lernfunktion: der Vorschlag entsteht maschinell, bestätigt oder korrigiert wird von Hand
- 4. Wo die Maschine irrt
- Die typischen Fehlerarten: vertauschte Beträge, falscher Geschäftspartner bei ähnlichen Namen, Steuersatz aus dem Fließtext statt aus der Position, Gutschrift als Rechnung erkannt
- Warum eine Trefferquote keine Qualitätsaussage ist, solange nicht gesagt wird, auf welche Belegarten und welchen Zeitraum sie sich bezieht
- Was die Lernfunktion lernt - und dass mandantenübergreifendes Lernen die Zustimmung des Mandanten verlangt
- Plausibilitätsprüfungen, die sich selbst setzen lassen: Betragsgrenzen, Lieferantenbindung, Steuersatzprüfung
- Praxis-Übung 1: Jeder Teilnehmer spielt einen Satz Belege ein - ein Belegfoto, eine PDF-Rechnung und eine strukturierte Rechnung - und vergleicht das Erkennungsergebnis Feld für Feld mit dem Original. Jede Abweichung wird mit ihrer Fehlerart in eine gemeinsame Liste eingetragen. Zum Abschluss ordnet jeder die Belegarten seines Hauses den beiden künftigen Eingangskanälen zu.
- Tag 2 - Kontrolle, Protokoll, Dokumentation
- 5. Unter die Haube: was ein Erkennungsdienst liefert
- Feldweise Erkennung mit Zuverlässigkeitswerten, vorgeführt an Microsoft Azure AI Document Intelligence
- Warum dieser Wert die Grundlage jeder Schwellenkontrolle ist: ab welcher Zuverlässigkeit darf ein Feld ungeprüft übernommen werden
- Der Befund für die Praxis: zeigt das eingesetzte Produkt keine Werte an, lässt sich darauf keine eigene Kontrolle bauen - dann ist das Verfahren des Anbieters zu beschreiben
- Was ein Anbieter offenlegen muss, damit sein Verfahren dokumentierbar bleibt, und wie man danach fragt
- 6. Internes Kontrollsystem für maschinelle Buchungen
- Vier-Augen-Prinzip bei maschinellen Vorschlägen: was geprüft wird, was durchläuft, und wer das festlegt
- Dunkelbuchung: unter welchen Bedingungen sie vertretbar ist und welche Belegarten ausgeschlossen bleiben
- Stichproben: Umfang, Auswahlverfahren, Dokumentation des Ergebnisses
- Eskalation bei Unsicherheit: wer entscheidet, in welcher Frist, und wie die Entscheidung festgehalten wird
- 7. Die Verfahrensdokumentation für den maschinellen Schritt
- Was hineingehört: Eingangskanäle, eingesetzte Produkte mit Version, Verarbeitungsschritte, Schwellen, Kontrollen, Zuständigkeiten
- Was sich über eine maschinelle Entscheidung schreiben lässt und was nicht: protokolliert werden Eingabe, Ausgabe, Zeitpunkt, Bearbeiter und Korrektur - nicht die innere Begründung des Modells
- Pflege bei Änderungen: Produktwechsel, neue Version, geänderte Schwelle, neuer Eingangskanal
- Praxis-Übung 2: Ausgehend von einer vorgegebenen, lückenhaften Verfahrensdokumentation ergänzt jeder Teilnehmer den maschinellen Schritt und legt dabei eine Freigabeschwelle fest, die er begründet. Dazu entsteht ein Kontrollplan: welche Belegarten dunkel buchen dürfen, welche nicht, wie groß die Stichprobe ist und wer eskaliert. Im Peer-Review prüfen die Gruppen gegenseitig, welche Zeile ein Prüfer beanstanden würde.
- Tag 3 - Stammdaten, Prüfung, Recht
- 8. Stammdaten und Kreditoren
- Maschinelle Anlage und Pflege von Lieferantendaten, Abgleich mit dem Bestand
- Dublettenprüfung, und was eine Dublette in der Buchhaltung anrichtet
- Bankverbindungen: die Stelle, an der Rechnungsbetrug ansetzt, und wie eine Änderung abgesichert wird
- 9. Betriebsprüfung
- Datenzugriff: welche Daten und welche Strukturinformationen bereitzustellen sind
- Die drei Zugriffsarten - unmittelbarer Zugriff, mittelbarer Zugriff, Datenträgerüberlassung - und was jede praktisch bedeutet
- Den maschinellen Schritt belegen: Protokolle, Korrekturhistorie, Stichprobennachweise
- Was in Prüfungen regelmäßig fehlt und sich hinterher nicht mehr herstellen lässt
- 10. Aufbewahrung, Löschung, Datenschutz
- Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept im Widerstreit mit den Löschpflichten der Datenschutz-Grundverordnung
- Auftragsverarbeitung beim Erfassungsdienst: wo die Belege liegen, wer darauf zugreift, was im Vertrag stehen muss
- 11. Haftung und rechtlicher Rahmen
- Wer haftet, wenn maschinell falsch kontiert wird und niemand es bemerkt - und wie sich das auf die Ausgestaltung der Kontrollen auswirkt
- Die EU-KI-Verordnung: Einordnung eines Erfassungssystems, warum es im Regelfall kein Hochrisiko-System ist, welche Pflichten dennoch bestehen, und wo S7226 die Vertiefung liefert
- Die Kennzeichnungspflicht für maschinell erzeugte Inhalte: warum sie bei interner Belegverarbeitung nicht greift, und wo die Grenze liegt, wenn aus Belegdaten ausgehende Dokumente entstehen
- Praxis-Übung 3: Ein Prüferzugriff wird simuliert. Jede Gruppe erhält eine Anforderung - Buchungen eines Zeitraums samt der maschinellen Vorschläge und Korrekturen - und stellt die Daten mit den nötigen Strukturinformationen maschinell auswertbar bereit. Anschließend wird eine Rechnung mit geänderter Bankverbindung in den Stapel gelegt; die Gruppen prüfen, ob ihr eigener Kontrollplan sie gefangen hätte.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Mitarbeitende in Finanz- und Anlagenbuchhaltung, die Belege maschinell erfassen lassen und die Vorschläge prüfen
- Leitungen Rechnungswesen, die über Dunkelbuchung, Schwellen und Kontrollen entscheiden
- Mitarbeitende in Steuerberatungskanzleien und Shared-Service-Centern, die für mehrere Mandanten erfassen
- Verantwortliche für Compliance und interne Organisation, die die Verfahrensdokumentation führen
Abgrenzung
Dieses Seminar behandelt die maschinelle Verarbeitung des Belegeingangs. S6836 behandelt die rechtlichen Entscheidungen am Rechnungseingang ohne Software und ist der Kurs für Häuser, die zuerst ihre Abläufe sortieren müssen. S4743 behandelt die Umstellung des eigenen Rechnungsausgangs auf die Ausstellungspflicht, S6435 die technische Tiefe des ZUGFeRD-Formats. Die DATEV-Kurse S4600 und S4820 lehren die Bedienung der Software selbst; hier geht es um das, was die maschinelle Erkennung an Nachweispflichten erzeugt. Die Einordnung von KI-Systemen nach der EU-KI-Verordnung wird angerissen und in S7226 vertieft.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch zum Seminar inklusive, das man nach Rücksprache mit dem Trainer individuell auswählen kann. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
| PC/VMs für jeden Teilnehmenden Hochwertige und performante Hardware Große, höhenverstellbare Bildschirme Zugang zu Ihrem Firmennetz erlaubt |
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| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter. | |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
| Digitales Badge | |
Mit dem Abschluss der Schulung erhalten Sie ein digitales Badge, das Ihre Teilnahme und Ihren Lernerfolg bescheinigt. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet - auch bei Seminaren inkl. Prüfungsgebühr. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| KOMPASS — Förderung für Solo-Selbstständige | ||
Solo-Selbstständige können für dieses Seminar eine Förderung via KOMPASS beantragen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 2027 | ||||
| 25.01.-27.01.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 29.03.-31.03.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 31.05.-02.06.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 02.08.-04.08.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 04.10.-06.10.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
Sie können unsere Schulungen auch als Remote Schulung im Virtual Classroom anfragen.
In drei Schritten zum Online Seminar im Virtual Classroom:
- Seminar auswählen und auf "Buchen" klicken
- Wählen Sie bei "Wie möchten Sie teilnehmen?" einfach "Online" aus.
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Unsere Online Schulungen finden im Virtual Classroom statt. Ein Virtual Classroom bündelt mehrere Werkzeuge, wie Audio-Konferenz, Text-Chat, Interaktives Whiteboard, oder Application Sharing.
Vorteile von Virtual Classroom:
- Sie erhalten 1 zu 1 die gleiche Lernumgebung, die Sie auch vor Ort bei uns vorfinden
- Die technische Vorbereitung wird von den GFU-Technikern vorgenommen
- Sie erhalten remote Zugriff auf Ihren persönlichen Schulungs-PC im GFU-Seminarraum
- Die Virtual Classroom Lösung lässt sich auch im Browser betreiben
- Die GFU-Technik leistet wie gewohnt Soforthilfe bei Problemen
- Die Schulungsunterlagen bekommen Sie via DHL zugeschickt
- Sie sparen Reisekosten und Zeit
- 25. Jan. - 27. Jan. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 29. Mär. - 31. Mär. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 31. Mai - 02. Jun. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 02. Aug. - 04. Aug. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 04. Okt. - 06. Okt. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- Auch als Inhouse-Schulung, bundesweit mit Termin nach Wunsch und individuellen Inhalten
- Buchen ohne Risiko! Kostenfreie Stornierung bis zum Vortag des Seminars
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Stornierung bei offenen Seminaren kostenfrei bis einen Tag vor Schulungsbeginn.
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