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Schulung Microsoft 365 Copilot im Büroalltag: Der komplette Praxis-Workshop
Von der E-Mail bis zur Präsentation: KI-gestützt arbeiten in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Der entscheidende Unterschied zu Einführungskursen: Sie arbeiten zwei volle Tage mit Copilot - nicht 20 Minuten Demo. Sie erleben, wo Copilot brilliert, wo er halluziniert und wie Sie durch bessere Prompts bessere Ergebnisse erzielen. Am Ende haben Sie nicht nur Copilot kennengelernt, sondern ein persönliches Prompt-Playbook für Ihren Arbeitsalltag erstellt.
Unternehmen können dieses Seminar als Pilotschulung für den Copilot-Rollout nutzen: Die Teilnehmenden werden zu Multiplikatoren, die Copilot-Kompetenz in ihre Teams tragen.
Durchstöbern Sie auch unsere anderen Microsoft 365 Kurse.
Schulungsziel
Die Teilnehmenden erlernen den produktiven Einsatz von Microsoft 365 Copilot in ihrem täglichen Arbeitsablauf. Ziel ist die sichere Anwendung von Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und Microsoft 365 Chat - nicht als isolierte Einzelfunktionen, sondern als zusammenhängenden KI-gestützten Workflow: von der E-Mail-Zusammenfassung über die Dokumentenerstellung bis zur fertigen Präsentation. Die Teilnehmenden entwickeln ein persönliches Prompt-Repertoire für ihre häufigsten Aufgaben und können Copilot-Ergebnisse kritisch bewerten und gezielt verbessern.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Copilot verstehen: Wie die KI in Microsoft 365 arbeitet
- Architektur im Überblick: Wie Copilot auf Ihre Microsoft-365-Daten zugreift - Microsoft Graph, Semantic Index, Grounding mit Ihren Dokumenten, E-Mails und Chats.
- Was Copilot kann und was nicht: Stärken (Zusammenfassen, Entwerfen, Umformulieren, Analysieren) vs. Grenzen (Halluzinationen, Aktualität, Rechenfehler, kontextlose Prompts).
- Prompt-Grundlagen: Die Anatomie eines guten Prompts - Rolle, Aufgabe, Kontext, Format, Tonalität. Warum „Schreib mir einen Text" schlechte Ergebnisse liefert und „Verfasse als Marketing-Leiter eine E-Mail an den Vorstand, die die Q1-Ergebnisse in 3 Absätzen zusammenfasst, Ton: sachlich-optimistisch" hervorragende.
- 2. Copilot in Outlook: E-Mail-Flut bewältigen
- Zusammenfassen: Lange E-Mail-Threads auf die wesentlichen Punkte reduzieren - wer hat was gesagt, was ist offen, was wurde entschieden.
- Antworten formulieren: Copilot entwirft kontextbezogene Antworten - Tonalität anpassen (formell, freundlich, kurz), Anhänge einbeziehen, in anderer Sprache antworten.
- Coaching-Funktion: Copilot prüft Tonalität, Klarheit und Sentiment der eigenen E-Mail vor dem Senden.
- Praxis: Drei E-Mail-Szenarien bearbeiten - Zusammenfassung eines 15-Nachrichten-Threads, höfliche Absage formulieren, komplexe Anfrage beantworten.
- 3. Copilot in Word: Dokumente erstellen und überarbeiten
- Dokument entwerfen: Copilot erstellt aus einem Stichwort-Prompt einen strukturierten Erstentwurf - Konzeptpapier, Bericht, Protokoll, Angebot.
- Aus Quellen generieren: Copilot bezieht vorhandene Dateien ein - „Erstelle eine Zusammenfassung basierend auf der angehängten Präsentation und dem Teams-Meeting-Protokoll von gestern."
- Umschreiben und verfeinern: Absätze kürzen, Tonalität ändern (fachlich -> allgemeinverständlich), Tabellen einfügen, Aufzählungen umformatieren.
- Praxis: Ein zweiseitiges Konzeptpapier mit Copilot erstellen - vom Prompt über den Erstentwurf bis zur finalen Version in drei Iterationen.
- 4. Copilot in Excel: Daten analysieren und visualisieren
- Daten verstehen: Copilot erklärt Datensätze in natürlicher Sprache - „Was sind die Trends in diesen Verkaufszahlen?" „Welche Region hat die höchste Wachstumsrate?"
- Formeln und Berechnungen: Copilot schlägt Formeln vor und erklärt sie - „Berechne den Durchschnitt pro Quartal", „Markiere alle Werte über dem Median".
- Diagramme erstellen: Copilot generiert passende Visualisierungen - „Zeige die Umsatzentwicklung als Liniendiagramm nach Region."
- Grenzen kennen: Wo Copilot in Excel (noch) unzuverlässig ist - komplexe Pivot-Tabellen, verschachtelte Formeln, große Datenmengen. Wann besser manuell oder mit Power Query arbeiten.
- Praxis: Einen Beispiel-Datensatz (Verkaufszahlen) analysieren - drei Fragen an Copilot stellen, Ergebnisse validieren, ein Dashboard-Diagramm erstellen.
- 5. Copilot in PowerPoint: Präsentationen aus Inhalten generieren
- Aus Word-Dokument erstellen: Copilot transformiert ein Word-Dokument in eine strukturierte Präsentation - Gliederung, Folien, Stichpunkte.
- Einzelfolien bearbeiten: Folientext umformulieren, Sprechernotizen generieren, Bilder vorschlagen, Layout ändern.
- Design-Unterstützung: Copilot passt Folien an Corporate-Design-Vorlagen an und schlägt visuelle Verbesserungen vor.
- Praxis: Das in Topic 3 erstellte Konzeptpapier in eine 8-Folien-Präsentation umwandeln - Copilot erstellt den Entwurf, Teilnehmende verfeinern.
- 6. Copilot in Teams: Meetings und Zusammenarbeit
- Meeting-Zusammenfassung: Copilot fasst vergangene Meetings zusammen - Kernaussagen, Entscheidungen, offene Punkte, Action Items mit Verantwortlichen.
- Nachhol-Funktion: „Was habe ich verpasst?" - Copilot fasst Chats und Meetings zusammen, an denen man nicht teilgenommen hat.
- Live-Unterstützung im Meeting: Fragen an Copilot während des Meetings stellen - „Was wurde bisher zum Budget gesagt?" „Fasse die letzten 5 Minuten zusammen."
- Chat-Zusammenfassung: Lange Teams-Chats kondensieren - „Was sind die Ergebnisse der Diskussion im Projekt-Kanal der letzten Woche?"
- Praxis: Ein Beispiel-Meeting-Transkript zusammenfassen lassen, Action Items extrahieren und in Aufgaben umwandeln.
- 7. Microsoft 365 Chat (Business Chat): Der App-übergreifende Assistent
- Unternehmensweite Suche: Copilot durchsucht E-Mails, Dokumente, Chats und Meetings gleichzeitig - „Was hat das Projektteam letzte Woche zum Budgetthema besprochen?"
- Personen-Kontext: „Bereite mich auf das Meeting mit Anna Müller vor" - Copilot fasst die letzte Kommunikation, offene E-Mails und geteilte Dokumente zusammen.
- Schnelle Aufgaben: Status-Updates erstellen, Besprechungsvorbereitungen, Projekt-Zusammenfassungen - ohne eine bestimmte App zu öffnen.
- Praxis: Drei Business-Chat-Szenarien durchspielen - Meeting-Vorbereitung, Projekt-Status-Update, Informationsrecherche über Microsoft-Graph-Daten.
- 8. Prompt Engineering für den Büroalltag
- Prompt-Patterns: Die fünf Muster, die 80 % der Büro-Aufgaben abdecken - Zusammenfassen, Entwerfen, Umschreiben, Analysieren, Extrahieren.
