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Schulung AI-Agenten für Bestand und Einkauf erstellen
Saisonalität, Trends, Lieferzeiten und Sicherheitsbestände pragmatisch und ohne Programmierung beherrschen.
Schulungsformen
Offene Schulung
- 3 Tage
- 5 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 2.030,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
KI-Agenten bieten 2026 einen pragmatischen Mittelweg: Sie helfen, Muster in den eigenen Verkaufs- und Bestelldaten zu erkennen, Saisonalität sichtbar zu machen, Lieferzeiten realistisch einzubeziehen und Bestellvorschläge in einer Form vorzubereiten, die ein Mensch in wenigen Minuten prüfen und freigeben kann. Der Schlüssel ist das MVP-Prinzip: Statt einer großen Lösung beginnen Sie mit dem kleinstmöglichen funktionierenden Agenten - einem Artikel, einem Lieferanten, einer Frage. Dann bauen Sie Schritt für Schritt aus.
Dieser Drei-Tage-Workshop richtet sich bewusst an Einsteigerinnen und Einsteiger ohne Programmier-Kenntnisse. Die Werkzeuge sind so gewählt, dass am Ende von Tag drei eine echte, eigene Routine läuft - nicht nur Folien gesehen wurden. Wichtige Grundregel: Bestellungen werden vom Agenten vorbereitet , aber von einem Menschen freigegeben .
Finden Sie den richtigen KI Kurs aus unserem Portfolio.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einer eigenen, lauffähigen Bedarfsprognose- und Bestellvorbereitungs-Routine, Vorlagen für mindestens zwei Lieferanten und einer 90-Tage-Roadmap mit messbaren Erfolgs-Ankern - tragfähig ab dem ersten Arbeitstag nach dem Seminar.
Details
Inhalt
1. KI im Bestand und Einkauf: Was geht, was nicht geht
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Was ein KI-Agent in einfachen Worten ist: ein Programm, das Daten anschaut, Muster erkennt, Vorschläge macht und einen Bericht oder Entwurf liefert.
- Was KI-Agenten im Bestand und Einkauf gut können: Verkaufs-Muster erkennen, Saisonalität sichtbar machen, Bestellvorschläge entwerfen, Bestell-E-Mails formulieren, Auffälligkeiten melden.
- Was sie nicht gut können: zukünftige Krisen vorhersehen, Lieferanten-Streitigkeiten lösen, ohne saubere Daten zaubern.
- Realistisches Erwartungs-Niveau: ein KI-Agent ist eine Assistenz, kein Ersatz für die Einkäuferin oder den Einkäufer.
- MVP-Prinzip: Lieber heute eine kleine Lösung haben, die für drei Artikel läuft, als in drei Monaten eine große, die nie fertig wird.
- Die wichtigste Regel: der Mensch gibt frei. Der Agent bereitet vor, prüft und schlägt vor - die Bestellung verlässt das Haus erst nach Freigabe.
- Anti-Muster bei Anfängerinnen und Anfängern: zu viele Artikel auf einmal, schmutzige Daten, blindes Vertrauen in die KI-Antwort.
- Praxis-Übung: Eigene Standort-Bestimmung - drei bis fünf Artikel oder Artikel-Gruppen benennen, bei denen Sie sich von einem KI-Agenten Unterstützung wünschen, je zwei konkrete Fragen aufschreiben (z.B. „Wann muss ich nachbestellen?", „Wie viel sollte ich bestellen?").
- Mindest-Datensatz für eine einfache Prognose: Artikelnummer, Bezeichnung, Verkaufs-Mengen pro Woche oder Monat über mindestens zwölf Monate, aktueller Bestand.
- Ergänzende Daten, die helfen: Mindestbestand, durchschnittliche Lieferzeit, bevorzugter Lieferant, Mindestbestellmenge, Packungsgrößen.
- Daten aus dem ERP holen: typische Export-Wege in Excel (CSV-Export, Berichts-Funktion, Datawarehouse).
- Daten-Hygiene: doppelte Einträge, leere Felder, falsche Einheiten, ausgelaufene Artikel.
- Vertraulichkeit: was darf in welches Werkzeug, was bleibt im Haus - erste Sortierung vor den Übungen.
- Excel als Werkstatt: Pivot-Tabellen für schnelle Zusammenfassungen, einfache Diagramme zur Mustererkennung.
