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Schulung Professionelle Geschäftskorrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
Professional Writing: Empfängerorientiert formulieren in der digitalen Welt
Schulungsformen
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Beschreibung
Unternehmen profitieren von einer drastisch reduzierten Fehlerquote, schnelleren Entscheidungswegen durch klare Protokolle und einer professionellen Außenwirkung, die Vertrauen bei Kunden und Partnern schafft.
Bei Interesse an einem passenden Kommunikation Kurs, werfen Sie einen Blick auf unser gesamtes Portfolio.
Schulungsziel
Die Teilnehmenden erlernen die Erstellung professioneller Geschäftsschreiben nach aktuellen Standards (DIN 5008). Ziel ist es, E-Mails strukturiert und zeitsparend zu verfassen, Protokolle effizient zu führen und schwierige Korrespondenz (Beschwerden/Mahnungen) stilistisch sicher und lösungsorientiert zu formulieren.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- 1. Moderne E-Mail-Etikette
- Struktur: Die 3-Sekunden-Regel für Betreffzeilen und der logische Aufbau.
- Netiquette: CC/BCC-Regeln (wer muss wirklich in Kopie?) und Antwortzeiten.
- Kanalwahl: Entscheidungsmatrix: Wann E-Mail, wann Teams-Chat, wann Telefon?
- 2. Geschäftsbriefe nach DIN 5008
- Briefaufbau: Formale Gestaltung von Anschriftfeld, Bezugszeichenzeile und Anlagen.
- Formatierung: Korrekte Schreibweise von Datum, Telefonnummern und Abkürzungen.
- Modernisierung: Abschied von veralteten Floskeln ("Bezugnehmend auf...") hin zu frischen Formulierungen.
- 3. Protokollführung: Effizienz im Meeting
- Protokollarten: Wann reicht ein Ergebnisprotokoll, wann ist ein Verlaufsprotokoll nötig?
- Struktur: TOP (Tagesordnungspunkt), Beschluss, Verantwortlichkeit und Termin (Action Items).
- Tools: Live-Protokollierung mit OneNote oder Notion zur sofortigen Verteilung.
- 4. Empfängerorientierter Stil
- Perspektivwechsel: Die „Sie“-Orientierung statt der egozentrischen „Wir“-Perspektive.
- Klarheit: Aktiv statt Passiv, Verben statt Substantiv-Monster (Nominalstil vermeiden).
- Konkretisierung: Vermeidung von Weichmachern (eigentlich, vielleicht, würde) für mehr Verbindlichkeit.
- 5. Interne Kommunikation: Rundschreiben und Einladungen
- Aufmerksamkeit: Gestaltung von Ankündigungen, die auch gelesen werden.
- Einladungsmanagement: Alle relevanten Infos auf einen Blick (Agenda, Ort, Vorbereitung).
- Tonalität: Den richtigen Mix aus Professionalität und Nahbarkeit treffen.
- 6. Schwierige Nachrichten: Absagen und Reklamationen
- Psychologie: Die Sandwich-Methode für schlechte Nachrichten.
- Beschwerdemanagement: Deeskalierende Formulierungen und lösungsorientierte Angebote.
- Kundenbindung: Wie eine gut beantwortete Reklamation die Loyalität stärken kann.
- 7. Das Mahnwesen: Verbindlich und höflich
- Stufenplan: Von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung.
- Klartext: Forderungen präzise benennen, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten.
- Rechtssicherheit: Notwendige Bestandteile einer formalen Mahnung.
- 8. KI-Unterstützung beim Schreiben
- Prompt Engineering: ChatGPT/Claude als Schreibcoach für Entwürfe und Stilchecks nutzen.
- Zusammenfassung: KI-gestützte Extraktion von Action Items aus langen E-Mail-Verläufen.
- Tonalitäts-Check: KI prüft: "Wirkt diese Mail zu aggressiv oder zu vage?"
- 9. Zeitmanagement in der Korrespondenz
- E-Mail-Flut bändigen: Strategien wie „Inbox Zero“ oder das 2-Minuten-Prinzip.
- Vorlagen-Management: Erstellung und Nutzung von Textbausteinen für wiederkehrende Anfragen.
- Fokus-Zeiten: Blocken von Zeiträumen für komplexe Schreibaufgaben.
- 10. Interkulturelle Korrespondenz (Kurzüberblick)
- High vs. Low Context: Unterschiede in der Direktheit (z.B. Deutschland vs. USA/Asien).
- Anredeformen: Internationale Standards und Fettnäpfchen vermeiden.
- Feiertage & Zeitmanagement: Rücksichtnahme auf globale Gegebenheiten.
- 11. Praxis-Workshop: "The Communication Lab"
- Rewrite-Task: Transformation eines bürokratischen Geschäftsbriefs in eine moderne E-Mail.
- Crisis-Task: Formulierung einer Antwort auf eine heftige Kundenbeschwerde unter KI-Einsatz.
- Protocol-Task: Erstellung eines OneNote-Protokolls basierend auf einer Videosequenz.
- Final Roadmap: Erstellung Ihres persönlichen "Styleguides" für die tägliche Arbeit.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Assistenzen & Sekretariatsfachkräfte: Zur Professionalisierung der Korrespondenz.
- Fach- & Führungskräfte: Für effiziente E-Mail-Fluten und Protokollführung.
- Mitarbeiter im Kundenservice: Zur Beantwortung von Reklamationen und Beschwerden.
- Projektleiter: Zur klaren Strukturierung interner Ankündigungen und Einladungen.
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive. Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
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| Lernumgebung | |
Neu aufgesetzte Remote-Systeme für jeden Kurs in Abstimmung mit dem Seminarleiter, sodass Sie über ein perfektes Setup für die Durchführung aller praktischen Übungen verfügen. | |
| Arbeitsmaterialien | |
Din A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung * | ||
Ab 1 Teilnehmenden | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| All-Inclusive | ||
Frühstück, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Was bedeutet Offene Schulung und Inhouse Schulung?
Bei einer offenen Schulung stehen Ort und Termin vorab fest. Jeder Interessent kann eine offene Schulung buchen, daher treffen Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen aufeinander.
Inhouse Schulungen können auf Ihren individuellen Schulungsbedarf zugeschnitten werden. Sie bestimmen den Teilnehmerkreis, Termin und Schulungsort.
Ist eine Inhouse Schulung die richtige Wahl?
Bei einer Inhouse Schulung gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein und decken den Schulungsbedarf direkt bei Ihnen im Unternehmen ab.
Das spart Zeit und Geld und sorgt für einen schnellen Wissenstransfer Ihrer Mitarbeiter.
Wer kümmert sich um die Technik bei Inhouse Schulungen?
Eine komplette Lernumgebung in der Cloud mit Remote Zugriff ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich um nichts kümmern. Lediglich ein funktionierender PC oder Notebook mit Internetanschluss sollte für jeden Teilnehmer am Schulungstag bereit stehen.
Vorteile einer Inhouse Schulung
- Kompetente Seminarberatung
- Dozenten aus der Praxis
- Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener individueller Lernstoff
- Sie können den Termin flexibel gestalten, so wie es für Sie am besten passt
- Unsere Inhouse Schulungen können Europaweit durchgeführt werden
- Der Fokus liegt auf Ihrem Schulungsbedarf, somit schonen Sie Ihr Budget
- Wissenslücken Ihrer Mitarbeitet werden schnell geschlossen