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Schulung Jira für Nicht-IT-Teams: Projekte und Aufgaben einfach organisieren
Marketing, HR, Legal, Finance: Jira als Arbeitswerkzeug für jede Abteilung
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 1 Tag - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Das Problem: Die meisten Jira-Schulungen sprechen die Sprache der Softwareentwicklung - Epics, Sprints, Story Points, Velocity. Dieses Seminar übersetzt Jira in die Sprache der Fachabteilungen : Aufgaben statt Stories, Arbeitsphasen statt Sprints, Fortschritt statt Velocity. Sie lernen genau die Funktionen, die Sie im Alltag brauchen - nicht mehr und nicht weniger.
Abgrenzung: Dieses Seminar ist bewusst nicht-technisch - kein Scrum, kein Kanban-Framework, keine Admin-Konfiguration. Es zeigt Jira als Arbeitswerkzeug für Fachabteilungen . Wer anschließend Scrum-Methodik vertiefen möchte, findet „SCRUM & KANBAN mit Jira" (S2722, 1T). Wer Jira als Product Owner nutzen möchte, findet „Jira für Product Owner" (S2169, 1T). Wer Jira administrieren möchte, findet „Jira Cloud Administration" (S2734, 2T).
Informieren Sie sich über weitere Jira Weiterbildungen.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einem funktionierenden Jira-Board für den eigenen Arbeitsalltag, einer Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben und einem persönlichen Dashboard - sofort im Team einsetzbar.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Jira verstehen: Was es kann und wie es denkt
- Das Grundprinzip: Jira organisiert Arbeit in Aufgaben (Vorgänge). Jede Aufgabe hat einen Status (Offen -> In Arbeit -> Erledigt), eine verantwortliche Person und eine Frist. Alle Aufgaben werden auf einem Board sichtbar - so sieht das Team auf einen Blick, wo die Arbeit steht.
- Jira in einfacher Sprache: Projekt = Ihr Arbeitsbereich (z.B. „Marketing Q2"), Board = die Pinnwand mit allen Aufgaben, Vorgang = eine einzelne Aufgabe, Status = in welcher Phase steckt die Aufgabe, Filter = „Zeig mir nur meine Aufgaben".
- Jira-Projekte für Fachabteilungen: Business-Projektvorlagen (keine Software-Vorlagen!): Aufgabenverfolgung, Prozesssteuerung, Projektverwaltung. Welche Vorlage für welchen Zweck.
- Rundgang durch die Oberfläche: Board-Ansicht, Listen-Ansicht, Kalender-Ansicht, Zeitleiste (Timeline/Gantt). Wo finde ich was? Persönliche Startseite einrichten.
- 2. Aufgaben anlegen und organisieren
- Aufgaben erstellen: Titel (kurz und klar: „Pressemitteilung schreiben" statt „PM"), Beschreibung (was genau ist zu tun?), verantwortliche Person, Fälligkeitsdatum, Priorität (Hoch/Mittel/Niedrig).
- Unteraufgaben: Große Aufgaben in Teilschritte zerlegen - „Messeauftritt planen" -> „Standdesign beauftragen", „Einladungen versenden", „Catering buchen", „Team-Briefing vorbereiten".
- Eigene Vorgangstypen: Statt „Story" und „Bug" einfach „Aufgabe", „Anfrage", „Genehmigung", „Idee" - Begriffe, die zum eigenen Team passen.
- Felder anpassen: Eigene Felder hinzufügen, die für Ihre Abteilung wichtig sind - „Kampagnenname", „Kostenart", „Vertragspartner", „Abteilung", „Budget".
- Dateien und Links: Dokumente anhängen (Word, PDF, Bilder), Links zu SharePoint, Google Drive oder Confluence einfügen. Kommentare für Abstimmung nutzen - alles an einem Ort statt verstreut in E-Mails.
- Praxis-Übung: 5 typische Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag in Jira anlegen - mit Beschreibung, Verantwortlichkeit, Frist und einer Unteraufgabe.
- 3. Boards einrichten: Den Arbeitsfluss sichtbar machen
- Kanban-Board: Spalten = Arbeitsphasen. Einfachstes Setup: „Zu erledigen" -> „In Arbeit" -> „Erledigt". Erweitert: „Eingereicht" -> „In Prüfung" -> „Freigegeben" -> „Erledigt" (z.B. für Genehmigungsprozesse).
- Spalten an den eigenen Prozess anpassen: Marketing: „Idee" -> „Briefing" -> „Umsetzung" -> „Review" -> „Veröffentlicht". HR: „Bewerbung eingegangen" -> „Erstgespräch" -> „Fachgespräch" -> „Angebot" -> „Eingestellt/Abgesagt". Legal: „Vertrag eingereicht" -> „Rechtsprüfung" -> „Änderungen" -> „Freigegeben" -> „Unterschrieben".
- Swimlanes: Aufgaben zusätzlich nach Kategorie oder Person gruppieren - z.B. Swimlane pro Kampagne, pro Standort oder pro Teammitglied.
- WIP-Limits (Work in Progress): Maximal 3 Aufgaben gleichzeitig „In Arbeit" pro Person - verhindert, dass alles angefangen, aber nichts fertig wird. Einfache Regel, große Wirkung.
- Kalender- und Zeitleisten-Ansicht: Aufgaben auf einer Zeitleiste (wie ein Gantt-Diagramm) darstellen - ideal für Kampagnenpläne, Event-Vorbereitungen, Monatsabschluss-Pläne.