- ABC- und XYZ-Klassifikation in einfachen Worten: welche Artikel sind wichtig (A), welche sind planbar (X), wo lohnt sich der Aufwand.
- Praxis-Übung: Eigene Daten-Werkstatt - mit eigenen oder bereitgestellten Beispieldaten eine saubere Excel-Tabelle für drei bis zehn Artikel aufbauen, ABC-Einordnung vornehmen, erste Pivot-Auswertung der letzten zwölf Monate erstellen.
- Werkzeug-Auswahl für Einsteiger: ChatGPT mit Datei-Upload und Daten-Analyse, Claude mit Datei-Upload, Microsoft Copilot in Excel.
- Erste einfache Variante: Excel-Datei in ChatGPT oder Claude hochladen, klare Frage stellen, Ergebnis prüfen.
- Prompt-Bausteine: klare Rolle für den Agenten („Du bist Einkaufs-Assistenz"), klare Quelle (die hochgeladene Datei), klare Frage („Welche Verkaufs-Mengen erwartest Du für die nächsten vier Wochen?"), klares Antwort-Format (Tabelle).
- Erster MVP in der Praxis: ein Artikel, ein Jahr Verkaufs-Daten, eine Frage - Prognose für den nächsten Monat, gefolgt von einer einfachen Bestellvorschlags-Logik.
- Plausibilitäts-Prüfung: stimmt der Vorschlag mit Ihrer Erfahrung überein? Wenn nicht - warum nicht? Welche Annahmen hat die KI gemacht?
- Erfolgs-Kriterium: Sie bekommen einen Vorschlag mit Begründung, den Sie einer Kollegin oder einem Kollegen erklären könnten.
- Praxis-Übung: Erster Prognose-MVP - mit ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot eine erste Bedarfsprognose für einen einzigen Artikel auf Basis Ihrer Daten erstellen, das Ergebnis kommentieren und mit der eigenen Erfahrung abgleichen.
4. Saisonalität und Trends sichtbar machen
- Saisonalität in einfachen Worten: regelmäßige Schwankungen über das Jahr (Weihnachten, Sommer, Schulanfang, Branchen-Events).
- Trends in einfachen Worten: langfristige Entwicklungen (wachsende oder schrumpfende Nachfrage, neue Sortiments-Gruppen).
- Erkennen mit dem Auge: einfache Liniendiagramme über mehrere Jahre.
- Erkennen mit KI: Verkaufsdaten hochladen und nach Saison-Mustern und Trends fragen - der Agent macht die Auswertung sichtbar.
- Unterschied zwischen Muster und Zufall: nicht jeder Ausschlag ist Saisonalität, nicht jeder Anstieg ist Trend.
- Sonder-Effekte erkennen und kennzeichnen: Aktionen, Lieferengpässe, einmalige Großaufträge - im Datensatz markieren, damit die Prognose sie nicht für Standard hält.
- Branchen-Beispiele für typische Saison-Verläufe: Lebensmittel, Mode, Bau-Bedarf, Industrie-Zulieferung.
- Praxis-Übung: Saison- und Trend-Werkstatt - für die eigenen Artikel mit dem KI-Werkzeug Saison-Muster und Trends sichtbar machen, je Artikel die drei stärksten Saison-Monate sowie die Trend-Richtung der letzten zwei Jahre dokumentieren.
- Lieferzeit in einfachen Worten: Zeit von der Bestellung bis zum Wareneingang - mit allen typischen Schwankungen.
- Typische Schwankungs-Ursachen: Wochenende, Feiertage, Verzollung, Saison-Engpässe, Lieferanten-Probleme.
- Daten-Erhebung zur Lieferzeit: aus dem ERP, aus Lieferschein-Historie, aus dem Gedächtnis - Stärken und Schwächen der jeweiligen Quelle.
- Sicherheitsbestand in einfachen Worten: Puffer für Unsicherheiten in Verkauf und Lieferzeit.
- Einfache Regel-Logik: Meldebestand ist gleich erwarteter Verbrauch in der Lieferzeit plus Sicherheitsbestand.
- Was die KI hier beiträgt: aus Verkaufs- und Lieferzeit-Daten plausible Vorschläge für Meldebestand und Sicherheitsbestand erzeugen, mit Begründung.
- Mindestbestellmengen, Packungsgrößen und Staffel-Preise als praktische Zusatz-Größen.
- Praxis-Übung: Lieferzeit- und Sicherheitsbestands-Werkstatt - für die eigenen Artikel mit dem KI-Werkzeug Vorschläge für Meldebestand und Sicherheitsbestand erzeugen, je Artikel mit Begründung dokumentieren, Plausibilität gegen eigene Erfahrung prüfen.
- Vom Prognose-Ergebnis zum Bestellvorschlag: Brücke zwischen erwartetem Bedarf, aktuellem Bestand, Lieferzeit und Sicherheitsbestand.
- Bestellvorschlags-Tabelle als Ergebnis-Format: Artikel, aktueller Bestand, Prognose-Bedarf, vorgeschlagene Bestellmenge, bevorzugter Lieferant, Bemerkung.
- Bemerkung-Spalte als Begründungs-Spalte: warum schlägt der Agent gerade diese Menge vor - wichtig für Vertrauen und Prüfbarkeit.
- Ausnahmen markieren: Artikel mit unklarer Datenlage, Artikel mit ungewöhnlichem Verlauf, Artikel mit kurz bevorstehender Aktion.
- Vorschläge sortieren: nach Dringlichkeit, nach Lieferant, nach Wert - je nach Arbeitsfluss.
- Gegen-Prüfung durch den Menschen: die Liste ist ein Vorschlag, nicht eine Anweisung - jede Position wird geprüft.
- Mengen-Optimierung mit gesundem Menschenverstand: nicht jedes Optimum aus der Formel ist im echten Lager sinnvoll.
- Praxis-Übung: Bestellvorschlags-Werkstatt - mit dem KI-Werkzeug eine Bestellvorschlags-Tabelle für die eigenen Artikel erzeugen, jede Position mit Begründung, anschließend manuell prüfen und mindestens drei Positionen begründet anpassen.
7. Lieferanten-Anbindung und Bestellung vorbereiten
- Bestell-E-Mail als einfacher Ausgangs-Kanal: Anrede, Bestelldaten, gewünschtes Lieferdatum, Hinweise, Freundlicher Abschluss.
- Bestell-Vorlagen pro Lieferant: jeder Lieferant hat seine Eigenheiten, eine eigene Vorlage spart Aufwand.
- KI als Entwurfs-Hilfe: aus der Bestellvorschlags-Tabelle einen E-Mail-Entwurf an den jeweiligen Lieferanten erzeugen lassen.
- Anhänge: PDF mit den Positionen, strukturierte CSV-Datei für Lieferanten, die das einlesen können.
- Automatisierung für Einsteiger: in Make.com, n8n oder Power Automate einen einfachen Ablauf bauen, der aus einer freigegebenen Tabelle E-Mail-Entwürfe in den Postausgang stellt - Versand erfolgt durch den Menschen.
- Bestätigungs-Abgleich: Lieferanten-Auftrags-Bestätigung mit dem eigenen Vorschlag vergleichen, Abweichungen markieren.
- Wareneingangs-Schleife: nach Lieferung Soll-Ist-Vergleich, Rückfluss in die Daten-Basis.
- Lieferanten-spezifische Schnittstellen (EDI, Webshop, ERP-Anbindung) als Ausblick - im Workshop-Rahmen nicht im Detail.
- Praxis-Übung: Bestell-Vorbereitungs-Werkstatt - aus einer eigenen Bestellvorschlags-Tabelle mit dem KI-Werkzeug E-Mail-Entwürfe für zwei verschiedene Lieferanten erzeugen, eine einfache Automatisierung in Make.com, n8n oder Power Automate skizzieren, die diesen Schritt regelmäßig vorbereitet.
- Mensch-Freigabe als Grundregel: jede Bestellung mit Geld-Wirkung wird von einer berechtigten Person freigegeben, der Agent ist Vorbereiter, nicht Entscheider.
- Vertretungs-Berechtigung und Vier-Augen-Prinzip: wer darf bis zu welcher Wertgrenze freigeben, ab wann braucht es eine zweite Unterschrift.
- DSGVO im Einkaufs-Kontext: Lieferanten-Kontakte sind personenbezogene Daten, sparsam verwenden, nicht in unsichere Werkzeuge geben.
- Geschäftsgeheimnis-Schutz: Stammdaten, Margen, strategische Lieferanten-Listen gehören nicht in beliebige öffentliche KI-Werkzeuge.
- Werkzeug-Auswahl mit Augenmaß: Enterprise-Varianten von ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot mit Daten-Schutz-Zusagen versus Privat-Konten.
- EU-AI-Act seit 2. August 2026: bei rein vorbereitender Tätigkeit mit menschlicher Freigabe in der Regel unkritisch - Sie sollten den Hinweis trotzdem kennen.
- Lieferanten-Wettbewerb fair halten: KI-gestützte Preis-Beobachtung ist erlaubt, abgesprochene Preis-Bildung mit Konkurrenten verboten.
- Saubere Dokumentation: jede Bestell-Entscheidung soll nachvollziehbar sein, Begründungen aus dem Agenten in der Bestell-Akte aufbewahren.
- Praxis-Übung: Eigene Leitplanken-Liste - fünf konkrete „Tue ich"-Punkte und fünf konkrete „Tue ich nicht"-Punkte für die eigene Einkaufs-Routine mit KI-Unterstützung formulieren, Wertgrenzen für Freigaben festhalten.
- Zustand nach drei Tagen: was läuft schon (Prognose, Bestellvorschlag, E-Mail-Entwurf), was ist noch Skizze.
- Erste 30 Tage: die Routine für drei bis fünf wichtige Artikel oder Artikel-Gruppen wöchentlich fest einbauen.
- Zweite 30 Tage: weitere Artikel hinzunehmen, Saison-Sortimente einplanen, Vorlagen pro Lieferant verfeinern.
- Dritte 30 Tage: einfache Erfolgs-Anker messen (Bestand-Reichweite, Bestell-Aufwand, Anzahl manueller Eingriffe), Kolleginnen und Kollegen einbeziehen.
- Einbettung in den Wochenablauf: feste Termine für Datenexport, Prognose-Lauf, Vorschlags-Prüfung und Lieferanten-Versand.
- Risiko-Plan: Was tun, wenn ein Werkzeug ausfällt, ein Lieferant nicht reagiert, eine Prognose ungewöhnlich aussieht.
- Lern-Partnerschaft: einen Sparring-Buddy aus dem Seminar wählen für gegenseitige Rückmeldung.
- Praxis-Übung: Persönliche 90-Tage-Roadmap - konkreter Routine-Stand am Ende von Tag drei, drei monatliche Meilensteine, drei messbare Erfolgs-Anker (z.B. Reduktion Out-of-Stock-Tage, Reduktion Überbestand, Zeit-Aufwand pro Bestellrunde), Sparring-Buddy aus dem Seminar.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Einkäuferinnen und Einkäufer: Die wiederkehrende Bestellvorgänge mit KI-Unterstützung beschleunigen und qualitativ verbessern wollen.
- Disponentinnen und Disponenten sowie Bestands-Verantwortliche: Die Saisonalität, Trends und Lieferzeiten in der Bedarfsprognose systematisch berücksichtigen möchten.
- Inhaberinnen und Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen: Die Einkauf und Bestand in Eigenregie steuern und entlasten wollen.
- Materialwirtschafts- und Lager-Leitungen: Die einen ersten KI-gestützten Beobachtungs- und Vorschlags-Stand für ihr Team aufbauen.
Abgrenzung: Vermittelt einen anfänger-freundlichen Workshop-Einstieg in KI-gestützte Bedarfsprognose und Bestellvorbereitung nach dem MVP-Prinzip - nicht klassische Materialwirtschafts-Schulung ohne KI-Bezug (dafür: ERP- und Disponenten-Schulungen im Bestand), nicht tiefe ERP-Integrations-Schulung für IT-Teams, nicht Engineering-Schulung für Entwicklerinnen und Entwickler (dafür: Multi-Tool Agentic Engineering 2026), nicht reine ChatGPT- oder Claude-Schulung. Fokussiert auf das praktische Bauen einer einfachen, eigenen Prognose- und Bestellvorbereitungs-Routine Schritt für Schritt.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet - auch bei Seminaren inkl. Prüfungsgebühr. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| KOMPASS — Förderung für Solo-Selbstständige | ||
Solo-Selbstständige können für dieses Seminar eine Förderung via KOMPASS beantragen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 14.09.-16.09.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 16.11.-18.11.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 2027 | ||||
| 25.01.-27.01.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 29.03.-31.03.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 31.05.-02.06.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
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- 14. Sep. - 16. Sep. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
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- 31. Mai - 02. Jun. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
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