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Schulung d.velop documents: DMS und digitale Prozesse
d.velop Masterclass: Nahtlose Integration in SAP, Microsoft 365 und DATEV
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Beschreibung
Unternehmen profitieren von einer drastisch gesteigerten Prozessgeschwindigkeit, rechtssicherer Archivierung ohne technologischen Ballast und einer zukunftssicheren Cloud-Strategie, die mit den Anforderungen der Organisation mitwächst.
Schulungsziel
Die Teilnehmenden erlernen die Konfiguration und operative Nutzung von d.velop documents. Ziel ist es, digitale Aktenstrukturen bedarfsgerecht aufzubauen, automatisierte Rechnungseingangsprozesse zu implementieren und die Cloud-Schnittstellen zu Microsoft 365 und ERP-Systemen sicher zu bedienen, um manuelle Such- und Ablageaufwände zu reduzieren
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. d.velop documents Architektur: Cloud vs. On-Premise
- Cloud-First Strategie: Vorteile der d.velop cloud (Skalierbarkeit, Updates).
- Hybrid-Szenarien: Verknüpfung lokaler Datenquellen mit Cloud-Services.
- User Interface: Navigation im Web-Client und personalisierte Dashboards.
- 2. Digitale Aktenführung (Personal, Kunden, Projekte)
- Aktenpläne: Logischer Aufbau von Registern und Dokumentenarten.
- Kontextbezogene Ablage: Automatische Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen.
- Berechtigungskonzept: Granulare Steuerung des Datenzugriffs auf Aktenebene.
- 3. Intelligenter Rechnungseingang (Invoices)
- KI-Extraktion: Automatisches Auslesen von Kopf- und Positionsdaten (OCR 2.0).
- Prüfungsworkflow: Sachliche und rechnerische Prüfung nach GoBD.
- Dunkelbuchung: Potentiale für die vollautomatisierte Verarbeitung.
- 4. Proaktives Vertragsmanagement (Contracts)
- Vertrags-Lifecycle: Von der Erstellung über die digitale Signatur zur Archivierung.
- Fristen-Monitoring: Automatisierte Benachrichtigung bei Kündigungs- oder Verlängerungsterminen.
- Reporting: Dashboard-Übersicht über Vertragsvolumina und Laufzeiten.
- 5. Workflow-Design und Prozessautomatisierung
- Grafischer Workflow-Designer: Modellierung von Genehmigungsschritten.
- Eskalationsmanagement: Umgang mit Liegezeiten und Stellvertreterregelungen.
- Ad-hoc Workflows: Flexibles Verteilen von Aufgaben ohne starre Prozessvorgaben.
- 6. Integration: Microsoft 365 & SharePoint
- d.velop for Office 365: Archivierung direkt aus Outlook, Word und Excel.
- Teams-Integration: Dokumente aus Microsoft Teams revisionssicher wegschreiben.
- Search-Federation: d.velop-Inhalte in der gewohnten Microsoft-Suche finden.
- 7. Integration: SAP & ERP-Systeme
- ArchiveLink & Content Server: Dokumentenzugriff direkt aus der SAP-GUI oder Fiori.
- Stammdatenabgleich: Synchronisation von Kreditoren- und Projektdaten.
- Vorgangsverknüpfung: Automatisches Anzeigen der Akte zum Buchungssatz.
- 8. Anbindung an DATEV
- Schnittstellen-Logik: Übergabe von Belegen und Buchungsstapeln an DATEV Unternehmen online.
- Steuerberater-Workflow: Effizienter Datenaustausch für den Jahresabschluss.
- Revisionssicherheit: Erfüllung der Anforderungen des Finanzamts.
- 9. d.velop sign: Die digitale Signatur
- Rechtssicherheit: Einhaltung der eIDAS-Verordnung (einfach, fortgeschritten, qualifiziert).
- Workflow-Einbindung: Automatisches Versenden von Verträgen zur Unterschrift.
- Nachweisbarkeit: Zertifikate und Prüfprotokolle direkt am Dokument.
- 10. Compliance, Datenschutz und GoBD
- Revisionssicheres Archiv: Unveränderbarkeit durch WORM-Speicherung/Cloud-Trust.
- Löschkonzepte: Automatisierte Vernichtung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen (DSGVO).
- Verfahrensdokumentation: Erstellung der notwendigen Unterlagen für das Audit.
- 11. Praxis-Workshop: "The Digital Office Builder"
- Setup-Task: Erstellung einer digitalen Projektakte inklusive Verschlagwortungsmaske.
- Workflow-Task: Bau eines Freigabe-Workflows für eine Eingangsrechnung (n-stufig).
- Integration-Task: Simulation einer Archivierung aus Outlook mit Metadaten-Mapping.
- Final Roadmap: Erstellung Ihres individuellen Phasenplans für den Rollout oder Cloud-Umstieg.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- IT-Administratoren & DMS-Verantwortliche: Zur Systempflege und Cloud-Anbindung.
- Prozessmanager & Digital Officers: Zur Digitalisierung von Fachbereichsworkflows.
- Leiter Finanzen & HR: Zur Optimierung der Beleg- und Aktenverwaltung.
- Compliance- & Datenschutzbeauftragte: Zur Sicherstellung der Revisionssicherheit.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
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| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen. | |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen