Bitte wählen Sie die Bereiche, die Sie exportieren möchten:
Schulung DocuWare: Cloud-DMS für digitale Geschäftsprozesse
Papierloses Büro 2.0: Intelligente Indexierung und Workflow-Management
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Beschreibung
Unternehmen profitieren von einer drastisch gesteigerten Transparenz, rechtssicherer Archivierung ohne eigene Serverkosten und einer modernen Arbeitsumgebung, die Mitarbeitenden ermöglicht, Aufgaben effizient im Büro oder mobil zu erledigen.
Schulungsziel
Die Teilnehmenden erlernen die Konfiguration und tägliche Nutzung von DocuWare Cloud. Ziel ist es, Dokumente mittels KI-gestützter Indexierung rechtssicher abzulegen, automatisierte Freigabeprozesse (Workflows) zu gestalten und digitale Formulare für Standardprozesse einzuführen, um die Durchlaufzeiten in der Verwaltung spürbar zu reduzieren.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Cloud-First: Architektur und Vorteile
- SaaS vs. On-Premise: Warum die Cloud-Lösung schneller skaliert.
- Sicherheit & Hosting: Rechenzentren, Verschlüsselung und Verfügbarkeit.
- Lizenzmodell: Benutzerrollen, Speicherplatz und Funktionsmodule.
- 2. Dokumenten-Management (DMS) Grundlagen
- Ablage-Logik: Briefkörbe, Archive und Felddefinitionen.
- Suche & Ergebnislisten: Effizientes Finden statt Suchen mit Volltext und Metadaten.
- Versionierung: Dokumentenhistorie und Bearbeitungskontrolle.
- 3. Intelligente Indexierung (KI-Erkennung)
- One-Click Indexing: Manuelles Markieren vs. KI-gestütztes Auslesen.
- Lerneffekte: Wie das System Rechnungstypen, Beträge und Lieferanten erkennt.
- Qualitätssicherung: Validierung der erkannten Daten gegen Stammdaten.
- 4. Der Workflow-Manager: Prozesse designen
- Visueller Designer: Erstellung von Entscheidungsbäumen und Prozesspfaden.
- Stempelkarten: Digitale Freigabestempel zur visuellen Prüfung im Dokument.
- Parallelfreigaben: Gleichzeitige Prüfung durch mehrere Abteilungen.
- 5. Eskalation und Stellvertretung
- Fristenüberwachung: Automatische Erinnerungen bei liegengebliebenen Aufgaben.
- Eskalations-Logik: Weiterleitung an Vorgesetzte bei Zeitüberschreitung.
- Stellvertreter-Regelungen: Sicherstellung der Prozessfähigkeit bei Abwesenheit.
- 6. Digitale Formulare im Einsatz
- Formular-Designer: Erstellung von Weboberflächen für Dateneingaben.
- Use Cases: Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und Bestellanforderungen.
- Workflow-Trigger: Automatische Prozessauslösung nach Formularübermittlung.
- 7. Integration: Outlook und Microsoft 365
- Connect to Outlook: E-Mails und Anhänge per Mausklick archivieren.
- Office-Integration: Direktes Speichern aus Word, Excel und PowerPoint.
- SharePoint-Brücke: Dokumente zwischen DocuWare und Teams synchronisieren.
- 8. ERP-Schnittstellen: SAP, DATEV & Co.
- Connect to DATEV: Übergabe von Buchungsdaten und Belegbildern.
- SAP-Anbindung: Verknüpfung von archivierten Dokumenten mit SAP-Vorgängen.
- Generische Schnittstellen: Datenaustausch via Webhooks und REST-API.
- 9. DocuWare Mobile: Arbeiten von überall
- App-Funktionen: Dokumente mit dem Smartphone scannen und indexieren.
- Mobile Freigaben: Aufgaben per Touch-ID/Face-ID von unterwegs bestätigen.
- Digitale Signatur: Integration externer Signatur-Dienste für rechtssichere Unterschriften.
- 10. Revisionssicherheit und Compliance
- GoBD-Konformität: Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Ablage.
- Berechtigungskonzept: Wer darf was sehen? (DSGVO-Anforderungen).
- Aufbewahrungsfristen: Automatische Löschvorgaben nach Ablauf gesetzlicher Fristen.
- 11. Praxis-Workshop: "The Digital Workflow Sprint"
- Setup-Task: Erstellung eines neuen Archivs inklusive Indexfeldern.
- Modeling-Task: Bau eines Freigabe-Workflows für eine Eingangsrechnung.
- Form-Task: Design eines digitalen Reisekostenformulars mit automatischer Archivierung.
- Final Roadmap: Erstellung eines Implementierungsplans für Ihren ersten Cloud-Prozess.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- IT-Administratoren & Digitalisierungsbeauftragte: Zur Einrichtung der Cloud-Umgebung.
- Prozessmanager & Abteilungsleiter: Zur Optimierung von Fachbereichs-Workflows.
- Finanzbuchhalter & Controller: Zur Automatisierung der Rechnungseingangsprüfung.
- HR-Manager: Zur Digitalisierung von Personalprozessen und Formularen.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
|
|
| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen. | |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
| ||
| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
|
|
Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen