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Alle Outlook Schulungen

Schulung Outlook-Modernisierung für den Mittelstand

Posteingang, Kalender, Copilot, Bookings, Places, To Do im Tages-Alltag

3 Tage / S7096
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Schulungsformen

Inhouse-/Firmenschulung

  • 3 Tage - anpassbar
  • Termin nach Wunsch
  • In Ihrem Hause oder bei der GFU
  • Preis nach Angebot
  • Lernumgebung in der Cloud
  • Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Präsenz Online Hybrid
Unverbindlich anfragen

Individualschulung

  • 3 Tage - anpassbar
  • Termin nach Wunsch
  • In Ihrem Hause oder bei der GFU
  • Preis nach Angebot
  • Lernumgebung in der Cloud
  • 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Präsenz Online Hybrid
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Beschreibung

Outlook ist in den meisten KMU 2026 das wichtigste Arbeits-Werkzeug der Mannschaft - Posteingang, Kalender, Aufgaben und Termin-Verwaltung laufen darüber. Gleichzeitig ist die tägliche Lage in vielen Mittelstand-Betrieben unaufgeräumt: Posteingänge mit fünfhundert ungelesenen Mails, Kalender ohne Fokus-Zeit, Termin-Vereinbarung per E-Mail-Pingpong, fehlende Vorlagen und Quick Steps, ungenutzte Microsoft-Copilot-Funktionen.
Microsoft hat 2024 und 2025 Outlook deutlich erweitert: das neue Outlook für Windows ist eingeführt und löst den klassischen Outlook-Client schrittweise ab, Microsoft Copilot in Outlook fasst lange Mail-Verläufe in Sekunden zusammen und entwirft Antworten, Microsoft Bookings ermöglicht Termin-Buchung ohne Mail-Hin-und-Her, Microsoft Places bringt Hybrid-Arbeits-Lage mit Anwesenheits-Sicht und Schreibtisch-Buchung. Loop-Komponenten in Mails machen aus klassischen E-Mails kollaborative Lagen.
Der Workshop folgt dem MVP-Prinzip: lieber heute eine eigene aufgeräumte Outlook-Lage mit klaren Regeln, Copilot-Erfahrung und einer Microsoft-Bookings-Lage produktiv setzen, als wochenlang an einem Konzern-Plan arbeiten. Am Ende von Tag drei ist die eigene Posteingangs-, Kalender- und Aufgaben-Routine ruhig und tragfähig.

Vertiefen Sie Ihr Wissen mit einem weiteren Outlook Seminar aus unserem Angebot.

Schulungsziel

Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einer aufgeräumten Posteingangs-Lage mit klarer Methodik, drei produktiven Regeln und Kategorien, einer Copilot-Erfahrung für Zusammenfassungen und Antworten, einer Kalender-Hygiene-Routine mit Fokus-Zeit, einem produktiven Microsoft-Bookings-Anker, einer Microsoft-Places-Einrichtung, einer To-Do- und Planner-Anbindung, drei eigenen Vorlagen und Quick Steps, einer abgesicherten Datenschutz- und EU-AI-Act-Lage und einem 90-Tage-Plan.

Details

Inhalt

  • Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
    • Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
  • Tag 1: Posteingangs-Hygiene, Copilot, erster MVP
  • 1. Was Outlook-Modernisierung im KMU leistet
    • Drei Wirkungs-Stufen: aufgeräumter Posteingang mit klarer Routine (Ausgangs-Lage), Copilot-gestützte Tages-Bearbeitung (Wirkungs-Lage), durchgängige Lage mit Bookings, Places und Loop (Tiefen-Lage).
    • Wirkungs-Bilder: Posteingang zwei bis drei Mal täglich statt durchgehend, längere Mails in Sekunden verstanden, Termin-Buchung ohne Pingpong, Hybrid-Lage planbar.
    • Anti-Muster: durchgehende Posteingangs-Sichtung als Arbeits-Modus, Termin-Vereinbarung mit zehn Mails, ignorierte Vorlagen und Quick Steps, Copilot ungenutzt trotz vorhandener Lizenz.
    • Praxis-Übung: Standort-Bestimmung - eigene aktuelle Outlook-Lage in fünf Sätzen, drei größte Schmerz-Punkte, MVP-Ziel für Tag drei festlegen.
  • 2. Posteingangs-Hygiene: Methodik und Pflicht-Regeln
    • Methodik-Auswahl: Inbox Zero, GTD (Getting Things Done), eigene Vier-Ordner-Lage (Erledigt, Wartet auf andere, Lese-Lage, Archiv); eine Methode wählen und durchziehen.
    • Vier-Sekunden-Entscheidung pro Mail: löschen, archivieren, sofort beantworten (unter zwei Minuten), Aufgabe daraus machen, delegieren, später bearbeiten in geplanter Lese-Zeit.
    • Focused Inbox aktivieren: Microsoft sortiert wichtige Mails automatisch in „Fokussiert", Rest in „Andere".
    • Regel-Lage einrichten: automatische Sortierung nach Absender oder Schlüsselwort, Marken-Mail-Lage, Newsletter-Lage, gegebenenfalls Schließung von Verteiler-Lagen.
    • Praxis-Übung: Hygiene-Werkstatt - die eigene Methodik wählen, Focused Inbox aktivieren, drei eigene Regeln für die häufigsten Mail-Typen einrichten.
  • 3. Microsoft Copilot in Outlook: Zusammenfassen, Antworten, Terminhilfen
    • Lange Mail-Verläufe zusammenfassen: Copilot extrahiert Kern-Aussagen, Entscheidungen und offene Fragen aus zwanzig-mal-hin-und-her-Mail-Verläufen in zwei Absätzen.
    • Antwort-Entwürfe mit Copilot: aus Sprach-Aufgabe einen ersten Antwort-Entwurf erzeugen („Antworte freundlich, dass wir das Angebot bis Freitag senden"), mit Mensch-Endkontrolle vor Versand.
    • Tonalitäts-Anpassung: Antwort höflicher, knapper oder ausführlicher formulieren lassen.
    • Coach by Copilot: vor dem Senden lässt sich der eigene Mail-Entwurf prüfen (Ton, Klarheit, Wirkung).
    • Praxis-Übung: Copilot-Werkstatt - drei lange Mail-Verläufe mit Copilot zusammenfassen, einen Antwort-Entwurf erzeugen und individualisieren, eine eigene Mail mit Coach by Copilot prüfen.
  • 4. Erster MVP: aufgeräumter Posteingang mit Regeln und Kategorien
    • Pflicht-Set für eine produktive Posteingangs-Lage: Focused Inbox aktiv, drei bis fünf Regeln, drei bis fünf Kategorien mit Farben, Lese-Bereich auf „nur bei Auswahl markieren", klare Archiv-Strategie.
    • Kategorien-Logik: Farbcodes nach Themen (z.B. „Kunden", „Lieferanten", „Intern", „Persönlich") oder nach Bearbeitungs-Stand (z.B. „Heute", „Diese Woche", „Wartet auf andere").
    • Such-Lage statt Ordner-Wahn: nicht jede Mail in einen eigenen Ordner; klare Such-Operatoren ersetzen aufwendige Ordner-Strukturen.
    • Praxis-Übung: MVP-Aufbau - im eigenen Posteingang Regeln, Kategorien und eine klare Archiv-Strategie produktiv setzen; Posteingang auf maximal 30 Mails reduzieren.
  • Tag 2: Kalender, Bookings, Hybrid-Lage, Aufgaben
  • 5. Kalender-Hygiene: Termine, Fokus-Zeit, Übersicht
    • Time Blocking als Pflicht-Lage: Fokus-Zeiten im Kalender blockieren für tiefe Arbeit (zwei bis drei Mal pro Woche zwei Stunden); Microsoft Viva Insights schlägt automatisch Fokus-Zeit vor.
    • Meeting-Disziplin: 25- und 50-Minuten-Termine statt 30 und 60 Minuten (Atem-Pause zwischen Terminen), Tagesordnung in jeder Einladung, klares Ergebnis-Ziel.
    • Kalender-Sicht-Anpassung: Arbeitswoche, Tag, Monat; mehrere Kalender überlagern (eigener, Team, Geschäftsleitung); gegebenenfalls geteilte Kalender für Vertretung.
    • Out-of-Office mit Bedacht: Automatische Antwort mit klarer Vertretungs-Lage und realistischem Antwort-Versprechen.
    • Praxis-Übung: Kalender-Werkstatt - zwei Fokus-Zeiten pro Woche im eigenen Kalender blockieren, 25/50-Termin-Standard einrichten, eine eigene Out-of-Office-Vorlage mit Vertretungs-Lage entwerfen.
  • 6. Microsoft Bookings: Termin-Buchung ohne E-Mail-Pingpong
    • Microsoft Bookings in einfachen Worten: ein Buchungs-Anker mit eigener Webseite, auf der Externe (Auftraggeber, Lieferanten, Bewerber) selbst Termine im eigenen Kalender vereinbaren können; freie Zeit-Slots werden aus dem Outlook-Kalender abgeleitet.
    • Anwendungs-Fälle: Erst-Beratungs-Termin, Service-Lage, Vorstellungs-Gespräch, Werkstatt-Termin, regelmäßige Wartungs-Anker.
    • Personal Bookings vs. Shared Bookings: Personal für eigene Termine, Shared für Mannschafts-Termine mit Verteilung.
    • Anker-Verteilung: Bookings-Link in E-Mail-Signatur, LinkedIn-Profil, Webseite, gegebenenfalls Visitenkarten-QR-Code.
    • Praxis-Übung: Bookings-Werkstatt - einen eigenen Bookings-Anker für einen wiederkehrenden Termin-Typ (z.B. Erst-Gespräch 30 Minuten) einrichten, in die E-Mail-Signatur einbinden, einen Test-Termin von außen buchen.
  • 7. Microsoft Places: Hybrid-Lage mit Anwesenheits-Sicht
    • Microsoft Places in einfachen Worten: Microsoft-Werkzeug für Hybrid-Arbeits-Lage; zeigt, wer wann im Büro ist, ermöglicht Schreibtisch-Buchung und plant Termine mit Mischung aus Präsenz und Remote.
    • Anwesenheits-Sicht im Kalender: Outlook zeigt automatisch, wer der Mannschaft an welchem Tag im Büro ist; hilft bei der Terminierung von Präsenz-Treffen.
    • Schreibtisch- und Raum-Buchung: für Hybrid-Lagen mit nicht-festen Arbeits-Plätzen; Anbindung an Raum-Verwaltungs-Lage.
    • Anti-Muster: Places ohne Mitbestimmungs-Klärung einführen; bei Anwesenheits-Sicht klare Trennung von freiwilliger Mitteilung und Leistungs-Kontrolle nötig.
    • Praxis-Übung: Places-Werkstatt - die eigene Hybrid-Lage in Places eintragen, einen Mannschafts-Termin mit Mischung aus Präsenz und Remote planen, gegebenenfalls eine Schreibtisch-Buchung simulieren.
  • 8. Aufgaben mit Microsoft To Do und Planner
    • Microsoft To Do als persönliche Aufgaben-Lage: synchronisiert mit Outlook-Aufgaben, mit Listen, Fälligkeits-Daten, Erinnerungen, Sub-Aufgaben.
    • Mail-zu-Aufgabe: aus einer Mail mit einem Klick eine Aufgabe in To Do erstellen, mit der Mail als Anhang.
    • Microsoft Planner für Mannschafts-Aufgaben: Boards mit Aufgaben-Karten, Zuweisung an Mitglieder, Fortschritts-Sicht; Anbindung an Teams und Outlook.
    • Loop-Komponenten in Outlook: gemeinsame Aufgaben-Listen, Tabellen oder Voting direkt in einer Mail; alle Empfänger sehen die gleiche Lage in Echt-Zeit.
    • Praxis-Übung: Aufgaben-Werkstatt - drei eigene Mails in To-Do-Aufgaben überführen, eine Planner-Lage für ein eigenes Projekt anlegen, eine Loop-Komponente (z.B. Voting für nächsten Mannschafts-Lunch) in eine Test-Mail einbinden.
  • Tag 3: Vorlagen, Recht, Routine
  • 9. Vorlagen, Quick Steps und Loop-Anbindung
    • Vorlagen in Outlook: für wiederkehrende Mail-Typen (Standard-Antwort, Auftragsbestätigung, Termin-Bestätigung); spart Tipp-Zeit und sorgt für einheitliche Sprache.
    • Quick Steps in einfachen Worten: vor-konfigurierte Mehr-Schritt-Lagen mit einem Klick (z.B. „An Auftraggeber X weiterleiten und in Auftrags-Ordner verschieben"); deutlich effizienter als händische Wiederholung.
    • Mein bevorzugter Quick-Step-Drei-Klassiker für KMU: „Weiterleiten und archivieren", „Aufgabe daraus machen", „In Kategorie X verschieben und als gelesen markieren".
    • Microsoft Editor und Sprach-Lagen: automatische Recht-schreib- und Stil-Hilfen, Übersetzungen in Outlook-Mails (über zwanzig Sprachen).
    • Praxis-Übung: Vorlagen-Werkstatt - drei eigene Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anwendungs-Fälle bauen, drei Quick Steps für die häufigsten Lagen einrichten.
  • 10. Recht: DSGVO, Mitbestimmung, Copilot mit Personen-Bezug
    • DSGVO bei Outlook-Nutzung: Verarbeitungs-Verzeichnis-Eintrag, AVV mit Microsoft, Daten-Standort über Microsoft EU Data Boundary; Mail-Aufbewahrungs-Fristen (geschäftliche Korrespondenz sechs Jahre nach HGB).
    • Mitbestimmung nach BetrVG Paragraph 87 Absatz 1 Nummer 6: Outlook ist als technische Einrichtung zur Leistungs- und Verhaltens-Kontrolle mitbestimmungspflichtig, insbesondere bei Anwendung von Viva Insights, Microsoft Places mit Anwesenheits-Sicht und Copilot-Auswertungs-Lagen.
    • EU-AI-Act seit 2. August 2026: Microsoft Copilot in Outlook ist Allgemein-KI mit Transparenz-Pflicht; bei Personen-bezogenen Anwendungs-Fällen (HR-Mails, Bewerbungs-Sichtung) besondere Prüfung.
    • Vertretungs-Lage: bei Krankheit oder Urlaub klare Stellvertreter-Rechte (Postfach-Vertretung, Kalender-Sicht), mit klarer Berechtigungs-Lage.
    • Praxis-Übung: Recht-Werkstatt - Klärungs-Liste für Betriebsrat und Datenschutz-Beauftragte erstellen, eine eigene EU-AI-Act-Kennzeichnungs-Lage für KI-erzeugte Mail-Antworten festlegen.
  • 11. Routine, Mess-Welt und 90-Tage-Plan
    • Tages-Routine in einfachen Worten: morgens 30 Minuten Posteingang (mit klarer Methodik), mittags 15 Minuten, nachmittags 15 Minuten; ansonsten Posteingang geschlossen.
    • Wöchentliche Routine: freitags 30 Minuten Posteingang aufräumen, Aufgaben-Liste sichten, Kalender für die nächste Woche prüfen, Vorlagen und Quick Steps pflegen.
    • Mess-Welt: Microsoft Viva Insights liefert eigene Mess-Anker (Fokus-Zeit pro Woche, Meeting-Stunden, Antwort-Zeit, After-Hours-Arbeit); für Mitbestimmung-konforme persönliche Sicht.
    • Microsoft Places als Hybrid-Mess-Anker: Anwesenheits-Statistik pro Mannschaft (anonymisiert), Schreibtisch-Auslastung; mit klarer Datenschutz-Lage.
    • 90-Tage-Plan: 30T MVP-Posteingang produktiv mit Methodik, Regeln und Copilot; 30T Bookings und Microsoft Places etabliert; 30T Vorlagen, Quick Steps und Aufgaben-Anbindung in den Regel-Betrieb übergeben.
    • Praxis-Übung: Persönliche Roadmap - konkreter Stand am Ende von Tag drei, drei monatliche Meilensteine, drei messbare Anker (z.B. Posteingangs-Größe, Fokus-Zeit-Stunden pro Woche, Anzahl Bookings-Termine), Sparring-Buddy aus dem Seminar.

  • Office-Manager, Assistenz der Geschäftsführung und kaufmännische Verantwortliche in KMU: Die täglich mehrere hundert E-Mails bearbeiten und ihre Outlook-Routine vom Reaktiv-Modus auf eine produktive Lage umstellen wollen.
  • Vertriebs-, Beratungs- und Service-Mitarbeitende im Mittelstand: Die Termin-Buchung über Microsoft Bookings, Microsoft Copilot in Outlook und Loop-Komponenten produktiv einsetzen möchten.
  • Geschäftsleitungs- und Bereichs-Leitung mit hohem E-Mail-Aufkommen: Die ihre Kalender-Hygiene, Fokus-Zeit-Lage und Hybrid-Arbeits-Routine mit Microsoft Places strukturieren wollen.
  • IT- und Change-Verantwortliche mit Outlook-Adoptions-Auftrag: Die als Multiplikatoren die Mannschaft auf das neue Outlook, Copilot und die erweiterten Funktionen heben sollen.
Voraussetzungen: PC-Anwender-Kenntnisse. Aktive Microsoft-365-Welt mit Outlook und idealerweise Copilot-Lizenz. Eigene tägliche Outlook-Lage als Arbeits-Gegenstand (Posteingang, Kalender, Aufgaben). Bereitschaft zu Datenschutz-, Mitbestimmungs- und EU-AI-Act-Klärungen bei Copilot-Einführung. Technische Outlook-Administration ausdrücklich nicht erforderlich.
Abgrenzung: Anfänger-freundlicher Workshop-Einstieg in Outlook-Modernisierung für den Mittelstand nach dem MVP-Prinzip


In Präsenz
Online
Lernmethode

Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis

Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent.

Unterlagen

Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne.

Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne.

Arbeitsplatz
  • PC/VMs für alle Teilnehmenden
  • Hochwertige und performante Hardware
  • Große, höhenverstellbare Bildschirme
  • Zugang zu Ihrem Firmennetz erlaubt
  • 86-90 Zoll Bildschirm für perfekte Präsentationen in jedem Schulungsraum
  • Online Meeting + Remote Zugriff auf persönlichen GFU-Schulungs-PC
  • Keine Installation auf dem eigenem PC notwendig
Lernumgebung

Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen.

Arbeitsmaterialien

Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its

Teilnahmezertifikat

Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF.


In Präsenz
Online
Teilnehmendenzahl

min. 1, max. 8 Personen

Garantierte Durchführung *

Ab 1 Teilnehmenden

Schulungszeiten
3 Tage, 09:00 - 16:00 Uhr
Ort der Schulung
GFU Schulungszentrum oder Virtual Classroom
GFU Schulungszentrum
Am Grauen Stein 27
51105 Köln-Deutz

oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung

Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden.

Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen.

Räumlichkeiten

Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur

Bequem aus dem Homeoffice von überall

All-Inclusive

Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch

Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu.
Barrierefreiheit

Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei

-

In Präsenz
Online
  • Eigener Shuttle-Service
  • Reservierte Parkplätze
  • Hotelreservierung
  • Technik-Sofort-Support

Buchungsmöglichkeiten

Online oder in Präsenz teilnehmen

Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.

Mehr Infos
Inhouse-/Firmenschulung
  • Lernumgebung in der Cloud
  • Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Präsenz Online Hybrid
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Individualschulung
  • Lernumgebung in der Cloud
  • 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
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FAQ für Inhouse Schulungen

Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.

Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.

Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.

Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.

Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.

  • Kompetente Seminarberatung
  • Dozenten aus der Praxis
  • Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
  • Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
  • Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
  • Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
  • Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen

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