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Schulung Ressourcenmanagement: Kapazitätsplanung und Skill-basierte Zuweisung
Balance halten: Überlastung vermeiden und Puffer richtig planen
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Beschreibung
Unternehmen profitieren von einer drastisch reduzierten Projekt-Durchlaufzeit, zufriedeneren Mitarbeitenden durch realistische Lastplanung und der Fähigkeit, neue Marktchancen sofort mit den richtigen Experten zu besetzen.
Schulungsziel
Die Teilnehmenden erlernen die methodische und toolgestützte Kapazitätsplanung zur Vermeidung von Projektverzögerungen. Ziel ist es, Demand-Supply-Analysen durchzuführen, Skill-Matrizen für Teams zu erstellen und durch ein aktives Buffer-Management sowie den Einsatz von Ressourcen-Leveling-Techniken eine nachhaltige Auslastung von maximal 80 % sicherzustellen.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Das Ressourcen-Dilemma in Multi-Projekt-Umgebungen
- Operative Probleme: Warum 100% Planung zu 0% Fortschritt führt (Warteschlangentheorie).
- Demand vs. Supply: Transparenz über den Projektbedarf und die tatsächliche Netto-Kapazität.
- Rollen im Prozess: Zusammenarbeit zwischen Projektleiter (Nachfrage) und Linienmanager (Angebot).
- 2. Skill-basierte Planung vs. Personen-Zuweisung
- Skill-Katalog: Definition von Hard-Skills (Technologien) und Soft-Skills (Rollen).
- Generische Ressourcen: Planung mit Platzhaltern in der frühen Projektphase.
- Skill-Matching: Suche nach der optimalen Besetzung basierend auf Verfügbarkeit und Kompetenzprofil.
- 3. Kapazitätsplanung und Auslastungsanalyse
- Netto-Kapazität: Abzug von Urlaub, Krankheit, Linienaufgaben und Weiterbildung.
- Visualisierung: Heatmaps zur schnellen Identifikation von Engpässen und freien Kapazitäten.
- Szenarien: "Was-wäre-wenn"-Analysen für neue Projektanfragen.
- 4. Die 80%-Regel und Buffer-Management
- Buffer-Strategie: Warum 20% Puffer für Unvorhergesehenes und Innovation zwingend sind.
- Qualitätssicherung: Zusammenhang zwischen Überlastung (>100%), Fehlerraten und Burnout-Risiko.
- Multitasking-Falle: Die Kosten des Kontextwechsels bei zu vielen parallelen Projekten.
- 5. Ressourcenkonflikte lösen und eskalieren
- Priorisierung: Entscheidungsgrundlagen auf Basis von Business Value und Dringlichkeit.
- Verhandlung: Konstruktive Lösungsfindung zwischen konkurrierenden Projektleitern.
- Eskalationspfad: Wann muss das PMO oder der Lenkungsausschuss entscheiden?
- 6. MS Project Server: Resource Pool und Leveling
- Enterprise Resource Pool: Zentrales Management aller Mitarbeitenden über alle Projekte.
- Resource Leveling: Automatisierter Abgleich von Überlastungen durch Zeitverschiebung.
- Generic Resources: Strategische Langfristplanung ohne konkrete Namensnennung.
- 7. Visuelle Planung mit Meisterplan
- Portfolio-Ebene: Projekte per Drag-and-Drop gegen die Kapazitätslinie verschieben.
- Engpass-Fokus: Sofortige Sichtbarkeit, welcher Skill (z.B. Software-Architekt) das Portfolio bremst.
- Simulationsmodus: Auswirkungen von Projektverschiebungen auf die gesamte Organisation prüfen.
- 8. Jira-Integration: Tempo Timesheets und Workload
- Zeitmanagement: Erfassung von Ist-Aufwänden mit Tempo Timesheets für die Nachkalkulation.
- Team Calendars: Visualisierung von Abwesenheiten direkt im agilen Kontext.
- Workload-Pläne: Planung von Sprints unter Berücksichtigung der individuellen Kapazität.
- 9. Management von Freelancern und Contractoren
- Onboarding-Prozess: Schnelle Integration externer Experten in den Projekt-Workflow.
- Wissenstransfer: Sicherstellung, dass Know-how nach Projektende im Unternehmen verbleibt.
- Hybrid-Teams: Steuerung von gemischten Teams aus internen und externen Ressourcen.
- 10. Reporting und Metriken
- Utilization Rate: Analyse der fakturierbaren vs. internen Auslastung.
- Allocation Accuracy: Vergleich zwischen geplantem Bedarf und tatsächlicher Buchung.
- Skill-Gap-Analyse: Identifikation künftig benötigter Kompetenzen für die Personalplanung.
- 11. Praxis-Workshop: "The Resource Masterclass"
- Audit-Task: Analyse einer überlasteten Multi-Projekt-Umgebung und Identifikation von "Killern".
- Skill-Task: Erstellung einer Skill-Matrix für ein fiktives Projektteam.
- Conflict-Task: Rollenspiel einer Ressourcen-Verhandlung zwischen zwei Projektleitern.
- Final Roadmap: Erstellung einer Checkliste für den monatlichen Ressourcen-Abgleich-Zyklus.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Ressourcenmanager & PMO-Mitarbeiter: Zur zentralen Steuerung der Kapazitäten.
- Linienmanager & Teamleiter: Zur besseren Planung ihrer Mitarbeitenden in Projekten.
- Projektleiter: Zur realistischen Bedarfsanmeldung und Konfliktlösung.
- IT-Leiter & Abteilungsleiter: Zur strategischen Personal- und Skill-Entwicklung.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
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| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen. | |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen