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Schulung SharePoint und Power Automate: Workflows und Geschäftsprozesse
Genehmigungen, Dokumentenprozesse und Automatisierungen
3 Tage / S6858
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- Köln / Online
- 2.030,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
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- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
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- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
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- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Präsenz Online Hybrid
Beschreibung
Seit November 2023 sind SharePoint Designer Workflows in SharePoint Online deaktiviert. Jedes Unternehmen, das bisher Genehmigungen, Benachrichtigungen und Dokumentenlebenszyklen über SharePoint Designer automatisiert hat, steht vor einer Migration auf Power Automate - mächtiger und flexibler, aber auch komplexer und anders zu denken.
SharePoint ist für viele Organisationen das zentrale Dokumenten- und Kollaborationsportal. Listen tracken Projekte, Anfragen und Inventare. Bibliotheken speichern Verträge, Rechnungen, Richtlinien und Protokolle. Und jede dieser Ablagen hat einen Prozess: Wer erstellt den Eintrag? Wer genehmigt? Wer wird informiert? Was passiert mit abgelaufenen Einträgen? Was, wenn der Genehmiger im Urlaub ist?
Power Automate beantwortet all diese Fragen - aber nur, wenn man es richtig einsetzt. Für Produktivbetrieb braucht es robuste Trigger, strukturierte Actions, Fehlerbehandlung und Governance. Dieses dreitägige Seminar zeigt den kompletten Weg: Tag 1 legt die Grundlagen von SharePoint-Triggern und Actions, Tag 2 vertieft Genehmigungen, Dokumentenprozesse und die Migration von SharePoint Designer Workflows, Tag 3 bringt Fehlerbehandlung, Governance und eigene Geschäftsprozesse in die Praxis. Am Ende stehen fünf funktionierende Workflows als Templates für die eigene Organisation.
SharePoint ist für viele Organisationen das zentrale Dokumenten- und Kollaborationsportal. Listen tracken Projekte, Anfragen und Inventare. Bibliotheken speichern Verträge, Rechnungen, Richtlinien und Protokolle. Und jede dieser Ablagen hat einen Prozess: Wer erstellt den Eintrag? Wer genehmigt? Wer wird informiert? Was passiert mit abgelaufenen Einträgen? Was, wenn der Genehmiger im Urlaub ist?
Power Automate beantwortet all diese Fragen - aber nur, wenn man es richtig einsetzt. Für Produktivbetrieb braucht es robuste Trigger, strukturierte Actions, Fehlerbehandlung und Governance. Dieses dreitägige Seminar zeigt den kompletten Weg: Tag 1 legt die Grundlagen von SharePoint-Triggern und Actions, Tag 2 vertieft Genehmigungen, Dokumentenprozesse und die Migration von SharePoint Designer Workflows, Tag 3 bringt Fehlerbehandlung, Governance und eigene Geschäftsprozesse in die Praxis. Am Ende stehen fünf funktionierende Workflows als Templates für die eigene Organisation.
Noch nicht das Richtige? Diese SharePoint Weiterbildungen bringen Sie weiter.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit fünf funktionierenden Workflows (Benachrichtigung, mehrstufige Genehmigung, Dokumentenlebenszyklus, Migrations-Beispiel, eigener Geschäftsprozess), dem Verständnis aller SharePoint-Trigger und -Actions , der Fähigkeit, robuste produktionsreife Flows zu bauen (Fehlerbehandlung, Retry, Alerting), einem Migrationsplan für bestehende SharePoint Designer Workflows und einem Governance-Konzept für die eigene Organisation.
Details
Inhalt
Tag 1: SharePoint-Trigger, Actions und erste Workflows
1. Power Automate im SharePoint-Kontext: Überblick und Architektur
5. Approval-Action: Genehmigungsworkflows professionell bauen
9. Robust bauen: Fehlerbehandlung, Retry und Monitoring
Phase 1 - Prozess auswählen und modellieren (20 Min):
1. Power Automate im SharePoint-Kontext: Überblick und Architektur
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Warum Power Automate? SharePoint Designer seit November 2023 deaktiviert, keine Wahl mehr. Power Automate als Nachfolger: mächtiger, flexibler, Cloud-nativ, integriert in M365-Ökosystem. Steilere Lernkurve, Governance komplexer.
- Power-Automate-Varianten: Cloud Flows (Standard für SharePoint), Desktop Flows (RPA), Business Process Flows (Dynamics). Für SharePoint: fast immer Cloud Flows.
- Lizenzmodell: Standard-Connectors (SharePoint, Outlook, Teams, Excel) in M365 enthalten; Premium-Connectors (Dataverse, HTTP, SQL Server, SAP, Salesforce) erfordern Power Automate Per-User-Plan oder Per-Flow-Plan.
- Flow-Typen nach Trigger: Automated (reagiert auf Ereignis), Instant (manuell aus SharePoint startbar), Scheduled (zeitbasiert), Approval-Flows, SharePoint-spezifisch („For a selected item / file").
- Praxis-Übung: Ersten Flow bauen - „Wenn neues Element in Liste erstellt -> E-Mail an Site Owner". Trigger, Action, Test-Ausführung.
- Listen-Trigger und Bibliothek-Trigger: „When an item is created / modified / deleted", „When a file is created / modified", „For a selected file / item" für manuelle Starts aus SharePoint. Verzögerungen und Limitierungen verstehen.
- Trigger-Filter und Trigger Conditions: Nicht jedes Ereignis soll den Flow auslösen. OData-Syntax für Conditions, z.B. nur bei bestimmtem Status oder Content Type. Verhindert unnötige Flow-Runs und Endlosschleifen.
- SharePoint-Webhook-Limits: Throttling (600 Ops/Min pro User), Trigger-Delay (0-5 Min), Webhook-Lebensdauer mit automatischer Erneuerung.
- Race Conditions: Wenn mehrere Flows gleichzeitig auf dasselbe Element reagieren. Lösung: Trigger Conditions, Status-Felder als Marker, klare Zuständigkeiten.
- Praxis-Übung: Flow mit Trigger Condition - „Wenn Element in Liste 'Urlaubsanträge' erstellt, aber nur wenn Status = 'Eingereicht'". Race-Condition provozieren und analysieren.
- Lese-Actions: „Get item" / „Get items" mit OData-Filter, „Get file content", „Get file properties". Serverseitiges Filtern spart API-Calls.
- Schreib-Actions: „Create / Update / Delete item", „Create / Update / Delete file". Typische Falle: „Update item" benötigt alle Pflichtfelder.
- Spezielle Felder: Lookup, Managed Metadata, Personenfelder - jeweils als Object mit spezifischer Struktur. Häufige Fehlerquelle beim Schreiben.
- „Send HTTP request to SharePoint": REST API direkt aufrufen für Operationen, die Standard-Actions nicht abdecken (Listen erstellen, Permissions setzen). Mächtig, aber Last Resort.
- Praxis-Übung: Flow bauen, der alle offenen Urlaubsanträge älter als 7 Tage findet und Genehmiger erinnert. Get items mit OData-Filter, Apply to each mit Benachrichtigung.
- Condition und Switch: Einfache If-Verzweigung vs. Multi-Weg-Verzweigung. Entscheidungsregeln: Wann welches Konstrukt?
- Apply to each: Iteration über Collections, parallel vs. sequentiell, Concurrency Control. Häufige Falle: Variablen in parallelen Schleifen -> Race Condition.
- Do until: Schleife mit Abbruchbedingung, Count-Limit, Timeout. Typischer Use Case: Warten auf Statusänderung.
- Variablen und Scopes: Initialize, Set, Increment, Append. Scopes für bessere Übersicht und Fehlerbehandlung. Parallel Branches für gleichzeitige Ausführungen.
- Praxis-Übung: Workflow mit Condition, Switch und Apply to each: Eingangsrechnung -> Switch nach Betrag (< 1.000 € automatisch, 1.000-10.000 € Abteilungsleiter, > 10.000 € Geschäftsführung).
5. Approval-Action: Genehmigungsworkflows professionell bauen
- Approval-Typen: First to respond, Everyone must approve, Custom responses (Wait for all / one). Wahl hängt vom Geschäftsprozess ab.
- Approval-Erlebnis: Benachrichtigung per E-Mail (mit Buttons in Outlook), in Teams (Adaptive Card), auf Mobile, im Approvals Center. Nahtlose Cross-Device-UX.
- Mehrstufige Genehmigungen: Sequenzielle Approval-Stufen mit bedingten Verzweigungen (z.B. 2. Stufe nur bei Betrag > 10.000 €).
- Eskalationen und Vertretungen: Reminder-Flows, Timeout mit Eskalation an Stellvertreter oder Vorgesetzte. Umsetzung mit Do-Until und Scheduled Flows.
- Parallelgenehmigungen: Fachabteilung + Compliance + Legal gleichzeitig. Wait for all / Wait for one.
- Approval-Historie dokumentieren: Responses, Comments, Timestamps in SharePoint-Liste als Audit-Trail.
- Praxis-Übung: Mehrstufigen Urlaubsantrag-Workflow bauen - Abteilungsleiter-Genehmigung -> bei Abwesenheit > 3 Tage -> Eskalation an Bereichsleiter -> Eintrag in HR-Kalender -> Teamnachricht.
- Standard-Dokumentenprozess: Upload -> Metadaten -> Review / Genehmigung -> Veröffentlichung -> Benachrichtigung -> Retention -> Archivierung/Löschung.
- Multi-Approver-Reviews: Beispiel Richtlinie - Draft -> Fachreview -> Legal Review -> Geschäftsführung -> Veröffentlichung -> Benachrichtigung an alle.
- Versionierung und Metadaten: Automatische Zuweisung von Retention Labels basierend auf Content Type (Vertrag 10 Jahre, Rechnung 7 Jahre). Voraussetzung: saubere Informationsarchitektur.
- Archivierung: Scheduled Flows verschieben abgelaufene Dokumente in Archiv-Bibliothek oder SharePoint Archive (günstigerer Storage für Massenarchivierung).
- Integration mit SharePoint Premium und Copilot: Power Automate kann KI-Klassifizierung triggern, Copilot-Actions für Zusammenfassungen und Sentiment-Analyse nutzen. Brücke zum GFU-Seminar „SharePoint Premium" (NEU, 3T).
- Praxis-Übung: Vertragslebenszyklus-Flow bauen: Vertrag hochgeladen -> Multi-Approver-Review -> bei Freigabe Retention Label, Archiv-Bibliothek, Benachrichtigung. Scheduled Flow: 90 Tage vor Ablauf -> Erinnerung.
- Bestandsaufnahme: Workflows per SharePoint Designer Workflow Assessment oder PowerShell identifizieren. Pro Site Collection und Liste: aktive Workflows, Nutzung, Obsoleszenz prüfen.
- Workflow-Klassifizierung: (A) Einfache Benachrichtigungen -> 1:1 in Power Automate (30 Min/Flow). (B) Genehmigungsworkflows -> Approval Actions (1-2 Std/Flow). (C) Komplexe State Machines -> Neukonzeption (1-3 Tage/Flow). (D) Custom Logic mit JavaScript -> Neuentwicklung in SPFx oder Azure Functions.
- Migrations-Workflow: Original dokumentieren -> in Power Automate nachbauen -> parallel laufen lassen -> Vergleichstest -> Cutover.
- Was anders ist: Keine Workflow-Pause (Polling statt Wait for Event), keine CAML-Queries (OData stattdessen), laufende Instanzen teils kostenpflichtig bei hohem Volumen.
- Migrations-Inventar: Spreadsheet mit Workflow-Name, Site, Trigger, Komplexität, Aufwand, Priorität. Roadmap: Quick Wins zuerst, dann Genehmigungen, zuletzt komplexe State Machines.
- Praxis-Übung: Einen bereitgestellten SharePoint Designer Workflow (3-stufig mit Eskalation) in Power Automate migrieren. Für 5 weitere Workflows nur auf Basis der Beschreibung den Migrationsaufwand schätzen.
- Teams-Integration: Adaptive Cards (interaktive Karten mit Buttons, Dropdowns), Bot-Benachrichtigungen, Teams-Meetings aus Flow, Power Automate Bot für manuelle Starts.
- Outlook-Integration: E-Mail als Trigger (Filter nach Absender, Betreff, Anhang), formatierte E-Mails senden, Anhänge extrahieren, Kalendereinträge erstellen.
- Excel-Integration: Excel als Datenquelle (Get rows, Add row), Excel-Berichte aus SharePoint-Daten generieren, Kombination mit Office Scripts.
- Forms-Integration: Microsoft Forms als Einreichungsformular, Formularantworten in SharePoint-Liste schreiben. Limitierung: für komplexe Formulare Power Apps nutzen.
- Power Apps + Power Automate: Power App als Frontend, Flow als Backend. Brücke zum GFU-Seminar „Power Apps" (S2138, 3T).
- Externe Systeme: HTTP-Action für REST-APIs, SQL Server, SAP, Salesforce - meist Premium-Connectors.
- Praxis-Übung: End-to-End-Prozess bauen: Forms-Formular „IT-Support-Anfrage" -> SharePoint-Liste -> Adaptive Card in Teams -> Antwort triggert Statusänderung -> Benachrichtigung an Antragsteller.
9. Robust bauen: Fehlerbehandlung, Retry und Monitoring
- Fehlerquellen: Netzwerkfehler, Berechtigungsfehler, Datenfehler, Throttling, Race Conditions. Standard-Verhalten: Flow bricht ab, Admin bekommt E-Mail, User nichts.
- Configure Run After: Jede Action konfigurierbar nach Success / Failure / Skipped / Timed out der vorherigen Action. Basis für Error-Handler-Pattern.
- Try-Catch-Pattern mit Scopes: Scope „Try" mit Hauptlogik, Scope „Catch" nur bei Failure, Scope „Finally" immer. Bewährtes Muster für produktive Flows.
- Retry Policy: Automatische Wiederholung bei Transient Errors. Default: 4 Retries, exponential Backoff. Konfigurierbar pro Action.
- Alerting und Monitoring: Run History im Portal, E-Mail bei Failures, Power Automate Mobile App, Center of Excellence Kit für Enterprise-Monitoring.
- Testen: Manueller Test mit Simulation, Resubmit früherer Ausführungen, Staging-Environment vor Produktion.
- Praxis-Übung: Bestehenden Flow um Try-Catch-Pattern und Retry-Logik erweitern. Failures provozieren (ungültiger API-Call, Berechtigungsfehler) und Fehlerbehandlung demonstrieren. Alerting in Teams-Channel einrichten.
- Das Wildwuchs-Problem: Ohne Governance baut jeder eigene Flows - niemand weiß, wie viele existieren, wer sie besitzt, was sie tun. Verwaiste Flows bei Mitarbeiterwechsel. Sicherheitsrisiko durch Datenabfluss.
- Environments: Default-Environment für persönliche Flows, dedizierte Environments (Prod, Test, Dev) für Business-kritische Flows. Governance-Basis.
- Data Loss Prevention (DLP) Policies: Connector-Gruppen (Business, Non-Business, Blocked). Verhindert, dass ein Flow Daten zwischen Gruppen bewegt (z.B. SharePoint -> Twitter).
- Flow Ownership: Mindestens 2 Owner pro Flow, Service Accounts für Business-kritische Flows statt persönlicher Accounts (überlebt Mitarbeiterwechsel).
- Center of Excellence (CoE) Starter Kit: Microsofts kostenloses Toolkit für Power-Platform-Governance - Flow-Inventar, Usage-Analytics, Orphaned-Flow-Erkennung, Best-Practice-Prüfung.
- Naming Conventions und Dokumentation: Flow-Name mit Prefix (GRP_Dept_Process), Beschreibung und Kommentare bei komplexen Actions. Wie Code-Dokumentation.
- Premium vs. Standard Lizenzen: Organisatorische Entscheidung - wer braucht Premium? Per-User-Plan vs. Per-Flow-Plan für Service-Account-Szenarien.
- Praxis-Übung: Governance-Konzept für die eigene Organisation: Environments-Strategie, DLP-Policy (Connector-Gruppen), Naming Convention, Monitoring-Setup.
Phase 1 - Prozess auswählen und modellieren (20 Min):
- Realen Geschäftsprozess auswählen (Onboarding, Reisekostenantrag, Bestellfreigabe, Vertragsmanagement, Support-Ticket, Content-Veröffentlichung).
- Flowchart skizzieren: Trigger, Entscheidungspunkte, Akteure, Eskalationen, Ausstiegspunkte.
- Prozess in Power Automate umsetzen: SharePoint-Liste, Genehmigungsschritte, Benachrichtigungen, Eskalationen, Fehlerbehandlung.
- Mindestens: Trigger + Condition + Approval + SharePoint-Action + E-Mail + Try-Catch.
- Test-Durchlauf mit realen Daten.
- Flow vorstellen. Feedback: Fehlerbehandlung vorhanden? Logik nachvollziehbar? Governance beachtet?
- Stresstest: „Der Genehmiger ist im Urlaub - was passiert?" „Der Trigger feuert 100× pro Minute - was passiert?"
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- SharePoint-Anwender und Site Owner: Die SharePoint-Listen und -Bibliotheken mit Workflows erweitern (Genehmigungen, Benachrichtigungen, Dokumentenlebenszyklen).
- SharePoint-Administratoren: Die bestehende SharePoint Designer Workflows auf Power Automate migrieren und eine Workflow-Governance etablieren.
- Prozessverantwortliche und Fachbereiche: Die Geschäftsprozesse (Urlaubsantrag, Bestellfreigabe, Vertragsmanagement, Onboarding) mit SharePoint und Power Automate automatisieren.
- M365-Power-User: Die über einfache Flows hinaus gehen und robuste, fehlertolerante Workflows für Produktionsumgebungen bauen.
- IT-Projektleiter: Die Migrationen von SharePoint Designer Workflows planen und die Business-Cases bewerten.
Abgrenzung: Dieses Seminar verbindet SharePoint und Power Automate mit einem SharePoint-Fokus - Trigger, Actions, Prozesse und Governance speziell für SharePoint-basierte Workflows. Es ist kein allgemeines Power-Automate-Einsteigerseminar (dafür: S5016, 3T), kein Power-Automate-Workshop (dafür: S2812, 2T), kein RPA-Seminar (dafür: PL-500, S5092, 5T) und kein SharePoint-Grundlagenseminar (dafür: S2014/S3477).
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
| ||
| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| KOMPASS — Förderung für Solo-Selbstständige | ||
Solo-Selbstständige können für dieses Seminar eine Förderung via KOMPASS beantragen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
|
|
Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 03.08.-05.08.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 05.10.-07.10.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 07.12.-09.12.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 2027 | ||||
| 19.04.-21.04.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 21.06.-23.06.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
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