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Schulung Google Workspace für KMU
Pilot mit Gemini, Drive, Meet und AppSheet
Schulungsformen
Offene Schulung
- 3 Tage
- 5 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 2.030,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 3 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Die Werkzeug-Welt hat sich 2024 bis 2026 deutlich entwickelt: Gemini for Workspace ist 2025 in viele Tarife direkt eingebaut worden (vorher separater Add-on), Side Panel Gemini bringt Kontext-bezogene KI-Hilfen in jede App, Take Notes for me in Meet liefert automatische Besprechungs-Zusammenfassungen, Vids erzeugt KI-Videos, AppSheet bietet No-Code-Apps mit Datenbank, Connected Sheets verbindet Tabellen mit BigQuery.
Gleichzeitig ist die Recht-Lage für die Workspace-Nutzung in DACH anspruchsvoll: DSGVO-Klärung mit Google (AVV, EU-Daten-Standort, EU-US Data Privacy Framework), Mitbestimmung bei Meet-Aufzeichnungen und Drive-Auswertungen, EU-AI-Act bei Gemini-Nutzung mit Personen-Bezug. Der Workshop folgt dem MVP-Prinzip: lieber heute eine Pilot-Mannschaft mit Gemini-Pilot, aufgeräumter Drive-Lage und drei AppSheet-Apps produktiv setzen, als in vier Wochen einen Konzern-Plan ohne Umsetzung skizzieren.
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Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einer produktiv eingerichteten Workspace-Pilot-Lage, einer aufgeräumten Shared-Drive-Struktur mit Berechtigungs-Konzept, einer ersten Gemini-Erfahrung in Docs, Mail und Meet, einer Meet-Hygiene-Routine, einer ersten AppSheet-App, einer Admin-Console-Konfiguration mit MFA und Endpoint Management, einer abgesicherten DSGVO-, Mitbestimmungs- und EU-AI-Act-Lage und einer 90-Tage-Roadmap.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Tag 1: Grundlagen, Plattform-Sicht, erster MVP
- 1. Was Google Workspace für KMU leistet
- Drei Adoptions-Stufen: Gmail-Ersatz mit Drive-Freigaben (Ausgangs-Lage), Kollaborations-Plattform mit Shared Drives, Meet und Chat (Wirkungs-Lage), durchgängige Plattform mit Gemini, AppSheet und Admin-Governance (Tiefen-Lage).
- Wirkungs-Bilder: weniger E-Mail-Aufkommen durch Chat-Anker, gemeinsame Echtzeit-Arbeit in Docs und Sheets, KI-gestützte Vorbereitung von Besprechungen mit Gemini, No-Code-Apps statt Excel-Inseln.
- Häufige Schmerz-Punkte: Drive-Wildwuchs ohne Struktur, Meet-Aufzeichnungen ohne Mitbestimmungs-Klärung, AppSheet und Gemini ungenutzt, Parallel-Nutzung mit Zoom oder Microsoft Teams.
- Praxis-Übung: Standort-Bestimmung - eigene Workspace-Lage in fünf Sätzen, drei Schmerz-Punkte, MVP-Ziel für Tag drei festlegen.
- 2. Plattform-Anatomie: Gmail, Calendar, Drive, Docs, Meet, Chat
- Kommunikations-Lage: Gmail für asynchrone Mitteilungen, Chat für schnelle Abstimmungen in Räumen (Threads, Spaces), Meet für Video- und Audio-Lagen.
- Daten-Lage: Drive für persönliche Dateien, Shared Drives für Team-Daten ohne Personen-Bindung, Sites für interne Wissens-Seiten.
- Dokumenten-Lage: Docs (Text), Sheets (Tabellen), Slides (Präsentationen), Forms (Umfragen), Keep (Notizen), Tasks (Aufgaben).
- Erweiterte Werkzeuge: Vault für eDiscovery und Aufbewahrung, AppSheet für No-Code-Apps, Vids für KI-Video-Erstellung, Cloud Search für unternehmens-weite Suche.
- Praxis-Übung: Plattform-Werkstatt - die eigene Workspace-Nutzungs-Lage je App in einer Tabelle sichten (aktiv, sporadisch, ungenutzt), drei Verbesserungs-Ideen notieren.
- 3. Workspace vs. Microsoft 365: Wo Workspace gewinnt, wo nicht
- Workspace-Stärken: Echtzeit-Kollaboration in Docs und Sheets (deutlich nahtloser als Word und Excel), Gmail als Mail-Anwendung (besser für viele Anwender als Outlook), Drive einfacher als SharePoint, AppSheet als No-Code-Lage.
- Workspace-Schwächen: Slides weniger funktionsreich als PowerPoint, Sheets weniger mächtig als Excel für komplexe Modelle, weniger Anbindungen an klassische Enterprise-Software (SAP, Salesforce mit Bedacht), DACH-Marktanteil deutlich kleiner als Microsoft.
- Gemini gegenüber Microsoft Copilot: 2025/2026 auf Augenhöhe in den Kern-Anwendungen, Workspace-Gemini stärker in Mail und Meet, Copilot stärker in Excel und Power Platform.
- DSGVO-Wahrnehmung: Workspace mit EU-Daten-Standort und EU-US Data Privacy Framework, Microsoft mit EU Data Boundary; beide DSGVO-konform aufstellbar.
- Praxis-Übung: Vergleichs-Werkstatt - die eigene Nutzungs-Lage gegen die andere Plattform spiegeln (was wäre dort anders), drei strategische Argumente für die eigene Wahl festhalten.
- 4. Erster MVP: Pilot-Mannschaft und Grund-Setup
- Pflicht-Set für eine produktive Pilot-Lage: eine Pilot-Fachabteilung mit 10 bis 30 Personen, aufgeräumte Shared-Drive-Struktur mit drei bis fünf Ordnern, Gemini-Lizenz für die Pilot-Mannschaft, Meet-Hygiene-Regeln, drei AppSheet-Anwendungs-Ideen.
- Pilot-Auswahl: idealerweise eine Abteilung mit Kollaborations-Bedarf (Vertrieb, Marketing, Beratung) und hoher Adoptions-Bereitschaft.
- Anker-Person in der Pilot-Mannschaft: Workspace-Champion, der Kolleginnen und Kollegen anlernt und Erst-Hilfe liefert.
- Praxis-Übung: MVP-Aufbau - im Test-Workspace eine Shared-Drive-Struktur mit drei Ordnern und Berechtigungs-Logik anlegen, eine Pilot-Gruppe in der Admin Console einrichten, einen Auftakt-Plan für die Pilot-Mannschaft skizzieren.
- Tag 2: Gemini, Kollaboration, Drive, AppSheet
- 5. Gemini for Workspace: Help me write, Help me organize, Side Panel, Take Notes
- Gemini in den Workspace-Apps: Help me write in Docs (Texte entwerfen, umformulieren, zusammenfassen), Help me organize in Sheets (Tabellen-Vorschläge, Formel-Hilfen), Help me create in Slides (Folien-Entwürfe), Help me visualize in Sheets (Diagramm-Vorschläge).
- Side Panel Gemini: Kontext-bezogene KI-Hilfe als Seiten-Leiste in Gmail, Docs, Sheets, Slides und Drive; mit Anbindung an die aktuelle Datei und gegebenenfalls an Wissens-Lagen.
- Take Notes for me in Meet: automatische Besprechungs-Zusammenfassungen mit Aktions-Punkten und Frage-Lage; mit klarer Mitbestimmungs- und Einwilligungs-Klärung.
- Gems (eigene KI-Assistenten): vor-konfigurierte Gemini-Anker für wiederkehrende Aufgaben (z.B. „Vertriebs-Mail-Antworter", „Berichts-Zusammenfasser"); ähnlich Microsoft Copilot Custom Agents.
- Mensch-Endkontrolle als Pflicht: KI-Vorschläge sind Roh-Material, jeder veröffentlichte Endstand wird geprüft; EU-AI-Act-Lage bei Personen-bezogenen Anwendungs-Fällen besonders beachten.
- Praxis-Übung: Gemini-Werkstatt - im Test-Workspace drei Gemini-Funktionen testen (Help me write in Docs, Side Panel in Gmail, Take Notes in Meet), eine eigene Gem für einen wiederkehrenden Vorgang skizzieren.
- 6. Echtzeit-Kollaboration in Docs, Sheets, Slides
- Echtzeit-Lage in einfachen Worten: mehrere Personen bearbeiten dasselbe Dokument gleichzeitig, sehen sich gegenseitig den Cursor, ergänzen ohne Konflikt-Lage; klar besser als E-Mail-Versionen-Wirrwarr.
- Kommentar- und Aufgaben-Lage: Kommentare direkt in der Datei, mit Zuweisung an konkrete Personen als Aufgabe; Antwort-Lage und Erledigungs-Anker.
- Smart Chips in Docs: lebende Verweise auf Personen, Dateien, Termine und Orte; mit aktualisierten Vorschau-Inhalten.
- Building Blocks in Docs: Vorlagen für Besprechungs-Notizen, Projekt-Verfolgung, Entscheidungs-Protokoll - ohne separates Werkzeug.
- Praxis-Übung: Kollaborations-Werkstatt - mit einer Sparring-Partnerin oder einem Sparring-Partner aus dem Seminar ein gemeinsames Doc mit Kommentaren, zugewiesenen Aufgaben und Smart Chips bauen.
- 7. Drive als gemeinsame Daten-Lage: Shared Drives, Berechtigungen
- Shared Drives in einfachen Worten: gemeinsame Speicher-Lagen für Teams, mit klarer Berechtigungs-Logik; Dateien gehören dem Team, nicht einer Einzel-Person; bei Ausscheiden bleibt die Datei.
- Berechtigungs-Stufen: Manager (volle Rechte), Content Manager (Inhalt verwalten), Contributor (beitragen), Commenter (kommentieren), Viewer (sehen).
- Berechtigungs-Vererbung: Berechtigungen auf Ordner-Ebene vererben sich an Unter-Ordner und Dateien; explizite Abweichungs-Lage möglich.
- Externe Freigaben: gezielt mit Außenstehenden Dateien teilen; mit Ablauf-Datum, Wasserzeichen und Download-Sperre; Admin-Lage kann externe Freigaben einschränken.
- Praxis-Übung: Drive-Werkstatt - ein Shared Drive für die Pilot-Abteilung anlegen, mit drei Ordnern (Anbahnungs-Lage, Bestand-Aufträge, Wissens-Lage), klare Berechtigungs-Lage für drei Rollen festlegen.
- 8. AppSheet: erste No-Code-App ohne Programmierung
- AppSheet in einfachen Worten: Google-eigenes No-Code-Werkzeug; aus einer Google-Sheets-Tabelle oder einer AppSheet-Datenbank wird eine mobile App ohne Programmierung; im Workspace-Tarif enthalten (Business Plus und Enterprise) oder als separates Add-on.
- Anwendungs-Fälle für KMU: Inspektions-App mit Foto-Aufnahme, Außendienst-Erfassung, Inventur-Lage, Anwesenheits-Erfassung, einfache Genehmigungs-Lage.
- AI-Funktionen in AppSheet: Daten-Erfassung über Foto-Erkennung, automatische Klassifizierung, Vorhersage-Modelle aus eigenen Daten.
- Mobile Sicht als Standard: AppSheet-Apps laufen nativ auf Smartphones (iOS, Android) und im Browser; ohne separate Tablet- oder Telefon-Bauten.
- Praxis-Übung: AppSheet-Werkstatt - aus einer eigenen Google-Sheets-Tabelle eine erste AppSheet-App mit drei Bildschirmen (Liste, Detail, Eingabe) bauen, auf einem Smartphone testen.
- Tag 3: Verwaltung, Recht, Routine
- 9. Admin Console, Endpoint Management, Context-Aware Access
- Google Admin Console als zentrale Verwaltungs-Lage: admin.google.com mit Organisations-Einheiten, Nutzer-Verwaltung, Lizenz-Lage, Sicherheits-Einstellungen.
- Endpoint Management in einfachen Worten: zentrale Verwaltung der Geräte, die auf Workspace zugreifen (Windows, macOS, ChromeOS, iOS, Android); mit MAM-Lage (App-Verwaltung ohne volle Geräte-Verwaltung) und MDM-Lage.
- Context-Aware Access: regelbasierte Zugriffs-Lage - wer darf von wo, mit welchem Gerät, auf welche Anwendung; mit Geräte-Konformität, Standort, Sicherheits-Lage als Bedingungen.
- 2-Schritt-Anmeldung als Pflicht-Lage: MFA mit Authenticator-App oder Sicherheits-Schlüssel; in Enterprise-Tarifen Passkeys und FIDO2 als Phishing-resistente Lage.
- Vault für eDiscovery und Aufbewahrung: rechts-konforme Aufbewahrung von Mails, Chats, Drive-Inhalten; mit Suche und Export für Audit- und Rechts-Lagen.
- Praxis-Übung: Verwaltungs-Werkstatt - im Test-Workspace eine Organisations-Einheit anlegen, eine 2-Schritt-Anmeldungs-Pflicht aktivieren, eine Endpoint-Management-Lage für mobile Geräte konfigurieren.
- 10. Recht: DSGVO, EU-Daten-Standort, Mitbestimmung, EU-AI-Act
- DSGVO bei Google Workspace: AVV mit Google, EU-Daten-Standort über Data Regions konfigurierbar (Daten in europäischen Rechenzentren), EU-US Data Privacy Framework als Anker für Daten-Transfer.
- Sovereign Controls für DACH: Client-Side Encryption für besonders sensible Daten, Schlüssel-Hoheit bei externem Anbieter (z.B. Thales, Stormshield).
- Mitbestimmung nach BetrVG Paragraph 87 Absatz 1 Nummer 6: Workspace als technische Einrichtung zur Leistungs- und Verhaltens-Kontrolle ist mitbestimmungspflichtig; Betriebs-Vereinbarung mit klarer Lage zu Meet-Aufzeichnungen, Gmail-Auswertungen, Drive-Sichten, Gemini-Nutzung.
- EU-AI-Act seit 2. August 2026: Gemini ist Allgemein-KI mit Transparenz-Pflicht; bei Personen-bezogenen Anwendungs-Fällen (HR-Analytik, Bewerbungs-Sichtung) besondere Prüfung; Take Notes for me in Meet erfordert Einwilligung aller Teilnehmenden.
- Datenschutz-Folgen-Abschätzung: bei Einführung von Gemini und Meet-Aufzeichnungen häufig empfehlenswert.
- Praxis-Übung: Recht-Werkstatt - Klärungs-Liste für Betriebsrat und Datenschutz-Beauftragte erstellen, EU-Daten-Standort für die eigene Workspace-Lage prüfen, eine Mitbestimmungs-Skizze für Gemini-Einführung entwerfen.
- 11. Adoptions-Routine, Mess-Welt und 90-Tage-Roadmap
- Adoptions-Disziplin: ohne aktive Adoption bleibt Workspace beim Gmail-Ersatz; Adoptions-Programm mit Schulungs-Werkstatt, Champion-Lage in Abteilungen, monatliche Erfolgs-Geschichten teilen.
- Mess-Welt: Admin Console mit Nutzungs-Statistik (Mail-Aufkommen, Drive-Speicher, Meet-Minuten, App-Adoption), eigene Sichten über Connected Sheets mit BigQuery für tiefere Analyse.
- Wartungs-Routine: monatliche Sichtung der Adoptions-Statistik, vierteljährliche Sichtung der Shared-Drive-Struktur (alte Daten archivieren), halbjährliche Sichtung der Sicherheits-Lage, jährliche Recht-Sichtung.
- Skalierungs-Pfade: vom Pilot-Team zu weiteren Abteilungen, von Gemini in einer Fachabteilung zur unternehmens-weiten Lage, von einer AppSheet-App zu einer Anwendungs-Portfolio-Lage in Fachabteilungen.
- 90-Tage-Roadmap: 30T Pilot-Mannschaft mit Shared Drive und Gemini produktiv, 30T Meet-Hygiene, AppSheet-Pilot und Endpoint-Management etabliert, 30T Recht-Lage geklärt und Übergabe in den Regel-Betrieb mit Aussicht auf weitere Abteilungen.
- Praxis-Übung: Persönliche Roadmap - konkreter Stand am Ende von Tag drei, drei monatliche Meilensteine, drei messbare Anker (z.B. Adoptions-Quote in der Pilot-Abteilung, Gemini-Nutzungen pro Woche, AppSheet-Anwender), Sparring-Buddy aus dem Seminar.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- IT-Leitung und Change-Verantwortliche in KMU mit Google-Workspace-Welt: Die Workspace über die reine Gmail- und Drive-Nutzung hinaus produktiv als Kollaborations-Plattform mit Gemini-KI, AppSheet und Admin-Governance etablieren wollen.
- Office-Manager, Kommunikations-Verantwortliche und Adoptions-Champions: Die Workspace-Adoption in Fachabteilungen vorantreiben und Mitarbeitende mitnehmen möchten.
- Geschäftsleitung und Bereichs-Leitung in KMU: Die strategisch zwischen Workspace und Microsoft 365 entscheiden oder die Workspace-Wahl bestätigen und mit Geschäfts-Wert füllen wollen.
- HR-, Datenschutz- und Betriebsrats-Verantwortliche: Die DSGVO-Lage rund um Google, EU-Daten-Standort, Mitbestimmung und EU-AI-Act bei Gemini systematisch klären möchten.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet - auch bei Seminaren inkl. Prüfungsgebühr. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| KOMPASS — Förderung für Solo-Selbstständige | ||
Solo-Selbstständige können für dieses Seminar eine Förderung via KOMPASS beantragen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
|
|
Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 09.09.-11.09.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 09.11.-11.11.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 2027 | ||||
| 11.01.-13.01.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 15.03.-17.03.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
| 17.05.-19.05.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 2.030,00 | Köln / Online | 2.030,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
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- 09. Sep. - 11. Sep. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
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