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Was bedeutet Project

Microsoft Project ist eine Projektmanagementsoftware, die für Unternehmen aller Größenordnungen entwickelt wurde. Das Tool enthält Projektplanungsfunktionen, mit denen das Management einen Projektzeitplan erstellen, jede Projektaufgabe definieren und zuweisen, die Mitarbeiterplanung verwalten und den Projektstatus verfolgen kann. Die Software bietet anpassbare Vorlagen und visuelle Roadmaps für die Projektplanung.

Microsoft Project dient auch als Ressource für die Projektbudgetierung, mit deren Hilfe das Management die Kosten für ein komplexes Projekt schätzen und die Ressourcenzuweisung festlegen kann. Zusätzlich bietet dieses Tool Funktionen für das Projektportfoliomanagement (Microsoft PPM). Projektvorschläge können auf der Grundlage strategischer Geschäftstreiber und Ressourcenverwaltungsdaten analysiert und verglichen werden.

Microsoft Project bietet interaktive Dashboards (siehe auch Dashboards Schulung) und Berichtsfunktionen für die Verwaltung von Projekten. Mit diesem Tool kann das Management aufschlussreiche Berichte erstellen und Entscheidungen über Projektanträge, Projektzeitplan und Mitarbeiterplanung treffen. Planungsfunktionen wie ein Gantt-Diagramm und ein vorbelegtes Pulldown-Menü helfen bei der Maximierung der Projektplanung und vereinfachen den Planungsprozess für mehrere Projekte.

Microsoft Project ist in zwei Editionen erhältlich, der Standard- und der Professional Edition. Die Wahl zwischen diesen beiden Versionen hängt von den spezifischen Bedürfnissen des Teams ab. Es gilt als eine der heute am weitesten verbreiteten PC-basierten Projektmanagementsoftware, die den Projektmanagern zahlreiche Befugnisse verleiht. Dazu gehören die Planung von Sitzungen, die Überwachung der Arbeitsbelastung, die Aufzeichnung des Fortschritts, die Verfolgung der Finanzen, die Zuweisung von Aufgaben, die Definition von Ressourcen, die Festlegung von Zielen und die Ausarbeitung von Plänen.

Microsoft hat bereits zwei Versionen von Project veröffentlicht, 2016 und 2019. Die erste Version enthielt Aktualisierungen für Project Online, Project Pro für Office (mehr Infos Office Seminar) 365 (siehe auch Office 365 Schulung) und Project Professional. Sie enthielt auch einige der am häufigsten nachgefragten Funktionen wie Ressourcenkapazitätsplanung und Ressourcenmanagement. Nach einigen Jahren wurde es dann auf MS Project (mehr dazu MS Project Schulung) 2019 aktualisiert, das noch einige der alten Funktionen seines Vorgängers enthält, aber auch viele neue Funktionen. 
Microsoft Project kann vor Ort mit einer Benutzerlizenz oder in der Cloud (mehr Infos Cloud Training) mit einem monatlichen Abonnement bereitgestellt werden. Die webbasierte Lösung ermöglicht dem Management die Zusammenarbeit mit einem entfernten Projektteam unter Verwendung von Microsoft-Anwendungen über mobile Geräte.
 
Ein Projektplan ist ein wesentlicher Bestandteil des Werkzeugkastens eines jeden Projektmanagers. Es kann zwar verlockend sein, mit der Erledigung von Aufgaben so schnell wie möglich zu beginnen, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Strategie zu entwerfen, können Sie Geld und Ressourcen sparen. Ihr Projekt wird sich ständig verschieben, und Sie brauchen eine Projektplanvorlage, die mit der Zeit Schritt halten kann. 

Microsoft Project (MS Project) gibt es schon seit langer Zeit (die erste Ausgabe wurde 1984 auf den Markt gebracht) und ist ein fester Bestandteil im Arsenal eines Projektleiters. Und das aus gutem Grund - es enthält alle Tools, die Sie benötigen, um Ressourcen zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen, Pläne zu entwickeln, Budgets zu verwalten und Zeitpläne zu erstellen. Effektives Projektmanagement (mehr dazu Projektmanagement Schulungen) erfordert Werkzeuge wie MS Project, die sowohl flexibel sind als auch Struktur bieten. Microsoft Project hat jedoch einige Einschränkungen. Erstens funktioniert es nur auf PCs, und zweitens ist für die Nutzung von MS Project eine Lizenz erforderlich. Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft Project verwendet, stellen diese Probleme für Sie möglicherweise keine Herausforderung dar.

Project Server
Microsoft erweitert die Möglichkeiten von Microsoft Project mit Project Server und Project Web Access (mehr Infos Access Training) . Microsoft Project Server speichert Projektinformationen in einer zentralen SQL-Server- Datenbank (mehr dazu Datenbank Schulung) , die vor unberechtigtem Zugriff und Korruption geschützt ist. Ein Projektadministrator kann die Sicherheit kontrollieren, indem er Benutzer und Zugriffsrechte definiert. Das Project Center unterstützt Berichte innerhalb einer Organisation auf Projektebene. Manager können die Projektdetails aufschlüsseln. Für Aufgaben, Projekte und Ressourcen können unternehmensweite benutzerdefinierte Felder definiert werden (ähnlich wie benutzerdefinierte Felder in der Desktop-Anwendung Microsoft Project).

Der Projektmanager muss Projektpläne kommunizieren und Aufgabenzuweisungen an die Teammitglieder verteilen. Die Zuweisung von Aufgaben kann an die Homepages der Teammitglieder in Web Access verteilt werden. Diese müssen Status und Änderungen mitteilen, um den Projektleiter auf dem Laufenden zu halten. Project Server unterstützt die elektronische Kommunikation (siehe auch Kommunikation Schulungen) über das Web mittels Web Access. Die Teammitglieder können den Status ihrer Aufgaben über Project Web Access und die Liste Meine Aufgaben oder über ein Arbeitszeitblatt aktualisieren. Die Auslastung der Ressourcen kann mit dem Ressourcenzentrum pro Projekt und pro Ressource analysiert werden, so dass Organisationen den zukünftigen Ressourcenbedarf prognostizieren und die Ressourcen effizienter nutzen können.

Die Ansichtsdefinition ist mit Web Access einfacher zu verstehen und robuster als mit Microsoft Project. Zur Unterstützung der Standardisierung können die Ansichten geschützt werden. Project Server speichert benutzerdefinierte Kalender, Ansichten, Tabellen, Filter und Felder in einem unternehmensweiten Bereich, in dem Benutzer bei jedem Neustart von Microsoft Project Zugriff auf die neueste Version haben. Für jedes in Microsoft Project veröffentlichte Projekt kann ein Projektarbeitsbereich erstellt werden. Ein Projektarbeitsbereich ist eine Microsoft SharePoint-Teamsite, auf der das Projektteam Dokumente, Probleme und Risiken gemeinsam nutzen kann.

Sobald alle Einstellungen für die Ressource bestimmt und festgelegt sind, erlaubt Microsoft Project Server allen Zeitplänen, die für die Verwendung derselben Ressourcen erstellt werden. Dies ermöglicht es, eine gemeinsame Referenz zu haben, anstatt die gleichen Ressourcen in jedem Zeitplan immer wieder neu erstellen zu müssen. Mit dem Enterprise Resource Pool hat man die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, die Zuordnungen, Kapazität und Auslastung für eine Ressource über alle Zeitpläne auf dem Project Server hinweg anzeigen.

Verständnis für den Projektmanager
Wenn eine Person mit einer Aufgabe in Ihrem Projekt betraut wird, wissen Sie, wie viele andere Aufgaben diese Person hat, die sich mit der Arbeit, die Sie ihr gerade zugewiesen haben, überschneiden? Wie hoch ist die Gesamtkapazität dieser Person an einem bestimmten Tag? Oder, wie hoch ist ihre Kapazität für eine bestimmte Woche? Was sind die Fähigkeiten dieser Person? Wie ist die Auslastung dieser Person im Vergleich zu ihrer individuellen Kapazität?

Im heutigen Umfeld haben die meisten Menschen neben ihrer "regulären" Arbeit widersprüchliche Aufgaben und Rollen bei mehreren Projekten. Darüber hinaus haben sie möglicherweise auch noch administrative Aufgaben. Es kommt selten vor, dass eine Person 100% ihrer Zeit einem Projekt widmet. Manchmal sind dem Projektleiter (und der Organisation als Ganzes) nicht alle aktuellen Anforderungen, die an eine bestimmte Person gestellt werden, bekannt. Die Person kann mit "kleinen" Aufgaben in vielen verschiedenen Projekten betraut sein und es kann sich um eine Überkapazität handeln, aber niemand anders als die Person sieht diese Konflikte. Und leider sieht manchmal nicht einmal diese Person das Gesamtbild oder weiß nicht, was von ihr oder ihm in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten erwartet wird.

Das Verständnis der Variablen, die die Fähigkeit einer Person beeinflussen, einen Auftrag für Ihr Projekt zu erfüllen, wird sich direkt auf den Zeitplan und den letztendlichen Abschluss des Gesamtprojekts auswirken. Microsoft Project ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das es einem Projektmanager ermöglicht, die Ressourcenkapazität, die Auslastung, die verfügbaren Zeitrahmen, die Kosten und vieles mehr besser zu verstehen; leider wurde vielen Projektmanagern jedoch nie gezeigt, wie sie diese Fähigkeiten nutzen können.


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