- Iteratives Verfeinern: Warum der erste Prompt selten perfekt ist - Feedback-Schleifen, Nachprompts, schrittweises Annähern an das gewünschte Ergebnis.
- Kontext-Management: Wann Copilot vergisst und wann er sich erinnert - Session-Grenzen, Dokument-Kontext, Referenzierung von Dateien.
- Prompt-Bibliothek aufbauen: Die 20 besten Prompts der Teilnehmenden sammeln und als Team-Ressource strukturieren.
- Praxis: Jede teilnehmende Person entwickelt 5 Prompts für ihre häufigsten Arbeitsaufgaben - Peer-Feedback, gemeinsame Optimierung.
- 9. Der zusammenhängende Workflow: Ein Arbeitstag mit Copilot
- Szenario-Übung: Ein realistisches Geschäftsszenario durchspielen - von der E-Mail-Anfrage eines Kunden über die interne Analyse bis zur Vorstandspräsentation:
- Outlook: Kundenanfrage zusammenfassen und Antwort entwerfen
- Teams: Relevante Chat-Diskussionen finden und zusammenfassen
- Excel: Daten analysieren und Ergebnisse aufbereiten
- Word: Konzeptpapier auf Basis der Analyse erstellen
- PowerPoint: Präsentation aus dem Konzeptpapier generieren
- Outlook: Ergebnisse an den Vorstand senden mit Executive Summary
- Zeitvergleich: Wie lange dauert der Workflow mit Copilot vs. ohne? Typische Zeitersparnis: 40-60 % bei Routine-Aufgaben.
- 10. Qualität, Grenzen und verantwortungsvoller Einsatz
- Halluzinationen erkennen: Copilot erfindet Fakten, Zitate und Zahlen - wie man Ergebnisse prüft und validiert, bevor man sie weitergibt.
- Datenschutz im Unternehmen: Welche Daten sieht Copilot? Tenant-Grenzen, Berechtigungsmodell (Copilot respektiert SharePoint-Rechte), sensible Daten in Prompts.
- Verantwortung: Copilot ist ein Entwurfs-Werkzeug, kein Entscheidungs-Werkzeug. Menschliche Prüfung bleibt Pflicht - besonders bei Zahlen, rechtlichen Texten und externer Kommunikation.
- Was kommt noch? Ausblick auf kommende Copilot-Funktionen: Copilot Pages, Copilot Actions, Copilot Studio für Fachabteilungen.
- 11. Persönliches Prompt-Playbook und 30-Tage-Plan
- Playbook erstellen: Jede teilnehmende Person erstellt ein persönliches Prompt-Playbook mit 10-15 getesteten Prompts für die eigenen Kern-Aufgaben, geordnet nach App und Aufgabentyp.
- Team-Playbook teilen: Die besten Prompts der Gruppe werden in einem gemeinsamen Dokument konsolidiert - sofort im Team nutzbar.
- 30-Tage-Adoptionsplan: Woche 1: Outlook-Copilot täglich nutzen. Woche 2: Word-Entwürfe mit Copilot starten. Woche 3: Excel-Analysen mit Copilot. Woche 4: PowerPoint und Teams integrieren. Täglicher Zeitaufwand: 15 Minuten bewusstes Üben.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Fachkräfte und Sachbearbeitende: Die täglich mit Microsoft 365 arbeiten und Copilot in ihren Arbeitsalltag integrieren möchten.
- Teamleitungen und Abteilungsverantwortliche: Die verstehen möchten, wie Copilot die Produktivität ihres Teams steigert.
- Projektverantwortliche für Copilot-Rollouts: Die das Seminar als Pilotschulung für die breite Einführung nutzen möchten.
- Assistenzen und Office-Management: Die ihre tägliche Arbeit mit Dokumenten, E-Mails, Terminen und Präsentationen beschleunigen möchten.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen auf persönlichem Schulungs-PC. | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
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| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen