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Schulung Digitale Transformation im Einkauf für KMU
Lieferanten digital pflegen, Pflichten erfüllen, KI nutzen
Schulungsformen
Offene Schulung
- 2 Tage
- 6 gesicherte Termine
- Köln / Online
- 1.110,00 p. P. zzgl. MwSt.
- Dritter Mitarbeitende kostenfrei
- Learning & Networking in einem. Garantierte Durchführung ab 1 Teilnehmenden.
Inhouse-/Firmenschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
Individualschulung
- 2 Tage - anpassbar
- Termin nach Wunsch
- In Ihrem Hause oder bei der GFU
- Preis nach Angebot
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
Beschreibung
Gleichzeitig ist die Werkzeug-Welt heute deutlich anwender-freundlicher als noch vor fünf Jahren: Onventis aus Stuttgart, JAGGAER, Coupa und Marketplaces wie Mercateo/Unite lassen sich auch ohne IT-Profi einrichten. KI-Hilfen wie ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot beschleunigen Lieferanten-Sichtung, Anfrage-Erstellung und Vertrags-Sichtung. Der Workshop folgt dem MVP-Prinzip: lieber heute einen kleinen, sichtbaren Schritt gehen, als wochenlang über die richtige Konzern-Lage spekulieren.
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Vertiefen Sie Ihr Wissen mit einer weiteren Digitale Transformation Schulung aus unserem Angebot.
Schulungsziel
Jede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einer eigenen Bestand-Aufnahme der Einkaufs-Lage, einer Werkzeug-Auswahl mit Begründung, einem produktiv durchgespielten digitalen Beschaffungs-Vorgang, einer ersten Lieferanten-Risiko-Sichtung, einem klaren Verständnis der Pflichten (LkSG, CSRD, EUDR, CBAM), einer ersten KI-Erfahrung für drei Einkaufs-Anwendungs-Fälle, einer E-Rechnungs-Anbindungs-Skizze und einem 90-Tage-Plan.
Details
Inhalt
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden
- Klärung individueller Lernziele und Erwartungen für ein praxisnahes und relevantes Seminar
- Tag 1: Was, Warum, Werkzeuge, erster Pilot
- 1. Was digitale Transformation im Einkauf in einfachen Worten heißt
- Bild dazu: Lieferanten-Liste als gemeinsames Adress-Buch (statt Excel-Datei einer Person), Anfragen als Vorlage (statt Mail-Pingpong), Bestellung mit einem Klick (statt fünf Schritte).
- Was sich konkret ändert: alle Beteiligten sehen denselben Stand, weniger händische Wiederholung, automatische Nachweise für die neuen Pflichten, schnellere Vorgänge.
- Anti-Muster: digitales Werkzeug einkaufen, ohne den eigenen Vorgang vorher zu klären; Konzern-Werkzeug für KMU-Lage; alles auf einmal umstellen statt schrittweise.
- Praxis-Übung: Standort-Bestimmung - eigene Einkaufs-Lage in fünf Sätzen, drei Schmerz-Punkte, MVP-Ziel für Tag zwei festlegen.
- 2. Lieferanten und Vorgänge: erste Inventur
- Lieferanten-Inventur: wie viele aktive Lieferanten, welche sind wirtschaftlich wichtig (A-/B-/C-Klassen), welche sind kritisch (nur ein Lieferant für ein wichtiges Teil).
- Vorgangs-Inventur: typische Wege im Tages-Alltag (Direkt-Bestellung bei Stamm-Lieferant, Anfrage mit drei Angeboten, Rahmen-Vertrag mit Abruf, Marketplace-Bestellung für Büro-Material).
- Pflicht-Inventur: gelten LkSG, CSRD, EUDR oder CBAM für die eigene Firma direkt oder indirekt (über Auftraggeber-Druck)?
- Praxis-Übung: Inventur-Werkstatt - eigene Lieferanten in drei Klassen einteilen, drei typische Vorgangs-Wege beschreiben, eine erste Pflicht-Einschätzung notieren.
- 3. Die wichtigsten Werkzeuge ohne Tech-Sprache
- E-Procurement-Werkzeug in einfachen Worten: gemeinsames Bestell-System für Einkäufer, Bedarfs-Träger und Geschäftsleitung; mit Lieferanten-Portal, Anfrage-Lage, Bestellung, Genehmigungs-Lage.
- Werkzeug-Übersicht für KMU: Onventis (DACH-Anbieter aus Stuttgart, KMU-freundlich), JAGGAER (mid-market, gute SAP-Anbindung), Coupa (global, größere Lage), SAP Ariba (für SAP-Welt), Mercateo/Unite (Marketplace mit Millionen Artikeln für C-Teile-Beschaffung).
- Was die Werkzeuge mit der Buchhaltung verbindet: Anbindung an DATEV, Lexware, sevdesk oder das eigene ERP; eingehende Rechnungen automatisch zuordnen.
- Praxis-Übung: Werkzeug-Werkstatt - aus den eigenen Anforderungen die zwei besten Werkzeug-Optionen herleiten, eine Demo oder ein Test-Konto anfragen.
- 4. Erster MVP: ein Beschaffungs-Vorgang digital
- Pflicht-Set für eine produktive Pilot-Lage: drei Lieferanten in einem Test-Werkzeug erfasst, ein Beschaffungs-Vorgang von der Anfrage bis zur Bestellung digital durchgespielt, eine erste Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD empfangen.
- Pilot-Auswahl: ein wiederkehrender, gut strukturierter Beschaffungs-Bereich (z.B. Büro-Material, IT-Hardware, Verbrauchs-Material), nicht der komplexeste strategische Lieferant.
- Anker-Personen: ein Einkäufer als Pilot-Anwender, eine Finanz-Bridge-Person für die Rechnungs-Lage, gegebenenfalls eine IT-Bridge für Schnittstellen.
- Praxis-Übung: MVP-Aufbau - im Test-Werkzeug drei Lieferanten anlegen, einen Bedarfs-Vorgang erfassen, eine Anfrage senden, ein Angebots-Vergleich aufbauen, eine Test-Bestellung auslösen.
- Tag 2: Lieferanten kennen, Pflichten erfüllen, KI nutzen
- 5. Lieferanten besser kennen: Risiko-Sicht in einfachen Worten
- Risiko-Sicht in einfachen Worten: automatische Sichtung jedes Lieferanten gegen vier Anker - kann er bezahlen (Bonität), liefert er zuverlässig (Operativ), gibt es Skandale oder ESG-Risiken (Reputation), kommt er aus einem kritischen Land (Geografie).
- Werkzeuge ohne Profi-Aufwand: IntegrityNext (DACH, LkSG-stark), Prewave (Wien, Echtzeit-Sichtung), EcoVadis (ESG-Bewertungen mit Lieferanten-Mitwirkung), Creditsafe oder Schufa für reine Bonität.
- Sichtungs-Frequenz: einmal jährlich für wichtige Lieferanten, sechsmonatlich für kritische Single-Source-Lagen, bei Krisen-Lagen sofort.
- Praxis-Übung: Lieferanten-Werkstatt - drei eigene wichtige Lieferanten gegen eine Demo-Lage eines Risiko-Werkzeugs prüfen, drei Anker je Lieferant notieren.
- 6. Was die neuen Pflichten von KMU verlangen (LkSG, CSRD, EUDR, CBAM)
- LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten-Gesetz) in einfachen Worten: für Betriebe mit über 1.000 Mitarbeitenden direkte Pflicht, Risiken in der Lieferkette zu kennen und zu mindern; KMU als Lieferanten dieser Großbetriebe bekommen Fragebögen und Nachweis-Aufträge.
- CSRD (Nachhaltigkeits-Berichts-Pflicht) in einfachen Worten: ab 2025 große KMU (über 250 Mitarbeitende mit weiteren Anker), ab 2026 börsen-notierte KMU; Berichte über CO2, soziale Lage, Lieferketten-Lage - Lieferanten liefern die Daten.
- EUDR (EU-Entwaldungs-Pflicht) seit 30. Dezember 2025 in einfachen Worten: Importe von Holz, Kakao, Soja, Kaffee, Kautschuk, Rind und Palmöl nur mit Nachweis, dass für sie kein Wald gerodet wurde; geo-referenzierte Herkunfts-Lage erforderlich.
- CBAM (Klima-Aufschlag) seit 2023 mit Berichts-Pflicht, seit 1. Januar 2026 mit finanzieller Lage: bei Importen aus Nicht-EU von Eisen, Stahl, Aluminium, Zement, Düngemittel, Strom und Wasserstoff zusätzliche Abgabe pro CO2-Tonne.
- Anbindung an Werkzeuge: viele E-Procurement- und Risiko-Werkzeuge liefern automatische LkSG- und EUDR-Berichts-Sichten; man muss nicht alles händisch pflegen.
- Praxis-Übung: Pflichten-Werkstatt - eigene Pflicht-Lage je Regelung in einem Satz festhalten, drei Pflicht-Maßnahmen für die nächsten sechs Monate priorisieren.
- 7. Wie KI im Tages-Einkauf hilft
- Lieferanten-Sichtung in einfachen Worten: aus dem Firmen-Namen die wichtigsten öffentlichen Daten (Webseite, Mitarbeiter-Anzahl, jüngste Nachrichten, gegebenenfalls ESG-Lage) in zwei Absätzen zusammenfassen lassen - mit ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot.
- Anfrage- und Bestell-Entwurf: aus einer Sprach-Aufgabe einen Erst-Entwurf erzeugen, mit eigener Marken-Sprache nachbearbeiten.
- Vertrags-Sichtung: Lieferanten-AGB oder Vertrags-Entwürfe von KI auf kritische Klauseln sichten lassen (Haftungs-Lage, Gerichts-Stand, Vertrags-Strafen); mit anwaltlicher Endkontrolle.
- EU-AI-Act ab 2. August 2026: KI-Anwendungen mit Bonität- oder Mitarbeiter-Bezug in Hochrisiko-Lage besonders prüfen; Mensch-Endkontrolle als Pflicht.
- Praxis-Übung: KI-Werkstatt - für drei eigene Anwendungs-Fälle (Lieferanten-Sichtung, Anfrage-Entwurf, Vertrags-Klausel-Sicht) jeweils eine KI-Aufgabe formulieren und das Ergebnis prüfen.
- 8. E-Rechnung und 90-Tage-Plan
- E-Rechnung in einfachen Worten: Rechnung als strukturierte Datei statt PDF - das Buchhaltungs-Werkzeug kann sie automatisch lesen und buchen; Formate XRechnung und ZUGFeRD.
- Pflicht-Stufen einfach erklärt: seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 1. Januar 2027 müssen größere Unternehmen senden (Umsatz über 800.000 Euro im Vorjahr), ab 1. Januar 2028 alle B2B-Unternehmen.
- Einkaufs-Lage: eingehende Rechnungen müssen verarbeitbar sein - Stamm-Daten der eigenen Firma bei Lieferanten korrekt hinterlegen, Anbindung an Buchhaltung (DATEV, Lexware, sevdesk und Lexoffice unterstützen seit 2024 XRechnung und ZUGFeRD).
- 90-Tage-Plan: 30T MVP-Werkzeug produktiv mit drei Lieferanten und einem Beschaffungs-Vorgang; 30T Lieferanten-Risiko-Sichtung und Pflicht-Lage eingerichtet; 30T E-Rechnungs-Anbindung produktiv und KI-Hilfen für tägliche Einkaufs-Lage etabliert.
- Praxis-Übung: Persönliche Roadmap - konkreter Stand am Ende von Tag zwei, drei monatliche Meilensteine, drei messbare Anker (z.B. Anzahl digital geführter Beschaffungs-Vorgänge pro Monat, Anzahl Lieferanten mit Risiko-Sicht, Anteil empfangener XRechnung/ZUGFeRD), Sparring-Buddy aus dem Seminar.
Zielgruppe & Vorkenntnisse
- Einkäufer/innen und Einkaufs-Verantwortliche im KMU: Die ihre tägliche Lage mit Excel-Lieferanten-Stamm und E-Mail-Anfragen modernisieren wollen, ohne selbst zur Werkzeug-Spezialistin oder zum Werkzeug-Spezialisten werden zu müssen.
- Office-Manager und kaufmännische Mitarbeitende mit Einkaufs-Aufgaben: Die einen Teil der Beschaffung verantworten und die neuen Pflichten (LkSG, CSRD, EUDR, CBAM, E-Rechnung) verstehen müssen.
- Geschäftsleitung und Bereichs-Leitung mit Einkaufs-Verantwortung: Die strategisch entscheiden wollen, ob und wann ein E-Procurement-Werkzeug eingeführt werden soll.
- Compliance- und Nachhaltigkeits-Verantwortliche mit Einkaufs-Bezug: Die die Pflichten in der Lieferanten-Lage in einfachen Schritten umsetzen möchten.
Abgrenzung: Anfänger-freundlicher Workshop für KMU-Einkauf nach dem MVP-Prinzip, ohne Werkzeug- oder Recht-Tiefe
Ihre Schulung
In Präsenz | Online |
|---|---|
| Lernmethode | |
Ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis | Wie auch bei unseren Präsenz-Seminaren: Ausgewogene Mischung aus Theorie und praktischen Übungen. Trainer durchgehend präsent. |
| Unterlagen | |
Seminarunterlagen oder Fachbuch zum Seminar inklusive, das man nach Rücksprache mit dem Trainer individuell auswählen kann. | Seminarunterlagen oder Fachbuch inklusive (via DHL). Das Fachbuch wählt der Trainer passend zum Seminar aus - Ihren individuellen Buch-Wunsch berücksichtigen wir auf Nachfrage gerne. |
| Arbeitsplatz | |
| PC/VMs für jeden Teilnehmenden Hochwertige und performante Hardware Große, höhenverstellbare Bildschirme Zugang zu Ihrem Firmennetz erlaubt |
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| Lernumgebung | |
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| Arbeitsmaterialien | |
DIN A4 Block, Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Textmarker, Post-its | |
| Teilnahmezertifikat | |
Nach Abschluss des Seminars erhalten Sie das Teilnahmezertifikat inkl. Inhaltsverzeichnis per E-Mail als PDF. | |
Organisation
In Präsenz | Online | |
|---|---|---|
| Teilnehmendenzahl | ||
min. 1, max. 8 Personen | ||
| Garantierte Durchführung | ||
Ab 1 Teilnehmenden* | ||
| Schulungszeiten | ||
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| Ort der Schulung | ||
 GFU SchulungszentrumAm Grauen Stein 27 51105 Köln-Deutz oder online im Virtual Classroom oder europaweit bei Ihnen als Inhouse-Schulung Um ein optimales Raumklima zu gewährleisten, haben wir das Schulungszentrum mit 17 hochmodernen Trotec TAC V+ Luftreinigern ausgestattet. Diese innovative Filtertechnologie (H14 zertifiziert nach DIN EN1822) sorgt dafür, dass die Raumluft mehrfach pro Stunde umgewälzt wird und Schadstoffe zu 99.995% im HEPA-Filter abgeschieden und infektiöse Aerosole abgetötet werden. Zusätzlich sind alle Räume mit CO2-Ampeln ausgestattet, um jederzeit eine hervorragende Luftqualität sicherzustellen. | ||
| Räumlichkeiten | ||
Helle und modern ausgestattete Räume mit perfekter Infrastruktur | Bequem aus dem Homeoffice von überall | |
| Preisvorteil | ||
Dritter Mitarbeitende nimmt kostenfrei teil. Eventuell anfallende Prüfungskosten für den dritten Teilnehmenden werden zusätzlich berechnet - auch bei Seminaren inkl. Prüfungsgebühr. Hinweis: Um den Erfolg der Schulung zu gewährleisten, sollte auch der dritte Teilnehmende die erwarteten Vorkenntnisse mitbringen. | ||
| All-Inclusive | ||
Gebäck, Snacks und Getränke ganztägig, Mittagessen im eigenen Restaurant, täglich 6 Menüs, auch vegetarisch | Eine Auswahl unserer Frühstücks-Snacks und Nervennahrungs-Highlights senden wir Ihnen mit den Seminarunterlagen via DHL zu. | |
| Barrierefreiheit | ||
Das GFU-Schulungszentrum (Am Grauen Stein 27) ist barrierefrei | - | |
Buchen ohne Risiko
| Rechnungsstellung |
Erst nach dem erfolgreichen Seminar. Keine Vorkasse. |
| Stornierung |
Kostenfrei bis zum Vortag des Seminars |
| Vormerken statt buchen |
Sichern Sie sich unverbindlich Ihren Seminarplatz schon vor der Buchung - auch wenn Sie selbst nicht berechtigt sind zu buchen |
Kostenfreie Services
In Präsenz | Online |
|---|---|
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Buchungsmöglichkeiten
Online oder in Präsenz teilnehmen
Sie können sowohl Online als auch in Präsenz am Seminar teilnehmen. Klicken Sie bei Ihrer Buchung oder Anfrage einfach die entsprechende Option an.
Gesicherte offene Termine
| Termin | Ort | Preis | ||
|---|---|---|---|---|
| 19.08.-20.08.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 1.110,00 | Köln / Online | 1.110,00 | Buchen Vormerken | |
| 19.11.-20.11.2026 Plätze vorhanden Köln / Online 1.110,00 | Köln / Online | 1.110,00 | Buchen Vormerken | |
| 2027 | ||||
| 15.02.-16.02.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.110,00 | Köln / Online | 1.110,00 | Buchen Vormerken | |
| 24.05.-25.05.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.110,00 | Köln / Online | 1.110,00 | Buchen Vormerken | |
| 26.08.-27.08.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.110,00 | Köln / Online | 1.110,00 | Buchen Vormerken | |
| 11.11.-12.11.2027 Plätze vorhanden Köln / Online 1.110,00 | Köln / Online | 1.110,00 | Buchen Vormerken | |
- Lernumgebung in der Cloud
- Inhalte werden auf Wunsch an die Anforderungen Ihres Teams angepasst.
- Lernumgebung in der Cloud
- 1 Teilnehmender = Fokus aufs Fachliche und maximaler Raum für individuelle Fragen.
- Alle folgenden Schulungsformen können auch Online als Virtual Classroom durchgeführt werden.
- Eine Offene Schulung findet zu einem festgelegten Zeitpunkt im voll ausgestatteten Schulungszentrum oder Online/Remote statt. Sie treffen auf Teilnehmende anderer Unternehmen und profitieren vom direkten Wissensaustausch.
- Eine Inhouse-/Firmen-Schulung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Sie erhalten eine kostenfreie Beratung von Ihrem Seminarleiter und können Inhalte und Dauer auf Ihren Schulungsbedarf anpassen. Inhouse-Schulungen können Europaweit durchgeführt werden.
- Bei einer Individual-Schulung erhalten Sie eine 1-zu-1 Betreuung und bestimmen Inhalt, Zeit und Lerntempo. Der Dozent passt sich Ihren Wünschen und Bedürfnissen an.
Sie können unsere Schulungen auch als Remote Schulung im Virtual Classroom anfragen.
In drei Schritten zum Online Seminar im Virtual Classroom:
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- Die technische Vorbereitung wird von den GFU-Technikern vorgenommen
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- Sie sparen Reisekosten und Zeit
- 19. Aug. - 20. Aug. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 19. Nov. - 20. Nov. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 15. Feb. - 16. Feb. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 24. Mai - 25. Mai ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
- 26. Aug. - 27. Aug. ✓ Noch einige Plätze frei ▶ Köln + Online/Remote
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