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Schulung Datenschutz für Mitarbeitende: DSGVO im Büroalltag
Personenbezogene Daten erkennen, rechtskonform verarbeiten, Datenpannen vermeiden
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
All das sind Datenpannen nach DSGVO - meldepflichtig innerhalb von 72 Stunden, mit potenziellen Bußgeldern und Reputationsschäden. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, alle Mitarbeitenden zu schulen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Das sind nicht nur HR und IT - das ist praktisch jeder, der eine E-Mail schreibt, eine Excel-Tabelle pflegt oder ein Telefonat entgegennimmt.
Dieses Ein-Tages-Seminar ist keine Jura-Vorlesung. Es ist ein Praxis-Tag mit konkreten Szenarien aus dem Büroalltag: Was darf ich, was nicht? Was muss ich tun, wenn etwas schiefgeht? Und warum ist das Ganze nicht lästige Bürokratie, sondern Schutz für echte Menschen - Kunden, Kollegen, Bewerber, Patienten.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit der Fähigkeit, personenbezogene Daten im Alltag zu erkennen und die DSGVO-Grundregeln anzuwenden, dem Wissen über datenschutzsicheres Verhalten bei E-Mail, Telefon, am Arbeitsplatz und mit KI-Tools, der Kenntnis der Meldewege bei Datenpannen und der 72-Stunden-Frist, einer persönlichen Notfallkarte mit Ansprechpartnern, einem Datenschutz-Spickzettel für den Schreibtisch und einem Teilnahmenachweis für die Personalakte (DSGVO-Pflichtschulung).
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Personenbezogene Daten erkennen: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer - das ist offensichtlich. Aber auch: IP-Adressen, Fotos, Standortdaten, Autokennzeichen, Personalnummern, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Kundennummern in Kombination mit Namen.
- Besondere Kategorien: Gesundheitsdaten (Krankmeldung, Allergien im Kantinenformular), religiöse Überzeugung (Kirchensteuer-Merkmal), Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrische Daten. Diese Daten sind noch stärker geschützt.
- Wo verarbeite ich personenbezogene Daten? E-Mail (Kundenkommunikation, interne Weiterleitungen), Excel (Kundenlisten, Teilnehmerlisten, Inventarlisten mit Zuordnung zu Personen), CRM und ERP (Kundenstammdaten, Lieferantenkontakte), Telefon (Notizen zu Gesprächen), Papier (Besucherlisten, Notizen, Druckausgaben).
- Interaktiv: Quiz: 10 Beispiele - personenbezogene Daten oder nicht? (Firmenname? -> Nein. Firmenname + Ansprechpartner? -> Ja. Anonymisierte Umfrageergebnisse? -> Nein. Pseudonymisierte Kundennummern? -> Kommt drauf an.)
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Kundendaten aus dem Vertrieb nicht für den Newsletter nutzen (ohne Einwilligung). Bewerberdaten nicht an andere Abteilungen weiterreichen (ohne Grund).
- Datenminimierung: Nur die Daten erheben und speichern, die tatsächlich benötigt werden. Keine Geburtsdaten auf Besucherlisten, keine Privathandynummern in der Kundendatenbank „für alle Fälle".
- Speicherbegrenzung: Daten löschen, wenn der Zweck erfüllt ist. Bewerbungsunterlagen nach 6 Monaten löschen (wenn keine Einwilligung zur längeren Speicherung), Projektdaten nach Projektende bereinigen, Alt-Daten nicht „einfach behalten".
- Rechtsgrundlage: Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage - Vertrag, Einwilligung, berechtigtes Interesse oder gesetzliche Pflicht. Keine Verarbeitung „weil wir das schon immer so machen".
- Betroffenenrechte: Kunden und Kollegen haben Rechte - Auskunft (welche Daten haben Sie über mich?), Löschung (bitte löschen Sie meine Daten), Berichtigung (meine Adresse hat sich geändert), Widerspruch. Anfragen sofort an den Datenschutzbeauftragten weiterleiten.
- Interaktiv: 5 Szenarien aus dem Büroalltag: „Darf ich das?" - Teilnehmende bewerten, dann gemeinsame Auflösung. (1) Kundenliste per E-Mail an einen externen Dienstleister senden. (2) Foto vom Teamessen auf LinkedIn posten. (3) Besucherliste, auf der jeder Besucher sieht, wer vorher da war. (4) Bewerbung an die Fachabteilung weiterleiten. (5) Ehemalige Kundendaten für eine Marketingkampagne nutzen.
- CC vs. BCC: Bei Gruppen-E-Mails an externe Empfänger BCC verwenden - sonst sieht jeder die Adressen der anderen (häufigste Datenpanne in Unternehmen). CC nur für interne Kommunikation oder wenn alle Empfänger sich kennen.
- Anhänge und Weiterleitung: Vor dem Weiterleiten prüfen - enthält der E-Mail-Verlauf darunter vertrauliche Informationen? Anhänge mit personenbezogenen Daten nur verschlüsselt oder per Cloud-Link mit Berechtigungsschutz senden.
- Automatische Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz: Keine automatische Weiterleitung an private E-Mail-Adressen. Abwesenheitsnotiz: keine internen Details preisgeben (nicht „Ich bin vom 15.-22. Mai im Krankenhaus").
- Praxis-Übung: 3 E-Mail-Szenarien bewerten und korrigieren: falsche CC-Nutzung, weitergeleiteter E-Mail-Verlauf mit vertraulichem Inhalt, Anhang mit Gehaltsdaten an falschen Empfänger.
- Clean Desk: Bildschirmsperre bei jedem Verlassen (Win+L), Dokumente mit personenbezogenen Daten nicht offen liegen lassen, Drucker-Ausgaben sofort abholen, Papier-Akten in abschließbare Schränke, Aktenvernichter statt Papierkorb.
- Telefon und Gespräche: Keine personenbezogenen Daten am Telefon weitergeben, ohne den Anrufer zu verifizieren (Rückruf auf bekannte Nummer). Vertrauliche Gespräche nicht im offenen Großraumbüro, nicht im Zug, nicht im Café.
- Mobiles Arbeiten und Homeoffice: Bildschirm nicht für Mitbewohner einsehbar, WLAN verschlüsselt, keine Firmendaten auf privaten Geräten (es sei denn, die IT hat das Gerät freigegeben), vertrauliche Dokumente nicht über den Heim-Drucker ausgeben.
- Datensichere Entsorgung: USB-Sticks, Festplatten, alte Laptops - nicht einfach wegwerfen, sondern der IT zur sicheren Löschung übergeben. Papier mit personenbezogenen Daten: Aktenvernichter (Sicherheitsstufe P-4 oder höher).
- Interaktiv: Foto-Quiz: 5 Arbeitsplatz-Fotos mit Datenschutzverstößen identifizieren (Besucherliste offen auf der Theke, Gehaltsliste am Drucker, Bildschirm mit Kundendaten zur Tür gerichtet, Bewerbungsmappe im offenen Regal, Post-it mit Passwort am Monitor).
- Das Grundproblem: Öffentliche KI-Tools (ChatGPT, Gemini, öffentliche Claude-Instanzen) verwenden eingegebene Daten potenziell für Modell-Training. Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen haben in öffentlichen KI-Tools nichts verloren .
- Was nicht in den Prompt darf: Kundennamen und -daten, Mitarbeiterdaten (Gehälter, Krankmeldungen, Beurteilungen), Verträge und Angebote mit Firmennamen, interne Finanzzahlen, Patientendaten, Schülerdaten, Bewerbungsunterlagen.
- Was erlaubt ist: Allgemeine Formulierungshilfe (ohne konkrete Namen/Daten), Recherche zu öffentlich verfügbaren Themen, Zusammenfassungen von selbst geschriebenen Texten (ohne personenbezogene Daten), Brainstorming und Strukturierung.
- Firmeninterne KI-Tools: Wenn das Unternehmen eigene KI-Lösungen betreibt (Microsoft Copilot mit Firmenlizenz, eigene LLM-Instanz) - dort gelten andere Regeln. Immer prüfen: hat die IT das Tool freigegeben?
- Praxis-Übung: 5 Prompts bewerten: datenschutzkonform oder nicht? (1) „Formuliere diese Kündigung freundlicher um" mit Kundennamen. (2) „Erstelle eine Vorlage für eine Datenschutzerklärung" ohne konkrete Daten. (3) „Analysiere diese Gehaltstabelle" mit echten Mitarbeiterdaten. (4) „Übersetze diesen allgemeinen Geschäftsbrief" ohne personenbezogene Daten. (5) „Fasse dieses Protokoll mit Kundennamen zusammen."
- Was ist eine Datenpanne? E-Mail an falschen Empfänger (mit personenbezogenen Daten), Laptop verloren/gestohlen (mit unverschlüsselter Festplatte), Ransomware-Angriff (Daten verschlüsselt oder abgeflossen), unberechtigter Zugriff (Kollege öffnet Personalakte eines anderen), fehlgeleiteter Brief oder Fax.
- 72-Stunden-Frist: Ab Kenntnis einer Datenpanne muss die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informiert werden. Deshalb: sofort melden, nicht erst „prüfen, ob es wirklich schlimm ist".
- Meldewege: An wen wende ich mich? Datenschutzbeauftragte(r), IT-Abteilung, Vorgesetzte(r). Interne Meldewege des eigenen Unternehmens identifizieren (dieser Block wird bei Inhouse-Seminaren firmenspezifisch angepasst).
- Keine Angst vor der Meldung: Melden ist keine Schwäche, sondern Pflicht. Vertuschen verschlimmert die Situation drastisch (höhere Bußgelder, größerer Schaden). Fehler passieren - entscheidend ist die schnelle Reaktion.
- Praxis-Übung: Notfallkarte ausfüllen: „Mein Datenschutzbeauftragter ist ___. Die Meldung geht an ___. Bei einer Datenpanne tue ich als Erstes ___." Karte mitnehmen.
Abschluss-Quiz (15 Min):
- 15 Fragen (Szenarien aus dem Büroalltag). Sofortige Auswertung: wo steht die Gruppe?
- Teilnahmebestätigung für die Personalakte - als Nachweis der DSGVO-Pflichtschulung.
- Die 10 wichtigsten Regeln auf einer Karte: (1) BCC bei Gruppen-E-Mails an Externe. (2) Bildschirmsperre bei jedem Verlassen. (3) Keine personenbezogenen Daten in öffentliche KI-Tools. (4) Druckausgaben sofort abholen. (5) Vor Weiterleitung E-Mail-Verlauf prüfen. (6) Daten nur für den erhobenen Zweck nutzen. (7) Löschfristen einhalten. (8) Betroffenenanfragen sofort an DSB weiterleiten. (9) Datenpannen sofort melden - nie vertuschen. (10) Im Zweifel: DSB fragen.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Alle Mitarbeitenden: Die im Arbeitsalltag personenbezogene Daten verarbeiten - bewusst oder unbewusst. Vom Empfang (Besucherlisten) über HR (Bewerbungen, Krankmeldungen) bis zum Vertrieb (Kundendaten, Angebote).
- Neue Mitarbeitende: Die im Rahmen des Onboardings die DSGVO-Grundregeln kennenlernen.
- Führungskräfte: Die für die Einhaltung des Datenschutzes in ihrem Team verantwortlich sind.
- Unternehmen mit Nachweispflicht: Die dokumentieren müssen, dass alle Mitarbeitenden zum Datenschutz geschult sind (DSGVO Art. 39, ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, Cyberversicherung).
Abgrenzung: Dieses Seminar vermittelt Datenschutz-Grundwissen für den Büroalltag - nicht die DSGVO im Detail (dafür: DSGVO-Seminare für Datenschutzbeauftragte).
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
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| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen