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Schulung Die E-Akte im Arbeitsalltag: digital und revisionssicher arbeiten
Sicher, nachvollziehbar und mit moderner DMS-Hilfe arbeiten
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Moderne Systeme bieten zusätzlich KI-Unterstützung: Sie schlagen vor, wohin ein Dokument gehört, vergeben Schlagworte, machen Gescanntes durchsuchbar und fassen lange Vorgänge zusammen. Das nimmt viel Mühe ab - die Entscheidung bleibt aber beim Menschen. Dieser zweitägige Workshop vermittelt beides in ruhigem Tempo und mit einfachen Beispielen: die soliden Grundlagen der Aktenarbeit und den sinnvollen, geprüften Einsatz der neuen Werkzeuge.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einem sicheren Gefühl für das Arbeiten mit der E-Akte. Sie versteht den Aufbau aus Akte, Vorgang und Dokument, legt Dokumente richtig ab und benennt sie nachvollziehbar, weiß, was revisionssicher bedeutet und wie man es im Alltag einhält, kennt die Grundregeln zu Fristen und Aufbewahrung und findet Abgelegtes verlässlich wieder.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Tag 1: 1. Was ist eine E-Akte?
- Von der Papierakte zur elektronischen Akte
- Was sich im Arbeitsalltag ändert und was gleich bleibt
- Welche Vorteile die E-Akte bringt
- Praxis-Übung: Papierakte und E-Akte an einem einfachen Beispiel vergleichen und die wichtigsten Unterschiede benennen.
- 2. Wie eine E-Akte aufgebaut ist
- Akte, Vorgang und Dokument - die drei Ebenen
- Eine klare Struktur statt loser Dateien
- Praxis-Übung: Vorgegebene Dokumente in eine einfache Akten- und Vorgangsstruktur einsortieren.
- 3. Dokumente richtig ablegen und benennen
- Dokumente an der richtigen Stelle ablegen
- Sinnvoll und einheitlich benennen
- Mit Schlagworten und Angaben zum Dokument arbeiten
- Sofern das DMS KI bietet: automatische Verschlagwortung als Vorschlag, den man annimmt oder ändert
- Mehrere Versionen sauber auseinanderhalten
- Praxis-Übung: Ein Dokument ablegen, nach einer einfachen Regel benennen und mit einem Schlagwort versehen.
- 4. Revisionssicher arbeiten - einfach erklärt
- Was revisionssicher bedeutet: unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar
- Warum das wichtig ist und wer sich darauf verlässt
- Was man dafür tut - und was man besser lässt
- Wie das System mitschreibt, wer was getan hat
- Praxis-Übung: An Beispielen entscheiden, welches Vorgehen revisionssicher ist und welches nicht.
- 5. Fristen, Aufbewahrung und Löschen
- Warum Dokumente unterschiedlich lange aufbewahrt werden
- Aufbewahrungsfristen in einfachen Worten
- Wann etwas gelöscht oder ausgesondert wird
- Der einfache Bezug zum Datenschutz
- Praxis-Übung: Beispieldokumenten eine grobe Aufbewahrungsdauer zuordnen.
- Tag 2: 6. KI-Unterstützung im DMS - was moderne Werkzeuge können
- Dokumente automatisch der richtigen Akte und dem richtigen Vorgang zuordnen
- Automatisch verschlagworten und wichtige Angaben aus dem Dokument auslesen
- Gescanntes lesbar und durchsuchbar machen durch Texterkennung
- Lange Dokumente und Vorgänge auf das Wesentliche zusammenfassen
- In einfacher Sprache fragen, statt mühsam zu suchen
- Warum das Ergebnis immer geprüft werden muss und der Mensch entscheidet
- Praxis-Übung: An Beispielen ausprobieren, wie eine automatische Zuordnung und eine Zusammenfassung aussehen, und das Ergebnis bewerten.
- 7. KI im Alltag richtig nutzen
- Vorschläge der KI annehmen, ändern oder ablehnen
- Wo die KI hilft und wo sie sich irren kann
- Mit vertraulichen Inhalten vorsichtig umgehen
- Die eigene Verantwortung behalten
- Praxis-Übung: Einen KI-Vorschlag zur Ablage prüfen, bei Bedarf korrigieren und die Entscheidung begründen.
- 8. Wiederfinden und Ordnung halten
- Dokumente und Inhalte gezielt suchen und wiederfinden
- Sofern das DMS KI bietet: in natürlicher Sprache suchen und Inhalte zusammenfassen lassen
- Sinnvolle Benennung und Ablagestruktur im Team
- Praxis-Übung: Dieselbe Information einmal über die normale Suche und einmal über eine Frage in einfacher Sprache finden und vergleichen.
- 9. Sicher zusammenarbeiten als Gewohnheit und Peer-Review
- Wer was sehen und bearbeiten darf
- Kleine Routinen für saubere Akten
- Praxis-Übung (Peer-Review): Die Ablage einer anderen teilnehmenden Person gemeinsam ansehen und prüfen, ob sich alles leicht wiederfinden lässt und sauber abgelegt ist.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter aus Verwaltung, Innendienst und Backoffice
- Mitarbeitende, die von der Papierakte auf die elektronische Akte umsteigen
- Teams, die eine E-Akte einführen oder schon nutzen
- Alle, die sicher und ordentlich mit digitalen Akten arbeiten möchten
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen