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Schulung DMS-Einführung: Dokumentenmanagement planen und umsetzen
Prozessoptimierung durch DMS: Workflows, Metadaten und Compliance
Schulungsformen
Offene Schulung
- 3 Tage
- 5 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 2.030,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Beschreibung
Unternehmen profitieren von drastisch reduzierten Suchzeiten, rechtssicherer Archivierung (GoBD/DSGVO) und einer modernen Prozesslandschaft, die medienbruchfreies Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinweg ermöglicht.
Schulungsziel
Die Teilnehmenden erlernen die systematische Planung und Einführung eines DMS. Ziel ist es, ein fachgerechtes Lastenheft zu erstellen, Dokumententypen und Metadatenmodelle zu definieren sowie eine Migrationsstrategie für bestehende Netzlaufwerke zu entwickeln, um die Projektlaufzeit zu verkürzen und Fehlentscheidungen bei der Softwarewahl zu vermeiden.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Initialisierung: Die DMS-Anforderungsanalyse
- Status-Quo-Aufnahme: Wo liegen die Schmerzpunkte (Suchzeiten, Redundanzen)?
- Stakeholder-Analyse: Wer braucht welche Funktionen (Archiv vs. Workflow)?
- Lastenheft-Erstellung: Funktionale vs. nicht-funktionale Anforderungen präzise formulieren.
- 2. Dokumentenklassen und Objekttypen
- Klassifizierung: Unterscheidung nach Dokumententypen (Rechnung, Vertrag, Lieferschein).
- Lebenszyklus: Definition von Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und Löschung.
- E-Akte-Konzepte: Zusammenführung loser Dokumente zu logischen Akteneinheiten.
- 3. Das Metadaten-Konzept (Indizierung)
- Weg von der Ordnerstruktur: Suche über Attribute statt über Pfade.
- Datenfelder: Pflichtfelder vs. optionale Felder, Auswahllisten und Datenbankabgleiche.
- Automatisierung: Möglichkeiten der automatischen Verschlagwortung (OCR/KI).
- 4. Ablagestruktur und Taxonomie
- Logische Ordnung: Entwicklung eines unternehmensweiten Aktenplans.
- Volltextsuche: Anforderungen an die OCR-Verarbeitung und Suchperformance.
- Zentralisierung: Vermeidung von Insellösungen in verschiedenen Abteilungen.
- 5. Berechtigungskonzept und Datensicherheit
- Rollenbasiert: Definition von Lese-, Schreib-, Lösch- und Administrationsrechten.
- DSGVO-Compliance: Schutz sensibler Daten und Protokollierung von Zugriffen.
- Mandantenfähigkeit: Trennung von Daten innerhalb einer DMS-Instanz.
- 6. Workflow-Design: Prozesse digitalisieren
- Prozesslandkarte: Identifikation automatisierbarer Abläufe (z.B. Posteingang).
- Workflow-Elemente: Aufgaben, Entscheidungen, Parallelisierung und Eskalation.
- Stellvertreterregelung: Sicherstellung der Prozessfähigkeit bei Abwesenheit.
- 7. Migration von Netzlaufwerken (Legacy Data)
- Datenbereinigung: "ROT-Daten" (Redundant, Obsolete, Trivial) identifizieren und entsorgen.
- Migrations-Strategien: Stichtags-Migration vs. sukzessive Übernahme ("Big Bang" vs. "Slow Flow").
- Mapping: Überführung alter Ordnernamen in neue Metadaten-Strukturen.
- 8. Schnittstellen und Integration (Ökosystem)
- ERP & CRM: Nahtlose Anbindung an SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce & Co.
- Office & Mail: Integration in Outlook und Microsoft 365.
- API & Webhooks: Offenheit des Systems für zukünftige Eigenentwicklungen.
- 9. Anbieterauswahl und Marktanalyse
- Evaluierung: Cloud-SaaS vs. On-Premise vs. Hybrid-Modelle.
- Kostenanalyse: TCO (Total Cost of Ownership) über 5 Jahre berechnen.
- Proof of Concept (PoC): Auswahlkriterien für die Shortlist und Teststellung.
- 10. Change Management: Die Anwender gewinnen
- Kulturwandel: Widerstände gegen neue Arbeitsweisen (Transparenz!) abbauen.
- Kommunikationsplan: Information der Mitarbeitenden in jeder Projektphase.
- Schulungskonzept: Key-User-Ausbildung und Multiplikatoren-Modell.
- 11. Praxis-Workshop: "The DMS Blueprint"
- Modeling-Task: Entwurf eines Metadaten-Schemas für eine Personalakte.
- Workflow-Task: Modellierung eines digitalen Rechnungsprüfungs-Prozesses.
- Selection-Task: Erstellung einer gewichteten Entscheidungsmatrix für die Softwarewahl.
- Final Roadmap: Erstellung eines Meilensteinplans für die ersten 6 Monate.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- IT-Leiter & CIOs: Zur strategischen Einordnung in die IT-Infrastruktur.
- Projektleiter & Business Analysten: Zur operativen Durchführung der Einführung.
- QM-Beauftragte & Archivare: Zur Sicherstellung von Standards und Revisionssicherheit.
- Abteilungsleiter (Finanzen/HR): Zur Gestaltung fachspezifischer Workflows.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch zum Seminar inklusive, das man nach Rücksprache mit dem Trainer individuell auswählen kann. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
| PC/VMs für jeden Teilnehmenden Hochwertige und performante Hardware Große, höhenverstellbare Bildschirme Zugang zu Ihrem Firmennetz erlaubt |
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| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter. | |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| KOMPASS — Förderung für Solo-Selbstständige | ||
Solo-Selbstständige können für dieses Seminar eine Förderung via KOMPASS beantragen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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|
Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 06.07.-08.07.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 14.09.-16.09.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 16.11.-18.11.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 2027 | ||||
| 05.04.-07.04.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 07.06.-09.06.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Unterstützung nach der Schulung durch
individuelle Nachbetreuung
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
Sie können unsere Schulungen auch als Remote Schulung im Virtual Classroom anfragen.
In drei Schritten zum Online Seminar im Virtual Classroom:
- Seminar auswählen und auf "Buchen" klicken
- Wählen Sie bei "Wie möchten Sie teilnehmen?" einfach "Online" aus.
- Formular ausfüllen und über den Button "Jetzt buchen" absenden.
Unser Kundenservice meldet sich bei Ihnen mit der Buchungsbestätigung.
Unsere Online Schulungen finden im Virtual Classroom statt. Ein Virtual Classroom bündelt mehrere Werkzeuge, wie Audio-Konferenz, Text-Chat, Interaktives Whiteboard, oder Application Sharing.
Vorteile von Virtual Classroom:
- Sie erhalten 1 zu 1 die gleiche Lernumgebung, die Sie auch vor Ort bei uns vorfinden
- Die technische Vorbereitung wird von den GFU-Technikern vorgenommen
- Sie erhalten remote Zugriff auf Ihren persönlichen Schulungs-PC im GFU-Seminarraum
- Die Virtual Classroom Lösung lässt sich auch im Browser betreiben
- Die GFU-Technik leistet wie gewohnt Soforthilfe bei Problemen
- Die Schulungsunterlagen bekommen Sie via DHL zugeschickt
- Sie sparen Reisekosten und Zeit
- 06. Jul. - 08. Jul. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 14. Sep. - 16. Sep. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 16. Nov. - 18. Nov. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 05. Apr. - 07. Apr. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 07. Jun. - 09. Jun. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- Auch als Inhouse-Schulung, bundesweit mit Termin nach Wunsch und individuellen Inhalten
- Buchen ohne Risiko! Kostenfreie Stornierung bis zum Vortag des Seminars
Die Seminare der GFU finden in angenehmer Atmosphäre statt und sind perfekt organisiert. Profitieren Sie von dem Rundum-Service der GFU!
Machen Sie sich keinen Kopf um die Anreise! Unser Shuttle fährt Sie. Oder Sie parken einfach auf einem extra für Sie reservierten Parkplatz.
Hotelzimmer gesucht? Wir organisieren Ihnen eins. Ihr Vorteil: Sie sparen Zeit und Geld!
Stornierung bei offenen Seminaren kostenfrei bis einen Tag vor Schulungsbeginn.
Unsere Techniker sind immer zur Stelle, egal ob online oder vor Ort.