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Schulung Dokumentenmanagement mit ELO: Einführung, Workflows und Archivierung
ELO ECM Suite: Von der E-Akte bis zur KI-gestützten Belegerfassung
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Beschreibung
Unternehmen profitieren von drastisch verkürzten Suchzeiten, rechtssicheren Ablageprozessen und einer nahtlosen Integration in vorhandene ERP- und Mail-Systeme, die ELO zum unverzichtbaren Wissensspeicher der gesamten Organisation macht.
Schulungsziel
Die Teilnehmenden erlernen die effiziente Nutzung und Administration der ELO ECM Suite. Ziel ist es, Dokumente strukturiert abzulegen (Metadaten/Verschlagwortung), automatisierte Workflows für Standardprozesse zu erstellen und die GoBD-konforme Langzeitarchivierung sowie die E-Mail-Archivierung aus Outlook sicherzustellen.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Architektur der ELO ECM Suite
- Komponenten: ELO Server, Indexserver, Archive und Datenbank-Anbindung.
- Client-Struktur: Web-Client, Java-Client und mobile Apps im Vergleich.
- Berechtigungskonzept: Zugriffssteuerung, Rollen und Gruppen im ECM.
- 2. Dokumentenablage und Suche
- Metadaten: Aufbau von Masken zur effizienten Verschlagwortung.
- Volltextsuche: Nutzung von iSearch für blitzschnelles Finden in Dokumenteninhalten.
- Versionierung: Dokumentenhistorie und Check-In/Check-Out-Mechanismen.
- 3. Digitale Workflows mit ELO
- Workflow-Designer: Grafische Modellierung von Geschäftsprozessen.
- Standard-Szenarien: Rechnungseingangsprüfung, Vertragsfreigabe und Urlaubsanträge.
- Eskalationsmanagement: Vertretungsregeln und Terminüberwachung in Workflows.
- 4. Revisionssichere Archivierung (GoBD)
- Rechtssicherheit: Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern.
- Aufbewahrungsfristen: Automatisierte Löschkonzepte und Langzeitspeicherung.
- Audit-Trail: Protokollierung aller Systemereignisse zur Nachvollziehbarkeit.
- 5. Die E-Akte: Personal, Projekt und Vertrag
- Aktenplan: Erstellung logischer Strukturen und Registerpläne.
- Vertragsakte: Fristenüberwachung und Wiedervorlagen für Vertragslaufzeiten.
- Personalakte: Datenschutzkonforme Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten.
- 6. Integration: Microsoft 365 und SharePoint
- SharePoint-Anbindung: Synchronisation und Ablage von Dokumenten aus Microsoft-Teams.
- Collaboration: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in der Microsoft-Cloud mit ELO-Archivierung.
- Cloud-Szenarien: Hybrid-Betrieb zwischen lokalem ELO und Microsoft Azure.
- 7. Outlook-Integration und E-Mail-Archivierung
- Direkt-Ablage: Archivierung von E-Mails und Anhängen direkt aus dem Outlook-Ribbon.
- Automatisierung: Regelbasierte Ablage von E-Mails in spezifische Projektakten.
- Compliance: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an die E-Mail-Aufbewahrung.
- 8. ERP-Integration (SAP & Co.)
- SAP-Schnittstellen: ArchiveLink-Anbindung und Datenaustausch mit SAP-Modulen.
- Belegverknüpfung: Automatischer Zugriff auf archivierte Rechnungen aus dem ERP-System.
- Stammdatenabgleich: Synchronisation von Lieferanten- und Kundendaten.
- 9. ELO + KI: Intelligent Capture
- Klassifikation: Automatische Erkennung von Dokumententypen (Rechnung, Lieferschein, Brief).
- Datenextraktion: KI-gestütztes Auslesen von Kopf- und Positionsdaten ohne manuelle Eingabe.
- Lerneffekte: Kontinuierliche Verbesserung der Erkennungsrate durch KI-Training.
- 10. Administration und Monitoring
- ELO Administration Console: Zentrale Verwaltung von Masken, Feldern und Benutzern.
- Backup & Recovery: Strategien zur Sicherung des Archivs und der SQL-Datenbanken.
- Performance-Optimierung: Tuning des Indexservers für große Datenmengen.
- 11. Praxis-Workshop: "The Digital Office Sprint"
- Modeling-Task: Entwurf eines einfachen Freigabe-Workflows für Reisekosten.
- Archiving-Task: Einrichtung einer automatisierten E-Mail-Archivierungsregel.
- Capture-Task: Konfiguration einer KI-Maske zur automatischen Erkennung von Lieferscheinen.
- Final Roadmap: Erstellung eines Phasenplans für den Rollout von ELO in einem Fachbereich.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- IT-Administratoren & ELO-Key-User: Zur Einrichtung und Wartung des Systems.
- Prozessmanager & Organisationsentwickler: Zur Digitalisierung von Workflows.
- Datenschutz- & Compliance-Beauftragte: Zur Sicherstellung der Revisionssicherheit.
- Fachbereichsleiter (HR, Buchhaltung, Recht): Zur Optimierung ihrer E-Akten.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
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| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen. | |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen