Bitte wählen Sie die Bereiche, die Sie exportieren möchten:
Schulung Low-Code-Automatisierung für für ihren Arbeitsalltag
Einfache Workflows und Desktop-Automatisierungen mit Power Automate selbst erstellen
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
All das lässt sich in Power Automate - einem Werkzeug, das in jeder Microsoft-365-Lizenz enthalten ist - in wenigen Minuten automatisieren. Ohne Code, ohne IT-Ticket, ohne wochenlange Wartezeit. Drag-and-Drop, fertig.
Aber: Nicht jede Automatisierung sollte ein Fachanwender selbst bauen. Wenn ein Flow auf Kundendaten zugreift, Geld bewegt oder Systeme außerhalb von Microsoft 365 steuert - dann ist es ein IT-Projekt. Dieses Seminar zeigt beides: wie man einfache Alltagsaufgaben in 10 Minuten automatisiert - und wo die Grenze liegt, ab der die IT-Abteilung übernehmen muss .
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit 3 sofort einsatzbereiten Automatisierungen für den eigenen Arbeitsalltag (Anhänge speichern, Genehmigungsworkflow, eigenes Szenario), der Fähigkeit, einfache Power-Automate-Flows eigenständig zu erstellen (Trigger, Aktionen, Bedingungen, Konnektoren), dem Bewusstsein für Grenzen und Governance (wann Citizen Developer, wann IT-Projekt, Naming, Dokumentation, DLP) und der Kompetenz, Flows zu testen, zu pflegen und Fehler zu beheben.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Automatisierung im Büroalltag: Welche Aufgaben sind Automatisierungskandidaten? Faustregel: Wenn eine Aufgabe (a) regelmäßig wiederkehrt, (b) immer gleich abläuft und (c) keine komplexe menschliche Entscheidung erfordert - dann ist sie automatisierbar.
- Power Automate im Überblick: Cloud Flows (automatische Abläufe zwischen Microsoft-365-Diensten und anderen Cloud-Apps) vs. Desktop Flows (Automatisierung auf dem eigenen Bildschirm - Klicks, Tastatureingaben, Copy-Paste). Dieses Seminar fokussiert auf Cloud Flows (einfacher, sofort nutzbar, keine Installation).
- Citizen Developer vs. IT-Profis: Was darf ich selbst automatisieren? Was muss die IT machen? Klare Grenzziehung: Eigene Aufgaben mit Microsoft-365-Daten -> Citizen Developer. Zugriff auf ERP-Systeme, Kundendatenbanken, Finanzsysteme -> IT-Projekt. Personenbezogene Daten -> Datenschutzbeauftragten einbeziehen.
- Eigene Automatisierungskandidaten sammeln: Teilnehmende listen 5 wiederkehrende Aufgaben auf, die sie im Arbeitsalltag nerven. Gemeinsame Bewertung: automatisierbar? Citizen Developer oder IT?
- Praxis-Übung: Power Automate öffnen (im Browser, keine Installation). Oberfläche erkunden: Vorlagen, Konnektoren, eigene Flows. Einen Vorlagen-Flow aktivieren: „Benachrichtige mich, wenn mein Vorgesetzter mir eine E-Mail schickt" -> in 2 Minuten aktiv.
- Trigger: „Wenn etwas passiert..." - der Auslöser eines Flows. Typische Trigger: neue E-Mail empfangen, neue Datei in SharePoint hochgeladen, neues Element in einer SharePoint-Liste, geplant (jeden Montag um 9:00), manuell (per Knopfdruck).
- Aktionen: „...dann tue das" - was der Flow ausführt. Typische Aktionen: E-Mail senden, Teams-Nachricht posten, SharePoint-Element erstellen/aktualisieren, Excel-Zeile hinzufügen, Genehmigung starten, Datei kopieren/verschieben, Benachrichtigung senden.
- Konnektoren: Power Automate verbindet 500+ Dienste (Outlook, Teams, SharePoint, Excel Online, OneDrive, Forms, Planner, Approvals, Twitter, Salesforce, SAP...). Für Citizen Developer relevant: Microsoft-365-Konnektoren (in der Standard-Lizenz enthalten).
- Bedingungen und Verzweigungen: „Wenn Betrag > 1.000 € -> Genehmigung anfordern. Sonst -> automatisch freigeben." Einfache Ja/Nein-Logik ohne Programmierkenntnisse.
- Praxis-Übung: Flow 1 selbst erstellen: „E-Mail-Anhänge automatisch speichern" - Trigger: neue E-Mail mit Anhang von bestimmtem Absender -> Aktion: Anhang in SharePoint-Ordner speichern -> Aktion: Teams-Nachricht an sich selbst „Datei gespeichert". Schritt für Schritt, mit Erklärung jedes Elements.
Szenario 1 - Genehmigungsworkflow (20 Min):
- Use Case: Urlaubsantrag, Bestellfreigabe, Reisekostenerstattung - eine Person stellt einen Antrag, eine andere genehmigt oder lehnt ab.
- Flow-Aufbau: Trigger (Microsoft Forms Formular ausgefüllt) -> Genehmigungsanfrage an Vorgesetzte senden (Approvals-Konnektor) -> Bei Genehmigung: Bestätigungs-E-Mail an Antragsteller + Eintrag in SharePoint-Liste. Bei Ablehnung: Ablehnungs-E-Mail mit Begründung.
- Praxis-Übung: Flow 2 erstellen: Genehmigungsworkflow für ein Formular (z.B. Bestellanforderung). Formular erstellen, Flow bauen, testen: Formular ausfüllen -> Genehmigungsanfrage empfangen -> genehmigen -> Ergebnis prüfen.
- Use Case: Wöchentliche Statusberichte aus dem Team sammeln, Kundenfeedback aus Formularen in einer Liste konsolidieren, Inventurdaten erfassen.
- Flow-Aufbau: Trigger (geplant: jeden Freitag um 14:00 ODER Microsoft Forms) -> Daten aus Formular in SharePoint-Liste oder Excel-Tabelle schreiben -> Zusammenfassungs-E-Mail an Teamleitung.
- Praxis-Übung: Flow 3 erstellen: Wöchentliches Status-Formular -> Antworten in SharePoint-Liste -> Freitagnachmittag automatische Zusammenfassung per E-Mail an einen Verteiler.
- Use Case: „Benachrichtige mich, wenn ein SharePoint-Dokument geändert wird", „Sende jeden Montag eine Teams-Nachricht mit den offenen Aufgaben aus Planner", „Poste neue Blog-Artikel automatisch im Teams-Kanal".
- Flow-Aufbau: Trigger (geplant oder ereignisbasiert) -> Daten abfragen (SharePoint, Planner, Excel) -> Formatierte Nachricht in Teams oder als E-Mail senden.
- Praxis-Übung: Eigenes Szenario aus der Aufgabenliste vom Morgen automatisieren. Teilnehmende wählen eines ihrer 5 notierten Alltagsprobleme und bauen einen Flow dafür - mit individueller Unterstützung.
Typische Fehler und Troubleshooting (15 Min):
- Häufigste Fehler: Flow schlägt fehl weil Datei nicht gefunden (Pfad falsch oder Datei umbenannt), Berechtigungsfehler (Flow-Ersteller hat keinen Zugriff auf die Ressource), Endlosschleifen (Flow triggert sich selbst - z.B. „Wenn Datei geändert -> Datei ändern" -> Endlosschleife).
- Flow-Verlauf prüfen: Lauf-Historie anzeigen, fehlgeschlagene Schritte identifizieren, Eingabe- und Ausgabewerte inspizieren.
- Flows testen: Immer mit Testdaten testen bevor der Flow „scharf" geschaltet wird. Manuelle Auslösung zum Testen nutzen.
- Wann ist es kein Citizen-Developer-Thema mehr? Zugriff auf sensible Daten (Personaldaten, Finanzdaten, Kundendaten), Verbindung zu Systemen außerhalb von Microsoft 365 (SAP, ERP, CRM), Flows mit mehr als 10 Schritten oder komplexer Logik, Flows die von mehreren Personen genutzt werden (Team-Flows).
- Naming und Dokumentation: Flows sprechend benennen (nicht „Mein Flow 3"), kurze Beschreibung hinterlegen (was tut der Flow, warum), regelmäßig prüfen ob der Flow noch läuft und gebraucht wird.
- Unternehmensregeln: Gibt es eine Power-Automate-Policy in meinem Unternehmen? Welche Konnektoren sind erlaubt? Wer ist Ansprechpartner, wenn ich unsicher bin? Data Loss Prevention (DLP) Policies verstehen - was die IT blockiert und warum.
- Eigene Flows verwalten: Flows ein-/ausschalten, Flows teilen (mit Kollegen oder als Team-Flow), Flows löschen wenn nicht mehr benötigt, Flow-Limits beachten (Anzahl Ausführungen pro Tag abhängig von Lizenz).
- Phase 1 - Dritte eigene Automatisierung (20 Min): Teilnehmende bauen ihren dritten Flow - diesmal komplett eigenständig, basierend auf einem eigenen Alltagsproblem. Individuelle Unterstützung bei Fragen.
- Phase 2 - Showcase und Peer-Feedback (10 Min): 3-4 Teilnehmende zeigen ihren Flow. Gemeinsames Feedback: Ist der Flow robust? Fehlt Error Handling? Könnte er zur Endlosschleife werden? Ist er ein Citizen-Developer-Thema oder sollte die IT einbezogen werden?
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Fachabteilungsmitarbeitende ohne IT-Hintergrund: Die wiederkehrende Aufgaben (Genehmigungen, Datenübertragungen, Benachrichtigungen, Excel-Verarbeitung) eigenständig automatisieren.
- Controller, HR-Sachbearbeiter, Marketing-Manager, Assistenzen: Die täglich 30-60 Minuten mit Copy-Paste zwischen Systemen, manuellen E-Mail-Weiterleitungen oder Excel-Zusammenführungen verlieren.
- Team- und Abteilungsleiter: Die verstehen wollen, was ihre Mitarbeitenden selbst automatisieren können - und wo die Grenze zur IT-Abteilung liegt.
- IT-Abteilungen, die Citizen Development einführen: Die einen strukturierten Einstieg für Fachanwender brauchen - mit klaren Governance-Regeln von Anfang an.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
| ||
| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
|
|
Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen