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Schulung IT-Dokumentation: Standards, Tools und Automation
Netzwerkpläne, Serververzeichnisse, Runbooks und Notfallhandbücher
Schulungsformen
Offene Schulung
- 2 Tage
- 5 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 1.440,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Dieses Szenario ist nicht die Ausnahme - es ist der Normalfall. Studien zeigen: über 60 % der IT-Teams haben keine aktuelle, vollständige Dokumentation. Die Gründe sind immer dieselben: keine Zeit (akute Tickets haben Vorrang), kein Standard (jeder dokumentiert anders oder gar nicht), kein Werkzeug (Wiki vorhanden, aber chaotisch), keine Pflege (einmal geschrieben, nie aktualisiert).
Die Konsequenzen sind teuer: Stunden der Fehlersuche, weil niemand weiß, wie das System konfiguriert ist. Wochen der Einarbeitung für neue Teammitglieder. Audit-Findings weil dokumentierte Verfahren fehlen. Und im schlimmsten Fall: ein Notfall, bei dem niemand weiß, was zu tun ist, weil das Notfallhandbuch „noch erstellt werden muss".
Dieses zweitägige Seminar zeigt, was dokumentiert werden muss, wie man es strukturiert, womit man es effizient tut - und vor allem: wie man verhindert, dass die Dokumentation nach 3 Monaten wieder veraltet ist.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einem Dokumentations-Audit der eigenen Umgebung (Heatmap der Lücken), einer klaren Dokumentationsstruktur (Hierarchie, Templates, Naming Conventions), der Kenntnis der richtigen Tools (Wiki, Docs-as-Code, NetBox, Diagrams-as-Code), dem Verständnis von automatisierter Dokumentation (Source of Truth, Autodiscovery, generierte Reports), einer Strategie gegen Doc Rot (Review-Zyklen, Freshness-Indikatoren, Change-Prozess-Integration), 3 konkreten Dokumentationsartefakten (Netzwerkdiagramm, Serververzeichnis, Notfallkarte) und einem Dokumentationskonzept für die eigene IT-Umgebung.
Details
Inhalt
1. Der Dokumentations-Audit: Wo stehen wir?
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Typische Dokumentationszustände: undokumentiert (Wissen in Köpfen), fragmentiert (Wiki-Artikel ohne Zusammenhang, verstreute Textdateien, Bookmarks im Browser des Admins), veraltet (Dokumentation existiert, spiegelt aber den Stand von vor 2 Jahren), aktuell (selten - und wenn, dann meist nur für das Lieblingssystem eines Admins).
- Was muss dokumentiert sein? Netzwerk (Topologie, IP-Plan, VLANs, Firewall-Regeln, DNS-Zonen, VPN-Konfiguration), Server/Infrastruktur (Serververzeichnis, VM-Übersicht, Storage-Zuordnung, Backup-Konfiguration), Dienste/Applikationen (was läuft wo, Abhängigkeiten, Ports, Konfigurationsdetails), Zugangsdaten (Passwort-Management, Service-Accounts, Zertifikate, API-Keys), Prozeduren (Runbooks, Notfallhandbuch, Eskalationswege, Wartungsfenster), Compliance (Richtlinien, Zuständigkeiten, Audit-Nachweise).
- Compliance-Anforderungen: ISO 27001 (dokumentierte Verfahren und Richtlinien), BSI IT-Grundschutz (Strukturanalyse, Schutzbedarfsfeststellung), NIS-2 (Risikomanagement und Incident-Response-Dokumentation). Was Auditoren konkret sehen wollen.
- Praxis-Übung: Dokumentations-Audit für die eigene Umgebung: Checkliste durchgehen (Netzwerk, Server, Dienste, Zugangsdaten, Prozeduren, Notfall). Für jeden Bereich bewerten: dokumentiert/veraltet/fehlt. Ergebnis: Heatmap der Dokumentationslücken.
- Dokumentationsstruktur: Nicht ein riesiges Wiki mit 500 Artikeln ohne Ordnung, sondern eine klare Hierarchie. Bewährtes Modell: Übersicht (ein Diagramm, das die gesamte Umgebung zeigt) -> Bereiche (Netzwerk, Server, Dienste, Security) -> Einzelsysteme (pro Server/Dienst eine Seite) -> Prozeduren (Runbooks, verlinkt mit den Systemen).
- Naming Conventions: Einheitliche Seitennamen, Tags, Kategorien. Server-Seiten heißen wie die Server. Runbooks beginnen mit „RB-". Notfalldokumente mit „NOTFALL-". Konvention einmal festlegen, dann konsequent durchhalten.
- Templates: Vorlagen für wiederkehrende Dokumentationstypen - Server-Steckbrief (Name, IP, OS, Rolle, Verantwortlicher, Backup, Monitoring, letzte Änderung), Dienst-Steckbrief (Zweck, Server, Port, Abhängigkeiten, Konfigurationspfad, Ansprechpartner), Netzwerk-Segment (VLAN-ID, Subnetz, Zweck, Firewall-Regeln, Gateway).
- Diagramme: Netzwerktopologie (Layer 2/3), Serverlandschaft, Applikationsabhängigkeiten, Datenflüsse. Manuell gezeichnet (draw.io/Visio) vs. Diagrams-as-Code (Mermaid, PlantUML, D2 - Diagramme als Text in Git versioniert, automatisch gerendert).
- Praxis-Übung: Template für einen Server-Steckbrief erstellen. 2 Server der eigenen Umgebung (oder Demo-Umgebung) damit dokumentieren. Netzwerkdiagramm mit draw.io oder Mermaid erstellen (3 VLANs, Firewall, Internet-Anbindung).
- Wiki-basierte Dokumentation: Confluence (Enterprise-Standard, Atlassian-Ökosystem), BookStack (Open Source, einfach, schön), Wiki.js (Open Source, Markdown, Git-Backend), MediaWiki/BlueSpice (Open Source, Enterprise-Features). Entscheidungskriterien: bereits im Einsatz? Budget? Zugangskontrolle? Durchsuchbarkeit?
- Docs-as-Code: Dokumentation als Markdown-Dateien im Git-Repository. MkDocs oder Docusaurus als statische Site. Vorteile: Versionierung, Pull-Request-Review, Changelog, CI/CD-Integration. Für technische Teams, die ohnehin in Git arbeiten.
- Spezialtools: NetBox (IPAM + DCIM: IP-Adressen, Racks, Verkabelung, VLANs - die Source of Truth für Netzwerk-Infrastruktur), IT-Glue/Hudu (für MSPs: Kundendokumentation, Passwörter, Runbooks), Passwort-Manager (Bitwarden, 1Password, KeePass - für Zugangsdaten, nicht fürs Wiki).
- Diagrams-as-Code: Mermaid (im Markdown eingebettet, GitHub/GitLab rendern es nativ), PlantUML (UML und Netzwerkdiagramme), D2 (deklarative Diagrammsprache, modern). Vorteil: Diagramme sind versionierbar, diffbar, automatisch generierbar.
- Praxis-Übung: Netzwerkdiagramm als Mermaid-Code erstellen (gleiche Topologie wie zuvor in draw.io) - Vergleich: visueller Editor vs. Diagrams-as-Code. Server-Steckbrief in ein Wiki (BookStack/Confluence-Demo) oder als Markdown-Datei übertragen.
4. Automatisierte Dokumentation: Source of Truth statt Copy-Paste
- Das Grundproblem manueller Dokumentation: Sie veraltet sofort. Server wird umbenannt -> Wiki-Artikel noch mit altem Namen. IP-Adresse ändert sich -> Netzwerkplan stimmt nicht mehr. Neuer Dienst wird installiert -> fehlt in der Übersicht.
- Source of Truth: Die Dokumentation wird nicht manuell gepflegt, sondern aus den Systemen generiert. Das System selbst ist die Dokumentation. Ansible-Inventar als Serververzeichnis. Terraform State als Infrastruktur-Dokumentation. NetBox als IPAM (IP-Adressen werden in NetBox gepflegt, nicht im Wiki). CMDB als zentrale Wahrheit.
- Autodiscovery und Inventarisierung: Tools, die die Umgebung automatisch scannen und dokumentieren. Lansweeper (agentless Discovery: Server, Clients, Netzwerkgeräte, Software), NetBox + Ansible-Integration (Ansible liest Systemdaten, schreibt in NetBox), nmap/Angry IP Scanner (Netzwerk-Scan als Startpunkt).
- Automatische Diagramm-Generierung: aus Ansible-Inventar oder Terraform State automatisch Netzwerk-/Infrastruktur-Diagramme generieren. ansible-inventory-grapher, Inframap (für Terraform), Netbox-Topologie-Ansicht.
- Praxis-Übung: Aus einem Ansible-Inventar (oder einer CSV-Datei) automatisch ein Serververzeichnis generieren (Markdown-Tabelle oder HTML-Report). Vergleich: manuell gepflegtes Wiki vs. automatisch generierter Report - welcher ist aktueller?
- Warum Dokumentation veraltet: kein Verantwortlicher (niemand fühlt sich zuständig), kein Review-Zyklus (geschrieben und vergessen), kein Anlass (Dokumentation wird nur bei Problemen konsultiert, nicht bei Änderungen aktualisiert), kein Standard (jeder dokumentiert anders).
- Review-Zyklen: Jedes Dokument hat einen Verantwortlichen und ein Review-Datum. Quartalsweiser Review für kritische Dokumentation (Netzwerk, Notfall), halbjährlich für Standarddokumentation. Automatische Erinnerung (Confluence-Reminder, Jira-Ticket, Cron-Mail).
- Dokumentation im Change-Prozess: Regel: kein Change ohne Dokumentations-Update. Change-Ticket enthält ein Pflichtfeld „Dokumentation aktualisiert: ja/nein". Pull Request für Infrastructure-as-Code enthält Dokumentations-Update.
- Freshness-Indikatoren: Datum der letzten Aktualisierung sichtbar auf jeder Seite. Automatische Warnung wenn ein Dokument seit > 6 Monaten nicht aktualisiert wurde. „Stale"-Label für veraltete Seiten.
- Verantwortlichkeit: Jeder Admin „besitzt" einen Dokumentationsbereich (Netzwerk -> Anna, Server -> Thomas, Applikationen -> Maria). Ownership wird im Wiki dokumentiert und in der Teamrunde besprochen.
- Praxis-Übung: Für die eigene Dokumentation: Review-Plan erstellen (welches Dokument, wer, wie oft). Freshness-Check: 3 bestehende Wiki-Seiten prüfen - sind sie aktuell? Verantwortlichen zuweisen. Regel für den Change-Prozess formulieren.
Notfalldokumentation (30 Min):
- Das Notfallhandbuch: Das Dokument, das um 3 Uhr nachts funktionieren muss, wenn der erfahrenste Admin nicht erreichbar ist. Kein 200-Seiten-Ordner, sondern ein schlankes, sofort nutzbares Dokument.
- Inhalt: Eskalationsmatrix (wer wird wann kontaktiert - mit aktuellen Telefonnummern), kritische Systeme und deren Abhängigkeiten (wenn System A ausfällt, sind auch B und C betroffen), Notfall-Runbooks (die 5 wichtigsten: Totalausfall Server, Ransomware-Verdacht, Netzwerkausfall, Datenbankausfall, Internetausfall), Zugangsdaten für Notfall (versiegelter Umschlag im Tresor oder Break-Glass-Account im Passwort-Manager), Kontaktdaten Dienstleister (ISP, Hosting-Provider, Hardware-Support, Security-Incident-Response-Team).
- Offline-Verfügbarkeit: Das Notfallhandbuch muss funktionieren, wenn das Wiki nicht erreichbar ist (weil der Server ausgefallen ist, auf dem das Wiki läuft). Lösung: PDF-Export automatisch generieren, auf USB-Stick im Tresor, ausgedruckt im Serverraum, auf dem Handy des Bereitschaftshabenden.
- Praxis-Übung: Notfallkarte erstellen: Eine Seite mit Eskalationsmatrix, Top-5-Notfallszenarien und Sofortmaßnahmen. Für die eigene Umgebung oder ein vorgegebenes Szenario.
- Phase 1 - Dokumentationskonzept erstellen (25 Min): Für die eigene IT-Umgebung: Dokumentationsstruktur definieren (Bereiche, Hierarchie), Tool-Entscheidung treffen (Wiki, Docs-as-Code, Spezialtools), Templates festlegen (Server-Steckbrief, Dienst-Steckbrief, Runbook-Vorlage), Review-Plan erstellen, Verantwortlichkeiten zuweisen, Automatisierungs-Potenziale identifizieren (welche Dokumentation kann aus Systemen generiert werden?).
- Phase 2 - Peer-Review (15 Min): Konzept vorstellen. Stresstest: „Euer erfahrenster Admin kündigt morgen - kann sein Nachfolger in einer Woche arbeitsfähig sein?" „Ein Auditor fragt nach dem Netzwerkplan - könnt ihr ihn in 5 Minuten vorzeigen?" „Es ist Samstagnacht, der Datenbankserver ist ausgefallen, der Bereitschaftshabende war noch nie auf diesem System - findet er das Notfall-Runbook?" „Das Wiki ist nicht erreichbar weil der Server ausgefallen ist - wo ist das Notfallhandbuch?"
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- IT-Administratoren und System Engineers: Die wissen, dass ihre Dokumentation lückenhaft, veraltet oder nicht vorhanden ist - und das systematisch ändern wollen.
- IT-Teamleiter: Die beim nächsten Personalwechsel, Audit oder Notfall nicht improvisieren, sondern auf dokumentierte Verfahren zugreifen wollen.
- MSPs und IT-Dienstleister: Die Kundenumgebungen standardisiert dokumentieren und die Dokumentation als Qualitätsmerkmal vermarkten.
- Compliance-Verantwortliche: Die für ISO 27001, BSI IT-Grundschutz oder NIS-2 nachweisen müssen, dass IT-Verfahren dokumentiert sind.
Abgrenzung: Dieses Seminar behandelt IT-Dokumentation als Disziplin - nicht ein spezifisches Dokumentationstool (dafür: Confluence S1980, BookStack, Wiki.js), nicht Runbook Automation (dafür: geplant, 2T), nicht ITSM-Prozesse (dafür: ITIL-Seminare) und nicht technisches Schreiben allgemein (dafür: Redaktions-/Textseminare).
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 19.08.-20.08.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 19.10.-20.10.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 21.12.-22.12.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 2027 | ||||
| 15.03.-16.03.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
| 17.05.-18.05.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.440,00 | Köln / Online | 1.440,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Unterstützung nach der Schulung durch
individuelle Nachbetreuung
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
Sie können unsere Schulungen auch als Remote Schulung im Virtual Classroom anfragen.
In drei Schritten zum Online Seminar im Virtual Classroom:
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Unsere Online Schulungen finden im Virtual Classroom statt. Ein Virtual Classroom bündelt mehrere Werkzeuge, wie Audio-Konferenz, Text-Chat, Interaktives Whiteboard, oder Application Sharing.
Vorteile von Virtual Classroom:
- Sie erhalten 1 zu 1 die gleiche Lernumgebung, die Sie auch vor Ort bei uns vorfinden
- Die technische Vorbereitung wird von den GFU-Technikern vorgenommen
- Sie erhalten remote Zugriff auf Ihren persönlichen Schulungs-PC im GFU-Seminarraum
- Die Virtual Classroom Lösung lässt sich auch im Browser betreiben
- Die GFU-Technik leistet wie gewohnt Soforthilfe bei Problemen
- Die Schulungsunterlagen bekommen Sie via DHL zugeschickt
- Sie sparen Reisekosten und Zeit
- 19. Aug. - 20. Aug. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 19. Okt. - 20. Okt. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 21. Dez. - 22. Dez. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 15. Mär. - 16. Mär. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 17. Mai - 18. Mai ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- Auch als Inhouse-Schulung, bundesweit mit Termin nach Wunsch und individuellen Inhalten
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Stornierung bei offenen Seminaren kostenfrei bis einen Tag vor Schulungsbeginn.
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