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Schulung Die E-Akte im Arbeitsalltag: digital und revisionssicher arbeiten
Sicher, nachvollziehbar und mit moderner DMS-Hilfe arbeiten
Schulungsformen
Offene Schulung
- 2 Tage
- 5 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 1.440,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Moderne Systeme bieten zusätzlich KI-Unterstützung: Sie schlagen vor, wohin ein Dokument gehört, vergeben Schlagworte, machen Gescanntes durchsuchbar und fassen lange Vorgänge zusammen. Das nimmt viel Mühe ab - die Entscheidung bleibt aber beim Menschen. Dieser zweitägige Workshop vermittelt beides in ruhigem Tempo und mit einfachen Beispielen: die soliden Grundlagen der Aktenarbeit und den sinnvollen, geprüften Einsatz der neuen Werkzeuge.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einem sicheren Gefühl für das Arbeiten mit der E-Akte. Sie versteht den Aufbau aus Akte, Vorgang und Dokument, legt Dokumente richtig ab und benennt sie nachvollziehbar, weiß, was revisionssicher bedeutet und wie man es im Alltag einhält, kennt die Grundregeln zu Fristen und Aufbewahrung und findet Abgelegtes verlässlich wieder.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Tag 1: 1. Was ist eine E-Akte?
- Von der Papierakte zur elektronischen Akte
- Was sich im Arbeitsalltag ändert und was gleich bleibt
- Welche Vorteile die E-Akte bringt
- Praxis-Übung: Papierakte und E-Akte an einem einfachen Beispiel vergleichen und die wichtigsten Unterschiede benennen.
- 2. Wie eine E-Akte aufgebaut ist
- Akte, Vorgang und Dokument - die drei Ebenen
- Eine klare Struktur statt loser Dateien
- Praxis-Übung: Vorgegebene Dokumente in eine einfache Akten- und Vorgangsstruktur einsortieren.
- 3. Dokumente richtig ablegen und benennen
- Dokumente an der richtigen Stelle ablegen
- Sinnvoll und einheitlich benennen
- Mit Schlagworten und Angaben zum Dokument arbeiten
- Sofern das DMS KI bietet: automatische Verschlagwortung als Vorschlag, den man annimmt oder ändert
- Mehrere Versionen sauber auseinanderhalten
- Praxis-Übung: Ein Dokument ablegen, nach einer einfachen Regel benennen und mit einem Schlagwort versehen.
- 4. Revisionssicher arbeiten - einfach erklärt
- Was revisionssicher bedeutet: unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar
- Warum das wichtig ist und wer sich darauf verlässt
- Was man dafür tut - und was man besser lässt
- Wie das System mitschreibt, wer was getan hat
- Praxis-Übung: An Beispielen entscheiden, welches Vorgehen revisionssicher ist und welches nicht.
- 5. Fristen, Aufbewahrung und Löschen
- Warum Dokumente unterschiedlich lange aufbewahrt werden
- Aufbewahrungsfristen in einfachen Worten
- Wann etwas gelöscht oder ausgesondert wird
- Der einfache Bezug zum Datenschutz
- Praxis-Übung: Beispieldokumenten eine grobe Aufbewahrungsdauer zuordnen.
- Tag 2: 6. KI-Unterstützung im DMS - was moderne Werkzeuge können
- Dokumente automatisch der richtigen Akte und dem richtigen Vorgang zuordnen
- Automatisch verschlagworten und wichtige Angaben aus dem Dokument auslesen
- Gescanntes lesbar und durchsuchbar machen durch Texterkennung
- Lange Dokumente und Vorgänge auf das Wesentliche zusammenfassen
- In einfacher Sprache fragen, statt mühsam zu suchen
- Warum das Ergebnis immer geprüft werden muss und der Mensch entscheidet
- Praxis-Übung: An Beispielen ausprobieren, wie eine automatische Zuordnung und eine Zusammenfassung aussehen, und das Ergebnis bewerten.
- 7. KI im Alltag richtig nutzen
- Vorschläge der KI annehmen, ändern oder ablehnen
- Wo die KI hilft und wo sie sich irren kann
- Mit vertraulichen Inhalten vorsichtig umgehen
- Die eigene Verantwortung behalten
- Praxis-Übung: Einen KI-Vorschlag zur Ablage prüfen, bei Bedarf korrigieren und die Entscheidung begründen.
- 8. Wiederfinden und Ordnung halten
- Dokumente und Inhalte gezielt suchen und wiederfinden
- Sofern das DMS KI bietet: in natürlicher Sprache suchen und Inhalte zusammenfassen lassen
- Sinnvolle Benennung und Ablagestruktur im Team
- Praxis-Übung: Dieselbe Information einmal über die normale Suche und einmal über eine Frage in einfacher Sprache finden und vergleichen.
- 9. Sicher zusammenarbeiten als Gewohnheit und Peer-Review
- Wer was sehen und bearbeiten darf
- Kleine Routinen für saubere Akten
- Praxis-Übung (Peer-Review): Die Ablage einer anderen teilnehmenden Person gemeinsam ansehen und prüfen, ob sich alles leicht wiederfinden lässt und sauber abgelegt ist.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter aus Verwaltung, Innendienst und Backoffice
- Mitarbeitende, die von der Papierakte auf die elektronische Akte umsteigen
- Teams, die eine E-Akte einführen oder schon nutzen
- Alle, die sicher und ordentlich mit digitalen Akten arbeiten möchten
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet - auch bei Seminaren inkl. Prüfungsgebühr. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
|
|
Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 2027 | ||||
| 17.05.-18.05.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 19.07.-20.07.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 20.09.-21.09.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 22.11.-23.11.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 2028 | ||||
| 24.01.-25.01.2028 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
Sie können unsere Schulungen auch als Remote Schulung im Virtual Classroom anfragen.
In drei Schritten zum Online Seminar im Virtual Classroom:
- Seminar auswählen und auf "Buchen" klicken
- Wählen Sie bei "Wie möchten Sie teilnehmen?" einfach "Online" aus.
- Formular ausfüllen und über den Button "Jetzt buchen" absenden.
Unser Kundenservice meldet sich bei Ihnen mit der Buchungsbestätigung.
Unsere Online Schulungen finden im Virtual Classroom statt. Ein Virtual Classroom bündelt mehrere Werkzeuge, wie Audio-Konferenz, Text-Chat, Interaktives Whiteboard, oder Application Sharing.
Vorteile von Virtual Classroom:
- Sie erhalten 1 zu 1 die gleiche Lernumgebung, die Sie auch vor Ort bei uns vorfinden
- Die technische Vorbereitung wird von den GFU-Technikern vorgenommen
- Sie erhalten remote Zugriff auf Ihren persönlichen Schulungs-PC im GFU-Seminarraum
- Die Virtual Classroom Lösung lässt sich auch im Browser betreiben
- Die GFU-Technik leistet wie gewohnt Soforthilfe bei Problemen
- Die Schulungsunterlagen bekommen Sie via DHL zugeschickt
- Sie sparen Reisekosten und Zeit
- 17. Mai - 18. Mai ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 19. Jul. - 20. Jul. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 20. Sep. - 21. Sep. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 22. Nov. - 23. Nov. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 24. Jan. - 25. Jan. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- Auch als Inhouse-Schulung, bundesweit mit Termin nach Wunsch und individuellen Inhalten
- Buchen ohne Risiko! Kostenfreie Stornierung bis zum Vortag des Seminars
Die Seminare der GFU finden in angenehmer Atmosphäre statt und sind perfekt organisiert. Profitieren Sie von dem Rundum-Service der GFU!
Machen Sie sich keinen Kopf um die Anreise! Unser Shuttle fährt Sie. Oder Sie parken einfach auf einem extra für Sie reservierten Parkplatz.
Hotelzimmer gesucht? Wir organisieren Ihnen eins. Ihr Vorteil: Sie sparen Zeit und Geld!
Stornierung bei offenen Seminaren kostenfrei bis einen Tag vor Schulungsbeginn.
Unsere Techniker sind immer zur Stelle, egal ob online oder vor Ort.