- Praxis-Übung: Ein Kanban-Board für den eigenen Arbeitsprozess einrichten - Spalten benennen, die angelegten Aufgaben (Topic 2) auf dem Board verteilen, Swimlanes ausprobieren.
- 4. Zusammenarbeit: Im Team arbeiten, nicht aneinander vorbei
- Zuweisen und Erwähnen: Aufgaben einer Person zuweisen, in Kommentaren andere erwähnen (@Name) - die Person bekommt sofort eine Benachrichtigung. Kein „Hast du meine E-Mail gesehen?".
- Kommentare statt E-Mails: Abstimmung direkt in der Aufgabe - alle Entscheidungen und Rückfragen sind dokumentiert und an der richtigen Stelle, nicht in irgendeiner E-Mail-Kette vergraben.
- Benachrichtigungen steuern: Was will ich sehen (Aufgaben, die mir zugewiesen werden, Kommentare in meinen Aufgaben), was nicht (jede Änderung in jedem Projekt). Überforderung vermeiden.
- Jira und Confluence: Confluence-Seite (Konzeptpapier, Protokoll, Richtlinie) direkt in einer Jira-Aufgabe verlinken - „Die Details stehen im Confluence, die Aufgabe wird in Jira verfolgt." Brücke zu „Jira und Confluence - Anwender Kompakt" (S2436, 2T).
- Jira in Microsoft Teams: Jira-Benachrichtigungen in Teams-Channels empfangen, Aufgaben direkt aus Teams erstellen - kein Wechsel zwischen den Tools nötig.
- 5. Automatisierungen: Wiederkehrende Abläufe ohne Aufwand
- Was sind Automatisierungen? Regeln nach dem Muster: „Wenn [etwas passiert], dann [tue automatisch etwas]." Keine Programmierung - alles per Klick konfiguriert.
- Die 5 nützlichsten Automatisierungen für Fachabteilungen:
- Wenn eine Aufgabe auf „Erledigt" gezogen wird -> automatisch die nächste Person benachrichtigen.
- Wenn eine Aufgabe seit 3 Tagen „In Arbeit" ist -> Erinnerung an die verantwortliche Person.
- Wenn eine neue Aufgabe vom Typ „Genehmigung" erstellt wird -> automatisch an die Teamleitung zuweisen.
- Jeden Montag um 9 Uhr -> automatisch eine Aufgabe „Wochenbericht erstellen" anlegen.
- Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind -> Hauptaufgabe automatisch auf „Erledigt" setzen.
- Praxis-Übung: Zwei Automatisierungen einrichten - eine Benachrichtigungs-Regel und eine Frist-Erinnerung. Testen und prüfen, ob sie funktionieren.
- 6. Überblick behalten: Filter und Dashboards
- Filter (gespeicherte Suchen): „Zeig mir alle offenen Aufgaben, die mir zugewiesen sind" -> speichern -> jederzeit abrufbar. „Zeig mir alle überfälligen Aufgaben im Team" -> speichern -> im Dashboard verwenden.
- JQL für Einsteiger (nur das Nötigste): assignee = currentUser() AND status != Done (meine offenen Aufgaben), project = "Marketing" AND duedate < now() (überfällige Marketing-Aufgaben). Drei Formeln reichen für 80 % der Fälle.
- Dashboards: Eine persönliche Übersichtsseite mit den wichtigsten Informationen - Widget „Mir zugewiesen" (meine Aufgaben), Widget „Zuletzt aktualisiert" (was hat sich geändert?), Widget „Erstellt vs. Erledigt" (schafft das Team mehr als reinkommt?), Widget „Überfällig" (was muss sofort erledigt werden?).
- Team-Dashboard: Ein gemeinsames Dashboard für die Abteilung - Fortschritt der aktuellen Kampagne, offene Genehmigungen, Auslastung pro Person. Als Startseite für das tägliche Stand-up oder die wöchentliche Teambesprechung.
- Praxis-Übung: Zwei Filter erstellen (eigene offene Aufgaben + überfällige Team-Aufgaben), ein persönliches Dashboard mit 4 Widgets einrichten.
- 7. Praxis-Workshop: „Mein erstes Jira-Projekt"
- Aufgabe (30 Min): Einen realen Use Case aus dem eigenen Arbeitsalltag in Jira umsetzen:
- Projekt anlegen (passende Vorlage wählen)
- Board mit 4-5 Spalten einrichten (eigener Arbeitsprozess)
- 8-10 Aufgaben anlegen (mit Verantwortlichen, Fristen, Unteraufgaben)
- 1 Automatisierung konfigurieren
- 1 Dashboard mit 3 Widgets einrichten
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Marketing-Teams: Die Kampagnen, Content-Pläne und Agentur-Abstimmungen in Jira organisieren möchten.
- HR-Teams: Die Recruiting-Prozesse, Onboarding-Checklisten und Weiterbildungsplanung strukturieren.
- Legal- und Compliance-Teams: Die Vertragsprüfungen, Genehmigungsprozesse und Fristen verfolgen.
- Finance- und Controlling-Teams: Die Monatsabschlüsse, Audit-Vorbereitungen und Budget-Anfragen steuern.
- Assistenzen und Office-Management: Die Team-Aufgaben, Projekte und Abstimmungen übersichtlich verwalten.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen