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Schulung Mobile Daten-Erfassung für Außendienst und Handwerk

In kleinen Schritten vom ersten Erfassungs-Formular über Foto-, Mess- und Skizzen-Lage mit Smartphone und Tablet 

3 Tage / S7074
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Schulungsformen

Inhouse-/Firmenschulung

  • 3 Tage - anpassbar
  • Termin nach Wunsch
  • In Ihrem Hause oder bei der GFU
  • Preis nach Angebot

  • Lernumgebung in der Cloud
  • Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Präsenz Online Hybrid

Beschreibung

Außendienst und Handwerk arbeiten 2026 oft noch mit Block, Stift und Papier. Der Wartungs-Techniker schreibt sein Protokoll auf einen Vordruck, fotografiert mit dem Smartphone, klebt zu Hause die Bilder in die Akte, gibt die Stunden in das Büro-Programm ein. Der Sachverständige bringt Akten-Ordner mit auf die Begehung. Die Schaden-Aufnahme wird mit Bleistift in einen Block geschrieben und in der Mittagspause in das System getippt. Der Bau-Fortschritt wird mit Foto und Telefonat dokumentiert. Das Ergebnis ist Doppel-Arbeit, fehleranfällig, schlecht durchsuchbar und gerichts-untauglich.
Mobile Daten-Erfassung schließt diese Lücke. Ein einfaches Formular auf dem Smartphone oder Tablet, mit Pflicht-Feldern, Foto-Anbindung, GPS-Stempel und automatischer Zeit-Erfassung erspart pro Vorgang häufig zwischen 15 und 45 Minuten Doppel-Arbeit. Die Werkzeug-Welt ist 2026 reif und in vielen Fällen kostenfrei für den Einstieg verfügbar: Microsoft Forms und Power Apps, KoBoToolbox als Open-Source-Standard, SafetyCulture als Markt-Führer für Audits und Begehungen, QField mit Mergin Maps für GIS-Anbindung, GoCanvas und Fulcrum als spezialisierte Form-Werkzeuge.
KI-Hilfen haben die Erfassung 2026 weiter beschleunigt. Sprach-Eingabe per Whisper-Transkription wandelt Diktate in strukturierten Text. GPT-5 mit Vision und Claude mit Vision erkennen aus einem Foto Mängel und Bauteile. Microsoft Copilot in Power Apps generiert ein passendes Formular aus einer Sprach-Aufgabe. Magicplan und Polycam vermessen einen Raum mit LiDAR in Minuten.
Was 2026 zählt, ist ein pragmatischer Einstieg, der nach dem MVP-Prinzip vorgeht: Lieber heute ein einfaches Erfassungs-Formular für einen einzigen Vorgang bauen, das die Außendienst-Mannschaft sofort nutzen kann, als in vier Wochen eine Power-Apps-Lösung mit zwanzig Bildschirmen ohne Anwender-Test. Dieser Drei-Tage-Workshop führt in elf Kapiteln vom ersten Formular über Foto- und Mess-Werkstatt, KI-Hilfen, Cloud-Anbindung und Recht-Disziplin bis zur eigenen 90-Tage-Roadmap.

Schulungsziel

Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit mindestens einem produktiv-fertigen Erfassungs-Formular für einen realen betrieblichen Vorgang, einer eigenen Foto- und Mess-Werkstatt-Erfahrung, einer ersten KI-Hilfen-Lage, einem eingerichteten Cloud-Anbindungs-Workflow, einer abgesicherten DSGVO-, Mitbestimmungs- und EU-AI-Act-Lage und einer 90-Tage-Roadmap mit messbaren Ankern - tragfähig ab dem ersten Arbeitstag nach dem Seminar.

Details

Inhalt

Tag 1: Grundlagen, Werkzeug-Welt, erstes Werkstück
1. Was mobile Daten-Erfassung für Außendienst und Handwerk leistet
  • Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
    • Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
  • Drei Stufen: einfaches Formular mit Pflicht-Feldern und Foto, Formular mit Logik und Cloud-Anbindung, vollwertige mobile App mit Offline-Fähigkeit und Workflow-Logik.
  • Typische Anwendungs-Fälle: Wartungs-Protokolle, Service-Berichte, Schaden-Aufnahme, DGUV-Begehungen, Bau-Fortschritt, Inventur, Kunden-Auftrags-Erfassung, Asset-Management.
  • Was mobile Erfassung gut kann: Doppel-Arbeit vermeiden, Daten-Vollständigkeit absichern, Foto-Beweis mit GPS- und Zeit-Stempel, Offline-Erfassung mit späterer Synchronisation.
  • Wirtschaftlichkeits-Bild: Werkzeug-Gebühren zwischen kostenfrei (Microsoft Forms, KoBoToolbox, QField) und 20 bis 80 Euro pro Anwender und Monat; Zeit-Ersparnis pro Vorgang 15 bis 45 Minuten.
  • Praxis-Übung: Eigene Standort-Bestimmung - drei konkrete Erfassungs-Vorgänge beschreiben, das wichtigste erste Ziel festlegen, eine Skizze des wichtigsten Vorgangs mit Feldern und Anschluss-Stellen anlegen.
2. Werkzeug-Welt 2026
  • Microsoft-365-Welt: Forms als einfacher Einstieg (kostenfrei in M365), Power Apps als No-Code-App-Werkstatt (Premium-Lizenz), Lists für Listen-basierte Erfassung mit Mobile-Sicht.
  • Open-Source-Standard: KoBoToolbox (NGO-Standard, ODK-kompatibel, Offline-Fähigkeit), ODK selbst für Eigen-Server-Lagen.
  • Spezialisten: SafetyCulture (vormals iAuditor, Markt-Standard für Audits und Begehungen), GoCanvas, Fulcrum, Forms On Fire (form-basierte Spezialisten), ArcGIS Field Maps und Survey123 (Esri-Welt), QField mit Mergin Maps (GIS-Welt).
  • Handwerk-spezifische DACH-Lösungen: HERO Software, Streit V.1, MOS'aik, plancraft, OpenHandwerk mit jeweils eigener Mobile-Anwendung.
  • Praxis-Übung: Eigene Werkzeug-Auswahl - aus den eigenen Anwendungs-Fällen die zwei besten Werkzeug-Kombinationen herleiten, Test-Konten bei einer Microsoft-Lösung, einer Open-Source-Lösung und einem Spezialisten einrichten.
3. Erster MVP: ein Erfassungs-Formular in Microsoft Forms oder KoBoToolbox
  • Konzept-Werkstatt: fünf bis fünfzehn Felder, eine klare Aufgabe, eine eindeutige Anwender-Rolle, eine eindeutige Verwertungs-Lage (E-Mail, PDF, Cloud-Speicher, Bestands-System).
  • Pflicht-Felder versus Optional-Felder: Pflicht für unverzichtbare Angaben (Datum, Auftrags-Nummer, Pflicht-Foto, Stunden), Optional für ergänzende Bemerkungen.
  • Feld-Typen in einfachen Worten: Text, Auswahl-Liste, Mehrfach-Auswahl, Zahl, Datum, Foto-Anhang, Unterschrift, GPS-Standort, QR- oder Barcode-Lese-Feld.
  • Anwender-Test als Pflicht-Schritt: das Formular wird vor produktivem Einsatz von einer realen Anwender-Person auf dem Smartphone durchgespielt.
  • Praxis-Übung: Erster MVP - in Microsoft Forms oder KoBoToolbox ein eigenes Erfassungs-Formular für einen realen Vorgang bauen (mindestens fünf Pflicht-Felder, ein Foto-Anhang, ein Datum, ein Standort), in eine Test-Umgebung veröffentlichen, ersten Smartphone-Test durchführen.
Tag 2: Formular-Tiefe, Foto- und Mess-Welt, KI-Hilfen
4. Formular-Logik: Pflichtfelder, Validierung, Anzeige-Regeln
  • Anzeige-Logik in einfachen Worten: bestimmte Felder erscheinen nur, wenn frühere Felder bestimmte Werte haben (z.B. „Wenn Mangel ja, dann erscheinen Mangel-Beschreibung und Mangel-Foto").
  • Validierungs-Regeln: Zahl-Bereich (Stunden zwischen 0 und 24), Pflicht-Anzahl (mindestens drei Fotos), Datum-Bereich (nicht in der Zukunft).
  • Berechnungs-Felder und Auswahl-Listen aus Stamm-Daten: Kunden-Liste aus dem Bestands-System, Artikel aus dem Material-Stamm, automatische Berechnung von Gesamt-Stunden oder Positions-Werten.
  • Wieder-Verwendungs-Logik: ein Formular pro Vorgangs-Typ mit gemeinsamer Feld-Bibliothek.
  • Praxis-Übung: Formular-Aufbau-Werkstatt - das MVP-Formular aus Kapitel 3 mit Anzeige-Logik, Validierungs-Regeln und einer Auswahl-Liste aus eigenem Stamm-Daten-Bestand ergänzen, zweiten Anwender-Test durchführen.
5. Offline-Lage, QR-/Barcode-Lesung, Unterschrift
  • Offline-Erfassung als Pflicht für Außendienst: Funk-arme Lagen sind die Regel (Keller, Berg, Land), das Werkzeug muss offline-fähig sein und beim Wieder-Anschluss synchronisieren.
  • Offline-Welt der Werkzeuge: KoBoToolbox, QField, SafetyCulture, GoCanvas, ArcGIS Field Maps mit voller Offline-Fähigkeit; Power Apps offline-fähig über Mobile-Anwendung; Microsoft Forms eingeschränkt.
  • QR- und Barcode-Lesung: aus einem Aufkleber an einer Maschine den Maschinen-Datensatz aufrufen, aus einem Barcode am Artikel die Material-Daten ins Formular übernehmen.
  • Unterschrift-Lage: digitale Unterschrift auf dem Tablet als Kunden-Bestätigung, eIDAS-Stufe der Unterschrift bewusst wählen (einfache eSignatur reicht für die meisten Außendienst-Vorgänge).
  • Praxis-Übung: Erweiterungs-Werkstatt - das Formular um eine QR-Code-Lese-Lage, eine Offline-Test-Lage und eine Unterschrift-Lage ergänzen, eine Test-Erfassung im Flug-Modus (offline) und spätere Synchronisation durchspielen.
6. Foto-, Mess- und Skizzen-Welt: Magicplan, Polycam, Microsoft Lens, Bluebeam Revu Mobile
  • Foto-Lage im Erfassungs-Vorgang: Pflicht-Fotos (vor, während, nach), Übersicht- und Detail-Aufnahmen, automatischer GPS- und Zeit-Stempel im Bild-Metadatum.
  • LiDAR-Vermessung mit Magicplan: aus einem Smartphone- oder Tablet-Scan wird ein Grundriss mit Maßen erzeugt - für Schaden-Aufnahme, Bestands-Dokumentation, Wohnungs-Aufmaß.
  • 3D-Scan mit Polycam: aus einem LiDAR-Scan ein 3D-Modell für komplexe Räume und Maschinen-Aufnahme; Dokument-Erfassung mit Microsoft Lens oder Adobe Scan für Lieferschein und Vor-Ort-Dokumente.
  • Plan-Markierung mit Bluebeam Revu Mobile oder PDF Annotator: in einem mitgeführten Bau-Plan werden Mängel oder Änderungen direkt eingetragen.
  • Praxis-Übung: Foto- und Mess-Werkstatt - mit Smartphone drei Erfassungs-Fotos zu einem Vorgang aufnehmen (Übersicht, Detail, Mangel), mit Magicplan oder Polycam einen Raum-Scan probieren, ein Dokument mit Microsoft Lens erfassen, die Ergebnisse in das Formular einbinden.
7. KI-Hilfen 2026: Sprach-Erfassung, Bild-Erkennung, Auto-Ausfüllung
  • Sprach-Eingabe per Whisper-Transkription: Diktat ins Smartphone-Mikrofon, automatische Umwandlung in strukturierten Text, Einspeisung in das Formular-Feld - besonders nützlich für lange Bemerkungs-Felder.
  • Bild-Erkennung mit GPT-5-Vision, Claude-Vision oder Microsoft Copilot-Vision: aus einem Foto werden Bauteile, Mess-Werte oder Type-Schild-Daten erkannt und in Felder übernommen.
  • Vorsicht bei KI-Bild-Erkennung: KI-Aussagen sind Vorschläge, nicht verbindliche Befunde - Mensch-Endkontrolle unverzichtbar, bei sicherheits-relevanten Lagen Fach-Expertise.
  • Daten-Schutz bei KI-Hilfen: keine sensiblen Daten in KI-Werkzeuge ohne AVV und EU-Daten-Standort, bei sensiblen Anwendungen (Personal, Gesundheit) besondere Sorgfalt.
  • Praxis-Übung: KI-Hilfen-Werkstatt - eine Sprach-Eingabe in ein Formular-Feld mit Whisper-Transkription testen, ein Foto mit GPT-5-Vision oder Claude-Vision auswerten lassen, das Ergebnis ins Formular übernehmen, mit der Original-Lage abgleichen.
Tag 3: Cloud-Anbindung, Recht, Routine
8. Cloud-Anbindung und Workflow-Automatisierung
  • Datenfluss-Logik in einfachen Worten: vom Smartphone in die Cloud, von der Cloud in das Bestands-System, gegebenenfalls Rück-Lauf zur Bestätigung.
  • Cloud-Anbindungs-Werkzeuge: Microsoft Power Automate (in M365 enthalten), Zapier und Make (No-Code für nicht-Microsoft-Lagen), n8n als Open-Source-Alternative.
  • Übergabe-Lagen: PDF-Bericht aus dem Erfassungs-Werkzeug erzeugen und in Cloud-Ordner ablegen, direkte API-Anbindung an Bestands-System, CSV-Export für Buchhaltungs-Übergabe.
  • Berechtigungs- und Synchronisations-Lage: wer darf welche Daten sehen, Echt-Zeit- versus geplante Synchronisation.
  • Praxis-Übung: Anbindungs-Werkstatt - einen einfachen Workflow mit Power Automate, Zapier oder Make einrichten („Wenn neues Formular eingeht, sende PDF an Kunden-Mail und lege Kopie in SharePoint-Ordner"), eine Test-Übergabe durchführen.
9. Anschluss an ERP, CRM und Handwerks-Software
  • Anschluss an deutsche Handwerks-Software: HERO Software, Streit V.1, MOS'aik, plancraft, OpenHandwerk mit jeweils eigenen Schnittstellen oder Mobile-Anwendungen.
  • Anschluss an Buchhaltung: DATEV, Lexware, sevdesk meist über CSV-Export oder API-Schnittstelle.
  • Anschluss an CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho über Workflow-Automation.
  • GIS- und Karten-Anbindung: aus QField oder ArcGIS Field Maps direkt in das eigene GIS-System, mit Visualisierung auf Web-Karte für Innendienst.
  • Praxis-Übung: Anschluss-Skizze - für den eigenen Erfassungs-Vorgang eine Anschluss-Karte zeichnen (welche Software, welche Felder, welche Übergabe-Lage, welche Aktualisierungs-Frequenz), drei mögliche Schwach-Stellen und ihre Behebung notieren.
10. Recht: DSGVO, Mitbestimmung, EU-AI-Act, Beweis-Kraft, Aufbewahrung
  • DSGVO bei mobilen Erfassungs-Vorgängen: jedes Foto und jeder Standort enthält personenbezogene Daten; AVV nach Art. 28 mit jedem Cloud-Anbieter, Verarbeitungs-Verzeichnis, Daten-Standort-Disziplin (EU bevorzugt).
  • Mitbestimmung im Betrieb (Betriebs-Verfassungs-Gesetz): mobile Mitarbeiter-Erfassung (Standort, Zeit, Leistung) ist häufig mitbestimmungspflichtig - frühe Einbindung des Betriebsrats, Betriebs-Vereinbarung als Klärungs-Lage.
  • EU-AI-Act seit 2. August 2026: KI-Bild-Erkennung und KI-Erfassungs-Hilfen sind je nach Anwendung zu kennzeichnen; KI-Personal-Erfassung häufig in Hoch-Risiko-Klasse mit zusätzlichen Pflichten.
  • Beweis-Kraft und Aufbewahrung: digitale Fotos mit GPS- und Zeit-Stempel in der Regel verwertbar; Wartungs-Protokolle nach DGUV häufig sechs Jahre, Bau-Dokumentation nach HOAI bis fünf Jahre nach Abnahme, GoBD-relevante Vorgänge sechs bis zehn Jahre.
  • Praxis-Übung: Eigene Recht- und Pflicht-Liste - fünf konkrete „Tue ich"-Punkte und fünf konkrete „Tue ich nicht"-Punkte formulieren (DSGVO bei Foto, Mitbestimmungs-Klärung, AVV-Lage, EU-AI-Act-Kennzeichnung, Aufbewahrungs-Frist), Klärungs-Liste mit Datenschutz-Beauftragtem, Betriebsrat und gegebenenfalls Anwältin oder Anwalt erstellen.
11. Routine, Anwender-Akzeptanz und 90-Tage-Roadmap
  • Anwender-Einführung im Betrieb: kleine Anwender-Gruppe als Start (zwei bis fünf Mitarbeitende), klare Schulung im Vor-Lauf, Rück-Meldungs-Schleifen in den ersten zwei Wochen, klare Verantwortlichkeit für Formular-Pflege.
  • Wartungs-Routine: regelmäßige Sichtung der Erfassungs-Statistik, Formular-Anpassung bei wiederkehrenden Rück-Fragen, Werkzeug-Update-Lage, Vertretungs-Lage bei Urlaub.
  • 90-Tage-Roadmap: erste 30 Tage MVP-Formular produktiv mit Pilot-Mannschaft; zweite 30 Tage zweites und drittes Formular plus Cloud-Anbindung an Bestands-System; dritte 30 Tage Erfolgs-Anker auswerten und Übergabe in den Regel-Betrieb.
  • Skalierungs-Pfade und Lern-Anker: vom einfachen Microsoft-Forms- oder KoBoToolbox-Einstieg zu Power Apps oder spezialisierter Lösung (SafetyCulture, GoCanvas), zu vollständiger Außendienst-Software bei wachsender Lage; Anschluss an SafetyCulture-Community, KoBoToolbox-Forum, QField-Community.
  • Praxis-Übung: Persönliche Roadmap und Routine-Werkstatt - konkreter Stand am Ende von Tag drei, drei monatliche Meilensteine, drei messbare betriebliche Anker (Anzahl produktiv erfasster Vorgänge pro Woche, durchschnittliche Zeit-Ersparnis pro Vorgang, Anzahl der Mitarbeitenden mit Routine-Nutzung), Sparring-Buddy aus dem Seminar.

  • Handwerks-Betriebe mit Außendienst (SHK, Elektro, Bau, Maler, Garten- und Landschafts-Bau): Die Wartungs-Protokolle, Service-Berichte, Material-Bestellungen und Kunden-Aufträge direkt vor Ort digital erfassen und in die Handwerks-Software übergeben wollen.
  • Sachverständige, Versicherungs-Außendienst, Schaden-Regulierer und Bestands-Verantwortliche: Die Schaden-Aufnahmen, Bestands-Dokumentationen, Begehungs-Protokolle und Foto-Strecken vor Ort strukturiert erfassen möchten.
  • Wartungs-, Service- und Anlagen-Verantwortliche in Klein-Manufakturen und produzierenden KMU: Die Maschinen- und Anlagen-Wartung, Prüf-Protokolle, DGUV-Begehungen und Inventur-Vorgänge mit mobiler Daten-Erfassung systematisieren wollen.
  • Bau-, Sanierungs- und Inspektions-Verantwortliche in Klein-Gewerbe, Architektur-Büros und Bauträgern: Die Bau-Fortschritts-Dokumentation, Abnahme-Protokolle, Sicherheits-Begehungen und Foto-Dokumentationen mit GPS-Stempel und Cloud-Anbindung digital abwickeln möchten.
Voraussetzungen: Solide PC- und Smartphone-Anwender-Kenntnisse. Eigener konkreter Erfassungs-Vorgang aus dem betrieblichen Alltag (Wartungs-Protokoll, Service-Bericht, Schaden-Aufnahme, Begehungs-Protokoll, Bau-Fortschritts-Dokumentation, Inventur) als Arbeits-Gegenstand. Eigenes Smartphone oder Tablet (Android oder iOS). Bereitschaft zu DSGVO-, Mitbestimmungs- und EU-AI-Act-Klärungen. Programmier-Kenntnisse sind ausdrücklich nicht erforderlich.


In Präsenz

Online
Lernmethode

Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC.

Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent.

Unterlagen

Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne.

Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne.

Arbeitsmaterialien

Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its

Teilnahmezertifikat

Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF.


In Präsenz

Online
Teilnehmendenzahl

min. 1, max. 8 Personen

Garantierte Durchführung *

Ab 1 Teilnehmenden

Schulungszeiten
3 Tage, 09:00 - 16:00 Uhr
Ort der Schulung
GFU Schulungszentrum oder Virtual Classroom
GFU Schulungszentrum
Am Grauen Stein 27
51105 Köln-Deutz

oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung

Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden.

Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen.

Räumlichkeiten

Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur

Bequem aus dem Homeoffice von überall

All-Inclusive

Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch

Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu.
Barrierefreiheit

Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei

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  • Eigener Shuttle-Service
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Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.

Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.

Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.

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  • Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
  • Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
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